In Lean Office sehen viele Arbeitgeber vor allem die Möglichkeit, die Arbeit von Angestellten und Ingenieuren effizienter zu gestalten und dadurch Kosten einzusparen. Das war auch der Ansporn des Fahrzeugteileproduzenten ZF Friedrichshafen, in den Büros die Prozesse zu rationalisieren.

Nachdem das Unternehmen bereits vor einigen Jahren nach dem Toyota-System die Produktion erfolgreich umgestellt hatte, lag es nahe, dieses Prinzip auch in den nicht produzierenden Bereichen bei dem Zulieferer anzuwenden. Doch anders als in vielen anderen Unternehmen, war hier der Betriebsrat immer beteiligt. „Wir haben erreicht, dass Projekte nur gemeinsam mit Betriebsrat und Belegschaft umgesetzt werden können“, sagt Robert Salerno, Betriebsrat bei der Zahnradfabrik Friedrichshafen ZF.

Bei ZF am Standort Friedrichshafen arbeiten etwa 9000 Beschäftigte. Rund 55 Prozent der Mitarbeiter sind im indirekten Bereich, also in den Büros, der Arbeitsvorbereitung sowie der Forschung und Entwicklung tätig. In dem Werk werden Getriebe für LKW und Busse sowie für weitere Fahrzeuge hergestellt.

 

Betriebsrat sorgt vor

Mit Lean Office überprüfen Betriebe Prozesse in den administrativen Bereichen mit dem Ziel, Doppelarbeit und Verschwendung zu vermeiden. Die Gefahr ist groß, dass bei der Umstellung auf Lean Office Arbeitsplätze gestrichen und die Leistung verdichtet wird. Das befürchteten auch die Betriebsräte von ZF und sorgten vor.

Ihnen war es besonders wichtig, die Mitbestimmungsmöglichkeiten nach dem Betriebsverfassungsgesetz zu nutzen und auszubauen. Ihr Ziel war und ist es, dass die Prozesse nicht zu Abgruppierungen oder Entlassungen bei den Beschäftigten führen. Das gelang. Die betrieblichen Interessenvertreter werden von der Planung bis zur Umstellung in allen Phasen beteiligt. „Wir geben am Ende unser Okay und ohne diese Freigabe werden die Prozesse auch nicht umgesetzt“, erklärt Salerno.

 

Gemeinsam die Prozesse gestalten

Nachdem der Betriebsrat zu Beginn eher skeptisch war, gelang es ihm, erweiterte Mitbestimmungsmöglichkeiten in einer Betriebsvereinbarung festzuschrieben. Mit der „Formel ZF indirekt“ wurde ein eigenes Lean System fürs Büro entwickelt. Im Fokus stand dabei vor allem die Personalbemessung und die zentrale Frage: Wie kann die Anzahl der noch vorhandenen Mitarbeiter die gestellten Aufgaben auch bewältigen? Dabei spielt die Weiterbildung eine wichtige Rolle. Zudem war es den Arbeitnehmervertretern wichtig, die Beschäftigten zu beteiligen, die Prozesse zu analysieren und gemeinsam mit ihnen die Umstrukturierungen zu gestalten.

Nach den Umstellungen in der Produktion war es zwangsläufig notwendig, sich auch die administrativen Bereiche vorzunehmen, erklärt Salerno. „Es nutzt nichts, wenn die Prozesse in der Produktion immer effizienter gemacht werden, aber der indirekte Bereich, also die Angestellten, genauso weiter arbeiten, wie bisher“, sagt Salerno. So gelang es, die durchschnittliche Bearbeitungsdauer eines Auftrages von drei Monaten auf 14 Tage zu reduzieren.

Bei ZF Friedrichshafen läuft nichts ohne den Betriebsrat. Er achtet darauf, dass Lean Office nicht auf Kosten der Belegschaft angewendet wird. Auch die Geschäftsleitung hat erkannt, wie wichtig es ist, den Betriebsrat mit einzubeziehen. Das hat dazu geführt, dass auch die Beschäftigten motivierter sind, wenn die betriebliche Interessenvertretung von Anfang dabei ist.