Betriebe und Unternehmen wollen nicht nur industrielle Abläufe optimieren, sondern auch Arbeitsprozess im Büro verschlanken. Betriebsräte könne hier mit Hilfe der IG Metall mitgestalten und so dafür sorgen, dass die „Lean Office“-Methode nicht auf Kosten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer geht.

Was heißt Lean Office?

Grundsätzlich gibt es für das schlanke Büro (Lean Office) keine einheitliche Praxis. Mal werden allein einzelne Arbeitsplätze umgestaltet, mal wird die Zusammenarbeit von Beschäftigten in den Büros mit denen in der Fertigung unter die Lupe genommen. Auch so genannte Geschäftsprozesse wie die Bearbeitung einer Reklamation oder einer Produktänderung stehen auf dem Prüfstand. Gemeinsam ist allen Ansätzen: Sie unterscheiden zwischen Wertschöpfung und Verschwendung. In der Logik der schlanken Fabrik ist alles Wertschöpfung, wofür ein Kunde bereit ist, Geld auszugeben. Alles andere ist Verschwendung und deshalb zu beseitigen.

Was ist Verschwendung im Büro?

Betriebsräte sollten stets hinterfragen, was das Management als Verschwendung bezeichnet. Beispiele für Verschwendungen im Büro sind das Warten auf Unterlagen, Rückfragen, mehrfach bearbeitete gleiche Vorgänge oder die Erstellung nutzloser Dokumentationen. Beratungseinrichtungen werben damit, dass sie bei Tätigkeiten im Büro 30 Prozent Verschwendung aufdecken und beseitigen. Es ist jedoch nicht alles Verschwendung, was Manager dafür halten. Wer die Zeiten für die Abstimmung, Koordination von Aufgaben oder die Problemlösung kürzt, der beseitigt keine Verschwendung, sondern verschlechtert Produktionsprozesse und Arbeitsbedingungen.
 

Was heißt Verschlankung im indirekten Bereich?

Um einzelne Arbeitstätigkeiten in den Büros zu verbessern, werden beispielsweise Suchzeiten für Dokumente verringert. Geht es um Geschäftsprozesse, werden Verfahren beschleunigt, in ihrer Qualität verbessert und neue Abläufe als einzuhaltende Standards beschrieben. Gleichzeitig werden die beteiligten Bearbeiter weniger. Besonders weitreichend sind Veränderungen in der Zusammenarbeit zwischen Büro und Fertigung. Hierzu werden meist eigenverantwortliche kleine Produktionsabschnitte mit angelagerten indirekten, das heißt der Fertigung zuarbeitenden Bereichen gebildet. Zusätzlich definiert das Management Kennzahlen für die Bewertung und Steuerung von Leistung.

Wie hilft die IG Metall?

Lean Office ist meist unproblematisch wenn es um die Umgestaltung von Büroarbeitsplätzen geht. Größer werden die Risiken, wenn „Rationalisierungsexperten“ die Geschäftsprozesse überarbeiten. Deshlab müssen die Betriebsräte in dem Unternehmen prüfen, wie sich die Arbeitstätigkeiten und Leistungsvorgaben verändern. Das muss beachtet werden:

• Mitarbeiter müssen sich an der Beschreibung von Standardabläufen beteiligen können.
• Entgeltsysteme dürfen nicht ohne Weiteres verändert werden.
• Arbeitszeitkonten und Personalpools müssen sinnvoll eingesetzt werden.
• Standort- und Beschäftigungssicherung müssen mitgedacht werden.

Bei Fragen steht die IG Metall betroffenen Mitarbeitern, Betriebsräten oder Unternehmen mit ihrer Kompetenz zur Seite.