Grundsätzlich können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wählen, ob sie ein einfaches Zeugnis erhalten möchten, in dem nur die Art der Beschäftigung und deren Dauer festgehalten wird. Speziell bei kurzen Arbeitseinsätzen reicht dies aus, um die Tätigkeiten zu dokumentieren. Kommt es entscheidend auf die Bewertung der konkret erbrachten Arbeitsleistung und das Verhalten im Betrieb an, ist ein qualifiziertes Zeugnis angebracht. Darauf haben Beschäftigte bis zu drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch.

Form und Inhalt

Zunächst muss der Arbeitgeber die Anforderungen an die äußere Form für ein Arbeitszeugnis erfüllen. Hierzu gehört, dass es maschinenschriftlich und auf dem üblichen Geschäftspapier erstellt wird. Auch darf die Urkunde keine Rechtschreibfehler, Ausbesserungen oder Flecken enthalten. Einzelne Wörter dürfen weder gestrichen noch unterstrichen noch kursiv oder fett gedruckt sein. Auch Geheimzeichen, wie Häkchen oder Striche, um etwa die Mitgliedschaft von Beschäftigten in der Gewerkschaft zu signalisieren, haben im Zeugnis nichts zu suchen.

Das Ausstellungsdatum muss zeitlich in Verbindung mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses stehen. Der Grund des Ausscheidens ist nur auf ausdrücklichen Wunsch der oder des Beschäftigten zu erwähnen. Das Zeugnis muss eigenhändig vom Arbeitgeber selbst oder von einer beauftragten ranghöheren Vertreterin unterschrieben werden. Einen Dank für die Zusammenarbeit und Wünsche für die Zukunft kann die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer nicht verlangen.

Auch im digitalen Zeitalter darf der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis nicht in elektronischer Form überreichen. Grundsätzlich gilt, dass die Beschäftigten selber das Zeugnis abholen müssen. Ein Versand per Post ist nur dann zulässig, wenn der Aufwand zum Abholung des Zeugnisses unverhältnismäßig hoch ist, beispielsweise bei langen Fahrtwegen.

Zeugnissprache

Das Gesetz sieht vor, dass das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein muss. Im Laufe der Zeit hat sich eine verschlüsselte Sprache entwickelt, die (siehe DGB Rechtsschutz) für konkrete Noten stehen. Auf den ersten Blick positiv wirkende Formulierungen können – auch in Verbindung mit dem übrigen Inhalt – genau das Gegenteil bedeuten. Ist etwa formuliert, dass die Arbeit „zur vollen Zufriedenheit“ oder „stets zur Zufriedenheit“ erledigt wurde, bedeutet dies eine durchschnittliche Beurteilung. Beansprucht die oder der Beschäftigte eine bessere Schlussbeurteilung wie „gut“ oder „sehr gut“, muss sie oder er in einem Zeugnisrechtsstreit entsprechende Leistungen darlegen und beweisen können. Andersherum ist es Sache des Arbeitgebers, dem Gericht nachzuweisen, aus welchen Gründen er oder sie unterdurchschnittlich bewertet hat. Wer unsicher ist, was genau manche Formulierungen in Arbeitszeugnissen bedeuten, findet in unserer Broschüre (PDF) nützliche Hinweise. Manchmal schleichen sich negative Formulierungen auch unbeabsichtigt ein. Diese Missverständnisse lassen sich meist schnell mit dem Arbeitgeber direkt klären.

Fristen beachten

Wenn einzel- oder tarifvertragliche Ausschlussfristen die Geltendmachung aller Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis oder seiner Beendigung innerhalb einer bestimmten Frist vorsehen, zählt hierzu auch der Anspruch auf Zeugnisänderung. Erfolgt innerhalb der Frist kein entsprechendes Verlangen, geht der Anspruch unter. Im Streitfall oder bei Fragen zum Arbeitszeugnis sollten sich Mitglieder deshalb von ihrer IG Metall vor Ort beraten lassen.

Zwischenzeugnis

Für das Zwischenzeugnis gelten die gleichen Regeln wie für das Abschlusszeugnis: Es muss Auskunft geben über die Dauer des Arbeitsverhältnisses, die Art der Tätigkeit und der Leistung sowie die sozialen Kompetenzen der oder des Beschäftigten widerspiegeln.

Die Sprache des Zeugnisses muss klar und verständlich sein, alle Bewertungen müssen wohlwollend formuliert werden, damit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter eine Suche nach einer neuen Stelle nicht erschwert wird. Verschlüsselte Formulierungen sind unzulässig. Wer auf solche stößt, sollte beim Arbeitgeber ebenso Einspruch anmelden wie derjenige, der ein unvollständiges Zeugnis in der Hand hält.