Telefonkonferenzen dienen dem schnellen Informationsaustausch und machen lange Anfahrten überflüssig. Im Gegensatz zur einer klassischen Sitzung können die Teilnehmenden einander nicht sehen. Kommunikation über Gesten und Mimik entfällt damit vollständig.

Schwierig wird es, wenn viele Menschen teilnehmen, sich die Besprechung über mehrere Zeitzonen erstreckt und verschiedene Kulturen beteiligt sind. Eine telefonische Konferenz verlangt von ihren Teilnehmern deutlich mehr Konzentration, vor allem wenn man sich in einer Fremdsprache, in der Regel in Englisch, verständigt. Damit sie erfolgreich verläuft, sollten alle ein paar Regeln beachten.

Der Termin sollte nicht zu früh oder zu spät angesetzt werden und die jeweilige Ortszeit der Teilnehmer in verschiedenen Zeitzonen berücksichtigen. Alle Teilnehmenden sollten sich für die Telefonkonferenz in einen ruhigen Raum zurückziehen und Hintergrundgeräusche wie Verkehrslärm durch das offene Fenster oder Gespräche von Kollegen ausschließen. Sie stören auch alle anderen Teilnehmer der Konferenz.

Regeln einhalten

Zu Beginn sollten sich alle einmal vorstellen. Wer spricht, sollte zu Beginn immer seinen Namen nennen. Da keiner den anderen sieht, ist es oft schwer, dem Redner zu folgen. In einer Telefonkonferenz sollten die Teilnehmenden daher langsam sprechen. Um Kollegen nicht das Wort abzuschneiden, müssen bei einer Telefonkonferenz längere Pausen abgewartet werden, bevor man sich zu Wort meldet.

Damit es technisch einwandfrei klappt und die Verbindung nicht abreißt, empfiehlt sich das Telefonieren über Festnetz. Bei einer internationalen Telefonkonferenz braucht man eine länderspezifische Einwahlnummer und eine PIN, wenn die Teilnehmer sich selbst einwählen (Dial-In).