Die meisten Beschäftigten kennen das – zurück aus dem Urlaub schalten sie im Büro den Computer an und sind schockiert: So viele E-Mails, die sich im Posteingang stapeln. Lästig sind Nachrichten, die längst nicht mehr aktuell sind: etwa das Treffen zu einem Umtrunk, das Abstimmen eines Termins oder die Einladung zur Besprechung. Oft handelt es sich dabei um Post, die bis zu einem bestimmten Tag beantwortet werden sollte.
Gerade wenn E-Mails an feste Verteilergruppen gesendet werden, stapeln sich derartige Nachrichten im Postfach. Der Grund: Kein Absender will ständig seine mühevoll angelegten Verteilerlisten bearbeiten, nur weil jemand aus der Gruppe gerade im Urlaub oder länger nicht im Büro ist.
Haltbar bis
Wer mit Microsoft-Outlook arbeitet, kann sich anders behelfen – und zwar E-Mails an mehrere Empfänger mit Verfallsdatum senden. Das funktioniert aber nur, wenn sowohl Absender als auch Empfänger mit Outlook arbeiten.
E-Mails mit Ablaufdatum lassen sich leicht erstellen. Einfach bei geöffneter Nachricht im Menüband in die Registerkarte „Optionen“ wechseln. Dann im Bereich „Weitere Optionen“ auf den kleinen Pfeil rechts unten klicken, damit sich das Eigenschaftsfenster öffnet. Jetzt im Abschnitt „Übermittlungsoptionen“ das Kästchen „Nachricht läuft ab nach:“ aktivieren und Datum sowie Uhrzeit festlegen. Danach auf die Schaltfläche „Schließen“ klicken und die E-Mail senden.
Keine Post
Die E-Mail erreicht zunächst das Postfach des Empfängers. Wird die Nachricht bis zum eingetragenen Zeitpunkt nicht gelesen, wird sie entfernt. Die E-Mail befindet sich weder im Posteingang noch bei den gelöschten Objekten. Beim Absender liegt die E-Mail in den gesendeten Objekten und wird nach Ablauf grau schattiert und durchgestrichen.
