Ausbildungsberuf

Fachwirt/in - Büro- und Projektorganisation

Zugang zur Tätigkeit

In der Regel benötigt man eine abgeschlossene Weiterbildung als Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation.

Zugangsvoraussetzungen für die Weiterbildung

Voraussetzung für die Zulassung zur Weiterbildungsprüfung ist in der Regel die Abschlussprüfung in einem anerkannten dreijährigen kaufmännischen oder verwaltenden Ausbildungsberuf oder in einem anderen anerkannten Ausbildungsberuf jeweils in Verbindung mit einer entsprechenden einschlägigen Berufspraxis.

Alternativ kann man z.B. mit einer mindestens fünfjährigen einschlägigen Berufspraxis zur Weiterbildungsprüfung zugelassen werden.

Zugangsvoraussetzungen für die Prüfung

In der Regel ist bei Fachwirt-Weiterbildungen nur der Zugang zur Prüfung geregelt, nicht der Zugang zu Weiterbildungslehrgängen.

Voraussetzung für die Zulassung zur Prüfung ist, dass man die vorgeschriebene berufliche Vorbildung und Praxis nachweisen kann.

Wer nicht über den jeweils geforderten Abschluss verfügt, aber durch Vorlage von Zeugnissen oder auf andere Weise glaubhaft machen kann, dass er über die nötigen Kenntnisse und Erfahrungen verfügt, kann i.d.R. ebenfalls zur Weiterbildungsprüfung zugelassen werden.

Hinweis: Diese Angaben gelten für bundesweit oder kammerrechtlich geregelte Weiterbildungen. Für die landesrechtlich geregelte Weiterbildung Fachwirt/in für Organisation und Führung im Schwerpunkt Sozialwesen sowie ggf. für intern geregelte Fachwirt-Weiterbildungen gelten abweichende Regelungen.

Wichtige Vorkenntnisse

Vertiefte Kenntnisse in folgenden Bereichen bilden gute Voraussetzungen für das erfolgreiche Bestehen der Weiterbildungsprüfung:

Organisation und Kommunikation:

In der Prüfung müssen die angehenden Fachwirte und Fachwirtinnen für Büro- und Projektorganisation u.a. nachweisen, dass sie Kommunikationsprozesse im Unternehmen sowie kundenorientierte Projekte organisieren und gestalten können.

Im späteren Berufsleben sind beispielsweise Büro- und Arbeitsorganisation, Personalmanagement sowie Kundenpflege Aufgabenschwerpunkte.

Wirtschaft/Recht:

Um betriebs- und personalwirtschaftliche Prüfungsfragen beantworten zu können, sind fundierte Kenntnisse auf diesem Gebiet erforderlich.

Im Berufsalltag gehören Personalplanung, Personalbeschaffung sowie Ausbildung zu den Aufgaben der Fachwirte und Fachwirtinnen für Büro- und Projektorganisation. Gute Kenntnisse im Bereich Arbeitsrecht sind deshalb notwendig.

Anerkennung von ausländischen Qualifikationen

Die Tätigkeit als Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation ist nicht reglementiert.

Um mit einem im Ausland erworbenen Abschluss in diesem Beruf zu arbeiten, ist keine berufliche Anerkennung notwendig. Jedoch kann eine Feststellung der Gleichwertigkeit deutschen Arbeitgebern helfen, die im Ausland erworbenen beruflichen Fähigkeiten besser zu beurteilen.

Informationen zur Feststellung der Gleichwertigkeit bietet das Informationsportal der Bundesregierung zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen: www.anerkennung-in-deutschland.de

Zuständige Stellen sind die Industrie- und Handelskammern. Für die Antragstellung ist folgende zentrale Stelle eingerichtet worden:

IHK FOSA Ulmenstraße 52g 90443 Nürnberg D +49.911.815060 https://www.ihk-fosa.de info@ihk-fosa.de

Weiterführende Informationen zu Leben und Arbeiten in Deutschland:

• Hotline Arbeiten und Leben in Deutschland - zentrale Informations-Hotline des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF) und der Bundesagentur für Arbeit (BA)

• Für Menschen aus dem Ausland - Ein Informationsangebot der Bundesagentur für Arbeit

• Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit

• Make it in Germany - Das Willkommensportal der Fachkräfte-Offensive für internationale Fachkräfte

• Anerkennung in Deutschland - Das Informationsportal der Bundesregierung zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen

Weiterbildungsinhalte

Handlungsbereiche

• Koordinieren von Entscheidungsprozessen im Rahmen betrieblicher Organisationsstrukturen

  • Bewertung von Informationen und deren Aufbereitung für Entscheidungsprozesse unter Berücksichtigung der zu beteiligenden Organisationseinheiten

  • Auswahl geeigneter Techniken zur Beurteilung und Optimierung von betrieblichen Prozessen unter Berücksichtigung des Qualitätsmanagements

  • verantwortliche Durchführung von betrieblichen Projekten unter Berücksichtigung des Projektmanagements

  • Anwenden von Methoden des Zeit- und Selbstmanagements zur Optimierung der Büro- und Arbeitsorganisation

• Gestalten und Pflegen von Kundenbeziehungen in betrieblichen Leistungsprozessen

  • Organisieren und Dokumentieren von kundenorientierten Projekten

  • Zielgruppen- und Marktanalysen unterstützen

  • Planen und Koordinieren von zielgruppen- und produktbezogenen Werbemitteln

  • Veranstaltungen planen, gestalten und durchführen

  • Kundenkontakte und -kommunikation unter Berücksichtigung des betrieblichen Beschwerdemanagements und von Verhaltensregeln gestalten

• Führen, Betreuen, Verwalten und Ausbilden im büro- und personalwirtschaftlichen Umfeld

  • Prozesse aus der Personalplanung begleiten, bei der Personalbeschaffung mitwirken und Personalbetreuung durchführen sowie Personalentwicklungsmaßnahmen umsetzen

  • Ausbildung planen, organisieren, durchführen und kontrollieren

  • Konflikte erkennen und analysieren, daraus Konfliktbewältigungsstrategien ableiten und umsetzen

  • Moderation von Projektgruppen vorbereiten und unter Einsatz von Kommunikations- und Präsentationstechniken durchführen

• Steuern von Geschäftsprozessen im bürowirtschaftlichen Umfeld

  • Aufbereiten von Kennzahlen zur Unterstützung der Steuerung betrieblicher Entscheidungsprozesse

  • Koordinieren von Aufgaben des Einkaufs und der Beschaffung

  • Beurteilen von Datenbanksystemen und anderen bürowirtschaftlichen Anwendungen für den zielorientierten Einsatz

  • im Rahmen des Wissensmanagements Erfahrungen und Informationen sichern sowie einen Austausch ermöglichen

Weiterbildungsaufbau

Stundenverteilung (beispielhaft):

• Koordinieren von Entscheidungsprozessen im Rahmen betrieblicher Organisationsstrukturen: 130 Stunden

• Gestalten und Pflegen von Kundenbeziehungen in betrieblichen Leistungsprozessen: 150 Stunden

• Führen, Betreuen, Verwalten und Ausbilden im büro- und personalwirtschaftlichen Umfeld: 180 Stunden

• Steuern von Geschäftsprozessen im bürowirtschaftlichen Umfeld: 150 Stunden

• Lern- und Arbeitsmethodik: 10 Stunden

Gesamtstundenzahl: 620 Stunden

Weiterbildungsvergütung

Die Teilnahme an einer Weiterbildung wird nicht vergütet.

Weiterbildungskosten

Für den Besuch von Vorbereitungslehrgängen fallen Lehrgangsgebühren an, für die Prüfung selbst Prüfungsgebühren.

Ggf. entstehen weitere Kosten, z.B. für Arbeitsmaterialien, Fahrten zur Weiterbildungsstätte oder für auswärtige Unterbringung.

Förderungsmöglichkeiten

Vorbereitungslehrgänge auf die Weiterbildungsprüfung können gemäß Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz finanziell gefördert werden.

Weitere Informationen: Aufstiegs-BAföG - Aufstieg mit Förderung

Förderung besonders begabter junger Fachkräfte: Stiftung Begabtenförderung berufliche Bildung (SBB) - Weiterbildungsstipendium

Weiterbildungsdauer

Unterschiedlich, je nach Bildungsanbieter und Lernform:

• Vollzeit: 3-6 Monate

• Teilzeit: 10-18 Monate

Für die Zulassung zur Prüfung ist die Teilnahme an einem Lehrgang nicht verpflichtend.

Abschluss-/Berufsbezeichnungen

Abschlussbezeichnung

• Geprüfter Fachwirt für Büro- und Projektorganisation/Geprüfte Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation

Alternativ kann man kammerrechtlich geregelte Weiterbildungen absolvieren. Sie führen zu Abschlüssen wie Bürofachwirt/Bürofachwirtin oder Bürofachwirt im Personal- und Rechnungswesen/Bürofachwirtin im Personal- und Rechnungswesen.

Weiterbildungssituation

Die Weiterbildung besteht aus theoretischem Unterricht und ggf. Übungen.

Je nach Bildungsanbieter sollte man sich auf folgende Bedingungen einstellen:

Unterrichtszeit

• bei Vollzeitunterricht: ganztägiger Unterricht an mindestens vier Wochentagen

• bei Teilzeitunterricht: i.d.R. berufsbegleitende Weiterbildung am Wochenende oder am Abend

Lernform

• bei Präsenzveranstaltungen: Unterricht im Klassenverband an der Bildungseinrichtung (ggf. nicht am Wohnort)

• bei digitalen Lernformen (z.B. virtuelles Klassenzimmer): ausschließliches Lernen über elektronische Lernplattformen und -systeme (vorwiegend im Klassenverband von zu Hause aus)

• bei kombinierten Lernformen (z.B. Blended Learning): Präsenzveranstaltungen im Klassenverband an der Bildungseinrichtung und selbstgestaltetes Lernen über elektronische Lernplattformen und -systeme von zu Hause aus

• bei Fernunterricht: individuelle Bearbeitung des Lernstoffs von zu Hause aus (hohe Anforderungen an Selbstdisziplin und Arbeitsorganisation); ggf. zusätzlich Präsenzphasen an der Bildungseinrichtung

Lernorte

Vorbereitungslehrgänge auf die Prüfung finden z.B. an Bildungszentren von Industrie- und Handelskammern und anderen Bildungseinrichtungen statt.

Lernorte sind

• bei Präsenzveranstaltungen: Schulungsräume

• bei digitalen Lernformen (z.B. virtuelles Klassenzimmer) und Fernunterricht: zu Hause, ggf. Schulungsräume bei Präsenzphasen

• bei kombinierten Lernformen (z.B. Blended Learning): Schulungsräume bei Präsenzveranstaltungen, zu Hause bei Online-Lerneinheiten

Weiterbildung im Ausland

Um die Weiterbildung im Ausland zu absolvieren, bietet sich zum Beispiel folgende Möglichkeit:

Österreich

Weiterbildungsangebote: WIFI Österreich

(z.B. mit dem Suchbegriff "Büro- und Projektmanagement")

Dokumentation beruflicher Auslandserfahrungen

Im Ausland absolvierte Lernaufenthalte kann man im Europass dokumentieren lassen.

Weitere Informationen: Europass

Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Fachwirte und Fachwirtinnen für Büro- und Projektorganisation nehmen Büroleitungstätigkeiten wahr. Sie koordinieren die Arbeitsprozesse in Büros, etwa von Geschäftsbereichen oder Fachabteilungen, ermitteln bürowirtschaftsbezogene Kennzahlen und werten sie aus. Zudem planen, organisieren, koordinieren und kontrollieren sie Projekte und Veranstaltungen im In- und Ausland. Sie wirken daran mit, betriebliche Prozesse zu gestalten und zu optimieren und betreuen in Projekten eigenständige Aufgabenbereiche. Die zielgruppenorientierte Gestaltung und der Einsatz von Kommunikations- und Werbemitteln gehören dabei ebenso zu ihren Aufgaben wie angemessenes und sachgerechtes Kommunizieren. Darüber hinaus wirken Fachwirte und Fachwirtinnen für Büro- und Projektorganisation bei der Personalplanung, -beschaffung und -betreuung mit.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

• Büroleitungstätigkeiten wahrnehmen

  • das Büro selbstständig managen, verschiedene Prozesse einer Abteilung oder eines Geschäftsbereichs koordinieren

  • Leitungs- und Führungsaufgaben im speziellen Funktionsbereich wahrnehmen, eigene Bereiche in Projektarbeiten übernehmen

  • Strategien für die kontinuierliche digitale Transformation planen und umsetzen

  • Kostenverantwortung tragen

  • betriebliche Abläufe mitgestalten und qualitätssichernde Maßnahmen durchführen

• qualifizierte Sachbearbeitungsaufgaben übernehmen

  • administrative und bürotechnische Vorgänge verantwortlich erledigen

  • Konferenzen, Sitzungen, Besprechungen, Dienstreisen und Veranstaltungen vorbereiten, organisieren, betreuen und nachbearbeiten, z.B. Beratungsunterlagen beschaffen, Protokolle erstellen

  • Termine koordinieren, Fristen überwachen; Besucherverkehr regeln

  • Telefonverkehr abwickeln, mündliche und schriftliche Auskünfte erteilen

  • Einkauf und Beschaffung koordinieren, z.B. Büromaterialbestellungen organisieren

  • Aufgaben des Controllings übernehmen, z.B. betriebswirtschaftliche Daten und Informationen bewerten, sichern und weitergeben, Kennzahlen ermitteln und aufbereiten

  • Tätigkeiten im Rechnungswesen übernehmen, z.B. Kostenrechnung und Kalkulationen erledigen, Zwischenabschlüsse und Jahresabschluss durchführen

• Aufgaben im Kundenservice übernehmen

  • kundenorientierte Projekte organisieren und dokumentieren

  • bei Zielgruppen- und Marktanalysen mitwirken

  • zielgruppen- und produktbezogene Werbemittel sowie Veranstaltungen planen und koordinieren

  • Maßnahmen im Rahmen des Beschwerdemanagements umsetzen

• Aufgaben im Personalwesen wahrnehmen

  • Ausbildung planen, organisieren, durchführen und kontrollieren

  • bei der Personalplanung und -beschaffung mitwirken, Personal betreuen und Weiterbildungsmaßnahmen umsetzen

Verdienst/Einkommen

Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): € 3.808 bis € 4.130

Quelle:

Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales

Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Verdienst/Einkommen

Das Einkommen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen hängt von der Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung und Verantwortlichkeit ab, aber auch von den jeweiligen Anforderungen des Berufs, von Branche, Region und Betrieb. Die Höhe richtet sich in tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Nicht tarifgebundene Betriebe können ihre Mitarbeiter/innen in Anlehnung an entsprechende Tarifverträge entlohnen.

Weitere Informationen über Einkommensmöglichkeiten:

• Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit

• LohnSpiegel.de

• WSI-Tarifarchiv

Tätigkeitsbezeichnungen

• Fachwirt/in - Büro- und Projektorganisation

Auch übliche Berufsbezeichnung/Synonym

• Fachkaufmann/-frau für Büro- und Projektorganisation

Frühere Berufsbezeichnungen

• Geprüfter Fachkaufmann/Geprüfte Fachkauffrau für Büromanagement

  (Weiterbildungsberuf von 2001 bis 2012)

• Geprüfter Fachkaufmann/Geprüfte Fachkauffrau Sekretariat

Berufsbezeichnung in englischer Sprache

• Commercial clerk (m/f) for office and project organization

Berufsbezeichnung in französischer Sprache

• Manager (m/f) en gestion de bureau et organisation de projets

Arbeitsorte

Fachwirte und Fachwirtinnen für Büro- und Projektorganisation arbeiten in erster Linie

• in Büroräumen

• in Besprechungsräumen

Darüber hinaus arbeiten sie ggf. auch

• im Homeoffice bzw. mobil

Arbeitssituation

Fachwirte und Fachwirtinnen für Büro- und Projektorganisation nehmen Aufgaben in verschiedenen Bereichen der Bürowirtschaft wahr. In der Teamleitung führen und motivieren sie beispielsweise Mitarbeiter/innen und koordinieren deren Zusammenarbeit. Wenn sie z.B. Kosten kalkulieren oder Prozesse koordinieren, arbeiten sie sorgfältig und verantwortungsbewusst. Im Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und Kolleginnen, Auszubildenden sowie Kunden setzen sie Kommunikationsstärke und Verhandlungsgeschick ein.

Sie arbeiten hauptsächlich am Schreibtisch im Büro.

Arbeitsbedingungen im Einzelnen

• Verantwortung für Personen (z.B. Mitarbeiter/innen anleiten und führen)

• Kundenkontakt (z.B. am Telefon Termine mit Geschäftspartnern für Besprechungen und Konferenzen vereinbaren)

• Bildschirmarbeit

• Arbeit in Büroräumen

Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel

Unterlagen, z.B.: Korrespondenz (z.B. Briefe, E-Mails), Protokolle, Projektunterlagen, Terminübersichten, Urlaubsplanungen, Verträge, Rechnungen, Kalkulationen, Zwischen- und Jahresabschlussberichte, Bilanzen

Büroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon, Videokonferenztools

Arbeitsbereiche/Branchen

Fachwirte und Fachwirtinnen für Büro- und Projektorganisation finden Beschäftigung in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche.

Branchen im Einzelnen

• Bau, Architektur

• Elektrotechnik, Elektronik

• Fahrzeugbau, -instandhaltung

• Finanzdienstleistungen, Immobilien

• Gesundheit, Soziales

• Handel

• Holz, Möbel

• Hotel, Gaststätten, Tourismus

• IT, DV, Computer

• Medien, Informationsdienste

• Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik

• Management, Beratung, Recht, Steuern

• Nahrungs-, Genussmittelherstellung

• Transport, Verkehr

• Verbände, Organisationen, Interessenvertretungen

• Öffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, Verteidigung

• Weitere Dienstleistungen

Weiterbildung (berufliche Anpassung)

Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Bürokommunikation, Projektmanagement, Kundenservice, Rechnungswesen).

Weiterbildung (beruflicher Aufstieg)

Aufstiegsweiterbildung, speziell konzipiert für Weiterbildungsabsolventen, baut auf vorhandenen Qualifikationen auf. Sie bietet die Möglichkeit, das Kompetenzprofil zu erweitern und Karrierechancen auszubauen (z.B. durch die Prüfung als Betriebswirt/in nach dem Berufsbildungsgesetz).

Ein Studium eröffnet weitere Berufs- und Karrierechancen (z.B. durch einen Bachelorabschluss im Studienfach Betriebswirtschaftslehre, Business Administration).

Mit ihrem Weiterbildungsabschluss können Fachwirte und Fachwirtinnen für Büro- und Projektorganisation auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung Zugang zu einem Studium erhalten. Weitere Informationen:

Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern

Stellen- und Bewerberbörsen

• projektmagazin - Jobs

• runningoffice

• sekretaerin.de

Trends

Effizientere Gestaltung von Arbeitsprozessen im Büromanagement dank KI-basierter Systeme

Künstliche Intelligenz (KI) kommt in der Arbeitswelt immer mehr zum Einsatz und gilt derzeit als eine der wichtigsten Schlüsseltechnologien. Im Bereich des Büromanagements können KI-basierte Systeme bereits komplizierte Aufgaben übernehmen, um sowohl die Mitarbeitenden zu entlasten als auch die Arbeiten im Büroalltag zu optimieren und effizienter zu gestalten. Das Einlesen und Zuordnen von Dokumenten erfolgt z.B. voll- oder teilautomatisiert. Auch Sprachtools oder Tools zur Textgenerierung werden in der internen und externen Bürokommunikation immer häufiger eingesetzt. Führungskräfte und Mitarbeitende im Büromanagement werden sich mit den zahlreichen Möglichkeiten von KI-basierten Systemen vertraut machen.

Hyperautomation

Hyperautomation gilt als Ausbaustufe von Robotic Process Automation (RPA). Sie kombiniert RPA mit intelligenten Automatisierungslösungen und Künstlicher Intelligenz (KI). So sollen unternehmensweite Arbeitsabläufe und Prozesse entdeckt, entworfen, gemessen, automatisiert, vereinfacht und verwaltet werden, stets mit dem Ziel einer immer stärker KI-gestützten Entscheidungsfindung. Fach- und vor allem Führungskräfte werden sich in ihrem Verantwortungsbereich damit auseinandersetzen, welche RPA-Prozesse miteinander verzahnt und mithilfe von Business-Management-Software und KI ausgewertet und gesteuert werden können.

Rechtliche Regelungen für die Tätigkeit

Gleichwertigkeit ausländischer Berufsqualifikationen

• Gesetz über die Feststellung der Gleichwertigkeit von Berufsqualifikationen (Berufsqualifikationsfeststellungsgesetz - BQFG) vom 06.12.2011 (BGBl. I S. 2515), zuletzt geändert durch Artikel 10 des Gesetzes vom 16.08.2023 (BGBl. 2023 I Nr. 217)