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Illustration: Henning Reith

Ausbildungsberuf
Kaufmann/-frau - Büromanagement

Nachfolgend findest Du viele Informationen über diesen Ausbildungsberuf.

Illustration: Henning Reith

Nachfolgend findest Du viele Informationen über diesen Ausbildungsberuf.

Die Tätigkeit im Überblick

Kaufleute für Büromanagement organisieren und bearbeiten bürowirtschaftliche Aufgaben. Außerdem erledigen sie kaufmännische Tätigkeiten in Bereichen wie Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Rechnungswesen, Marketing und Personalverwaltung.

Die Ausbildung im Überblick

Kaufmann/-frau für Büromanagement ist ein 3-jähriger anerkannter Ausbildungsberuf in Industrie und Handel sowie im öffentlichen Dienst. Die Ausbildung findet auch im Handwerk statt.

Arbeitsbereiche/Branchen

Kaufleute für Büromanagement finden Beschäftigung

  • in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche

  • in der öffentlichen Verwaltung

  • bei Verbänden, Organisationen und Interessenvertretungen

Zugangsvoraussetzung

Zugang zur Tätigkeit

In der Regel benötigt man eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement.

Zugangsvoraussetzungen für die Ausbildung

Rechtlich ist keine bestimmte Vorbildung vorgeschrieben.

Die Betriebe stellen im Ausbildungsbereich Industrie und Handel sowie im Ausbildungsbereich Handwerk überwiegend Ausbildungsanfänger/innen mit mittlerem Bildungsabschluss ein, im Ausbildungsbereich öffentlicher Dienst stellen die Verwaltungen überwiegend Ausbildungsanfänger/innen mit Hochschulreife ein.

Zugangsvoraussetzungen für die Ausbildung

Voraussetzung für den Zugang zu einer dualen Ausbildung ist ein Ausbildungsvertrag mit einem Ausbildungsbetrieb. Die Ausbildungsbetriebe suchen sich Auszubildende nach eigenen Kriterien (z.B. schulische Vorbildung) aus.

Jugendliche unter 18 Jahren müssen eine ärztliche Bescheinigung über eine Erstuntersuchung vorlegen.

Schulische Vorbildung in der Praxis

Im Jahr 2022 gab es im Ausbildungsbereich Industrie und Handel 18.843 Ausbildungsanfänger/innen. 49 Prozent der zukünftigen Kaufleute für Büromanagement verfügten über einen mittleren Bildungsabschluss , 38 Prozent besaßen die Hochschulreife . Zehn Prozent verfügten über einen Hauptschulabschluss , ein Prozent konnte keinen Hauptschulabschluss vorweisen.

Im Ausbildungsbereich Handwerk gab es 3.282 Ausbildungsanfänger/innen. 60 Prozent verfügten über einen mittleren Bildungsabschluss, 25 Prozent besaßen die Hochschulreife. 13 Prozent verfügten über einen Hauptschulabschluss, ein Prozent konnte keinen Hauptschulabschluss vorweisen. Sechs Prozent der Ausbildungsanfänger/innen hatten vor Ausbildungsbeginn eine Berufsfachschule absolviert.

Im Ausbildungsbereich öffentlicher Dienst gab es 405 Ausbildungsanfänger/innen. 55 Prozent verfügten über die Hochschulreife, 41 Prozent besaßen einen mittleren Bildungsabschluss. Drei Prozent verfügten über einen Hauptschulabschluss, ein Prozent konnte keinen Hauptschulabschluss vorweisen.

Quelle:

Die Angaben orientieren sich an den Informationen des Datensystems Auszubildende (DAZUBI) des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB).

Wichtige Schulfächer

Vertiefte Kenntnisse in folgenden Schulfächern bilden gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Ausbildung:

Deutsch:

Deutschkenntnisse benötigen die angehenden Kaufleute für Büromanagement vor allem für den Schriftverkehr mit Kunden und Geschäftspartnern.

Mathematik:

Mathematische Kenntnisse braucht man, um z.B. Rechnungen zu erstellen und Kosten zu überwachen.

Englisch:

Englischkenntnisse sind wichtig für den Umgang mit internationalen Kunden und Geschäftspartnern.

Wirtschaft:

Da Kaufleute für Büromanagement ggf. an Jahresabschlüssen mitwirken, sind Kenntnisse im Fach Wirtschaft, insbesondere im Rechnungswesen, wichtig.

Anerkennung von ausländischen Qualifikationen

Die Tätigkeit als Kaufmann/-frau für Büromanagement ist nicht reglementiert.

Um mit einem im Ausland erworbenen Abschluss in diesem Beruf zu arbeiten, ist keine berufliche Anerkennung notwendig. Jedoch kann eine Feststellung der Gleichwertigkeit deutschen Arbeitgebern helfen, die im Ausland erworbenen beruflichen Fähigkeiten besser zu beurteilen.

Informationen zur Feststellung der Gleichwertigkeit bietet das Informationsportal der Bundesregierung zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen: www.anerkennung-in-deutschland.de

Zuständige Stellen sind die Industrie- und Handelskammern. Für die Antragstellung ist folgende zentrale Stelle eingerichtet worden:

IHK FOSA Ulmenstraße 52g 90443 Nürnberg D +49.911.815060 https://www.ihk-fosa.de info@ihk-fosa.de

Weiterführende Informationen zu Leben und Arbeiten in Deutschland:

Ausbildung

Ausbildungsinhalte

Im Ausbildungsbetrieb lernen die Auszubildenden beispielsweise:

  • wie man betriebliche Kommunikationssysteme auswählt und anwendet

  • wie ein Textverarbeitungssystem bedarfsgerecht und effizient angewendet wird

  • wie man Informationen recherchiert, beurteilt, aufbereitet und archiviert

  • wie man den Posteingang und -ausgang bearbeitet

  • was bei der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten zu beachten ist

  • wie man Angebote einholt, prüft, vergleicht und Entscheidungen begründet

  • wie man Kundendaten zusammenstellt, aufbereitet und auswertet

  • wie man Vor- und Nachkalkulationen durchführt und auswertet

  • wie man Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen vorbereitet

  • wie man Zahlungen unter Berücksichtigung der Zahlungsbedingungen vorbereitet

Darüber hinaus werden während der gesamten Ausbildung Kenntnisse über Themen wie Rechte und Pflichten während der Ausbildung, Organisation des Ausbildungsbetriebs und Umweltschutz vermittelt.

In der Berufsschule erwirbt man weitere Kenntnisse:

  • in berufsspezifischen Lernfeldern (z.B. Kunden akquirieren und binden, personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen, ein Projekt planen und durchführen)

  • in allgemeinbildenden Fächern wie Deutsch und Wirtschafts- und Sozialkunde

Spezialisierung während der Ausbildung

Die Ausbildung wird durch Wahlqualifikationen vertieft, je nach Ausbildungsbetrieb z.B.:

  • Auftragssteuerung und -koordination

  • Kaufmännische Steuerung und Kontrolle

  • Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen

  • Einkauf und Logistik

  • Marketing und Vertrieb

  • Personalwirtschaft

  • Assistenz und Sekretariat

  • Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement

  • Verwaltung und Recht

  • Öffentliche Finanzwirtschaft

Zusatzqualifikationen

  • Die Ausbildungsordnung sieht vor, dass in der Ausbildung eine nicht gewählte Wahlqualifikation als Zusatzqualifikation erworben werden kann, z.B. Auftragssteuerung und -koordination, Einkauf und Logistik sowie Personalwirtschaft. Diese sogenannten kodifizierten Zusatzqualifikationen ermöglichen es Auszubildenden, sich fachlich über die Erstausbildung hinaus zu bilden.

  • Die Zusatzqualifikation "Europaassistent/in" eröffnet für Auszubildende mit einem mittleren Bildungsabschluss die Möglichkeit, interkulturelle Kompetenzen aufzubauen, Fremdsprachenkenntnisse zu verbessern und sich fachlich - über die Erstausbildung hinaus - zu bilden. Bestandteile der Zusatzqualifikation sind ein besonderer Berufsschulunterricht (z.B. Europäisches Waren- und Wirtschaftsrecht) und ein mehrwöchiges Praktikum im Ausland. Weitere Informationen erteilt z.B.:

    Europaassistent/in

  • Die Zusatzqualifikation "Forderungsmanagement" bietet Auszubildenden die Möglichkeit, sich in diesem für die Unternehmensführung besonders wichtigen Bereich über ihre Erstausbildung hinaus zu bilden. Vermittelt werden z.B. Kenntnisse über die Arten der Vertragsgestaltung, die Forderungsüberwachung, das Insolvenzverfahren und die Rechnungserstellung einschließlich Dokumentation. Das Erlernte wird anschließend geprüft. Weitere Informationen erteilt die zuständige Industrie- und Handelskammer, z.B.:

    Bergische IHK - Forderungsmanagement

Zusatzqualifikationen

Zusatzqualifikationen, die man während der Ausbildung erwirbt, können den Berufseinstieg erleichtern. Sie umfassen z.B.:

  • Zusätzliche Inhalte, die nicht in der Ausbildungsordnung eines Berufs vorgeschrieben sind. Sie werden zu vielen unterschiedlichen Themen angeboten: AusbildungPlus: Portal für duales Studium und Zusatzqualifikationen in der beruflichen Erstausbildung

  • Kodifizierte Zusatzqualifikationen: berufsbezogene, in der Ausbildungsordnung eines Berufs verankerte Qualifikationseinheiten, die freiwillig gewählt werden können. Sie werden im Rahmen der Abschlussprüfung geprüft.

  • Schulabschlüsse (z.B. Fachhochschulreife)

Zusatzqualifikationen können ggf. auch im Ausland erworben werden.

Ausbildungsaufbau

Die Ausbildung wird parallel im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule durchgeführt. Der Berufsschulunterricht findet an bestimmten Wochentagen oder in Blockform statt.

Auszug aus dem Ausbildungsrahmenplan und dem Rahmenlehrplan

1. - 15. Ausbildungsmonat:

Ausbildung im Betrieb und nach Bedarf in überbetrieblichen Lehrgängen:

  • Büroprozesse

  • Geschäftsprozesse

1. und 2. Ausbildungsjahr:

Ausbildung in der Berufsschule in den Lernfeldern:

  • die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren

  • Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren

  • Aufträge bearbeiten

  • Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen

  • Kunden akquirieren und binden

  • Werteströme erfassen und beurteilen

  • Gesprächssituationen gestalten

  • personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen

Teil 1 der Abschlussprüfung in der Mitte des 2. Ausbildungsjahres

16. - 36. Ausbildungsmonat:

Ausbildung im Betrieb und nach Bedarf in überbetrieblichen Lehrgängen:

  • Geschäftsprozesse

  • Inhalte der zwei gewählten Wahlqualifikationen

3. Ausbildungsjahr:

Ausbildung in der Berufsschule in den Lernfeldern:

  • Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten

  • Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern

  • Geschäftsprozesse darstellen und optimieren

  • Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren

  • ein Projekt planen und durchführen

Teil 2 der Abschlussprüfung gegen Ende des 3. Ausbildungsjahres

Zur Ergänzung der betrieblichen Berufsausbildung wird im Bereich der zuständigen Stellen des öffentlichen Dienstes eine dienstbegleitende Unterweisung von i.d.R. 420 Stunden durchgeführt.

Ausbildungsvergütung

Die Ausbildungsvergütung für eine duale Ausbildung wird vom Ausbildungsbetrieb gezahlt und richtet sich bei tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Auszubildenden ist eine angemessene Vergütung zu gewähren. Findet die Ausbildung in schulischer Form statt (z.B. an einer Berufsfachschule oder im 1. Ausbildungsjahr als Berufsgrundbildungsjahr BGJ), wird keine Ausbildungsvergütung gezahlt.

Beispiel Metallhandwerk (monatlich brutto - je nach Bundesland):

1. Ausbildungsjahr: € 649 bis € 1.074

2. Ausbildungsjahr: € 766 bis € 1.150

3. Ausbildungsjahr: € 876 bis € 1.270

Beispiel Metall- und Elektroindustrie (monatlich brutto - je nach Bundesland):

1. Ausbildungsjahr: € 1.066 bis € 1.198

2. Ausbildungsjahr: € 1.119 bis € 1.232

3. Ausbildungsjahr: € 1.197 bis € 1.326

Beispiel öffentlicher Dienst (kommunale Arbeitgeber) (monatlich brutto):

1. Ausbildungsjahr: € 1.218

2. Ausbildungsjahr: € 1.268

3. Ausbildungsjahr: € 1.314

Die tarifvertragliche Regelung gilt für das gesamte Bundesgebiet.

Quellen:

Tarifinformationen des Bundes und der Länder (z.B. Bundesministerium für Arbeit und Soziales, WSI-Tarifarchiv, Tarifarchive der Bundesländer)

Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Ausbildungsvergütung

Laut Berufsbildungsgesetz ist der Ausbildungsbetrieb verpflichtet, den Auszubildenden eine angemessene Ausbildungsvergütung zu gewähren. Zu deren Festlegung schreibt das Gesetz eine Mindestvergütung vor. Abweichungen davon sind nur im Rahmen der Regelungen des Gesetzes möglich.

Einfluss auf die Höhe der Ausbildungsvergütung haben der Ausbildungsbereich (z.B. Industrie und Handel, Handwerk), die Branche und die Region, in denen die Ausbildung erfolgt.

Ausbildungskosten

Für die Durchführung der Ausbildung werden keine Kosten erhoben. Der ausbildende Betrieb stellt die für den betrieblichen Teil der Ausbildung benötigten Ausbildungsmittel zur Verfügung und bezahlt die Prüfungsgebühren.

Soweit nicht anders geregelt, müssen die Auszubildenden die Kosten der Lernmittel für den Unterricht in der Berufsschule und für Berufskleidung selber tragen. Zudem können Kosten entstehen, wenn Ausbildungsstätten vom Wohnort entfernt sind.

Förderungsmöglichkeiten

In bestimmten Lebenssituationen können die Auszubildenden Berufsausbildungsbeihilfe erhalten.

Weitere Informationen:

Berufsausbildungsbeihilfe (BAB)

Ausbildungsdauer

3 Jahre

Ausbildungsdauer - Verkürzungen/Verlängerungen

Ausbildungsdauer

Bei einer Ausbildung in Vollzeit beträgt die Ausbildungsdauer 2, 3 oder 3,5 Jahre. Wenn es im Berufsausbildungsvertrag vereinbart wird, kann die Ausbildung ggf. auch in Teilzeit durchgeführt werden. Dadurch verlängert sich die Ausbildungsdauer, höchstens jedoch bis zum Eineinhalbfachen der Dauer, die für die betreffende Ausbildung in Vollzeit festgelegt ist.

Ausbildungsverkürzungen und -verlängerungen

Ausbildungsverkürzungen und -verlängerungen sind im Berufsbildungsgesetz sowie ggf. in der jeweiligen Ausbildungsordnung geregelt.

Verkürzung:

Wenn das Ausbildungsziel auch in kürzerer Zeit erreicht werden kann, besteht die Möglichkeit, die Ausbildungszeit zu verkürzen. Auszubildende und Ausbildungsbetrieb müssen hierfür gemeinsam einen Antrag an die zuständige Stelle (z.B. die jeweilige Kammer) stellen.

Wer bereits einen entsprechenden berufsbildenden Bildungsgang besucht hat, kann sich diesen ggf. auf seine Ausbildung anrechnen lassen. Die Bundesländer bestimmen die jeweiligen Anrechnungsmöglichkeiten.

Landesregelungen zur Anrechnung von schulischen Berufsgrundbildungsjahren bzw. Berufsfachschulausbildungen auf die Ausbildungszeit liegen aus folgenden Bundesländern vor:

Hinweis: Diese Angaben gelten für anerkannte Ausbildungsberufe. Für den Beruf Schiffsmechaniker/in gelten abweichende Regelungen.

Verlängerung:

In Ausnahmefällen kann die zuständige Stelle die Ausbildungszeit verlängern, wenn dies erforderlich ist.

Abschluss-/Berufsbezeichnungen

Abschlussbezeichnung

Kaufmann für Büromanagement/Kauffrau für Büromanagement

Ausbildungssituation

Auf folgende Bedingungen und Anforderungen sollte man sich einstellen:

Im Betrieb

  • Praktische Mitarbeit (unter Anleitung): z.B. Schriftverkehr erledigen, Rechnungen erstellen, Angebote für Produkte und Dienstleistungen einholen, Termine überwachen

  • Umgebung: Bildschirmarbeit in Büroräumen

  • Anforderungen:

    • Organisatorische Fähigkeiten (z.B. beim Planen von Geschäftsreisen)

    • Flexibilität (z.B. mit häufig wechselnden Aufgaben und Arbeitssituationen umgehen)

    • Kaufmännisches Denken (z.B. beim Einholen von Aufträgen)

    • Kunden- und Serviceorientierung (z.B. auf die Anliegen von Kunden beim Entgegennehmen von telefonischen Anfragen eingehen)

    • Sorgfalt sowie mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (z.B. beim Arbeiten am Kundenempfang, beim Verfassen von Geschäftsbriefen)

An der Berufsschule

Unterricht an einem oder zwei Tagen pro Woche oder als Blockunterricht

Ausbildungssituation

Ausbildungssituation im Betrieb

Bei einer dualen Ausbildung betreuen z.B. Ausbilder/innen die Auszubildenden und leiten sie bei der Mitarbeit im Betrieb an. Teile der praktischen Ausbildung können in Lehrwerkstätten durchgeführt werden.

Ausbildungssituation in der Berufsschule

In der Berufsschule werden z.B. Klassenarbeiten oder Tests geschrieben. Außerdem müssen die Auszubildenden für die Vorbereitung auf die Zwischen- und Abschluss- bzw. Gesellenprüfung Zeit einplanen.

Der Berufsschulunterricht findet ein- bis zweimal pro Woche oder in Blöcken von beispielsweise drei oder vier Wochen statt. Wenn der Unterricht in überregionalen Fachklassen durchgeführt wird, sind die Auszubildenden während dieser Zeit z.B. in einem Internat untergebracht und dadurch von Familie und Freunden getrennt.

Lernorte

Kaufleute für Büromanagement werden im dualen System ausgebildet.

Lernorte sind

  • Ausbildungsbetrieb (i.d.R. Betriebe des Handels, der Industrie, des Handwerks sowie Behörden und Verbände/Organisationen): Büroräume

  • Berufsschule : Unterrichtsräume

Können Betriebe nicht alle geforderten Ausbildungsinhalte vermitteln, besteht die Möglichkeit, Teile der Ausbildung in überbetriebliche Ausbildungsstätten zu verlagern.

Ausbildung im Ausland

Um Teile der Ausbildung im Ausland zu absolvieren, bieten sich zum Beispiel folgende Möglichkeiten:

Ausbildung im Ausland

Das Berufsbildungsgesetz eröffnet grundsätzlich die Möglichkeit, Teile der Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf im Ausland zu absolvieren. Je nach Ausbildungsberuf gibt es unterschiedliche Möglichkeiten zur Ausbildung im Ausland:

  • duale Ausbildungen, bei denen Auslandsaufenthalte grundsätzlich im Ausbildungsvertrag vereinbart werden (Dauer: bis zu ein Viertel der Ausbildungsdauer)

  • Austauschprogramme und Auslandspraktika, z.B. mit Förderung über das Programm Erasmus+:

  • internationale Zusatzqualifikationen (z.B. Europaassistent/in)

Gegebenenfalls kann man auch eine vollständige Ausbildung im Ausland absolvieren.

Weitere Informationen zu beruflichen Auslandserfahrungen: Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit

Dokumentation beruflicher Auslandserfahrungen

Im Ausland absolvierte Ausbildungs- und Lernabschnitte kann man im Europass dokumentieren lassen.

Weitere Informationen: Europass

Tätigkeit

Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Kaufleute für Büromanagement führen organisatorische und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten aus. Sie erledigen z.B. den Schriftverkehr, entwerfen Präsentationen, beschaffen Büromaterial, planen und überwachen Termine, bereiten Sitzungen vor und organisieren Dienstreisen. Auch unterstützen sie die Personaleinsatzplanung und kaufen externe Dienstleistungen ein. Zudem betreuen sie Kunden, wirken an der Auftragsabwicklung mit, schreiben Rechnungen und überwachen Zahlungseingänge. Im öffentlichen Dienst unterstützen sie Bürger/innen z.B. bei der Antragstellung, klären Anliegen und Zuständigkeiten und wirken an der Aufstellung des Haushalts- oder Wirtschaftsplanes mit.

Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)

Worum geht es?

Kaufleute für Büromanagement organisieren und bearbeiten bürowirtschaftliche Aufgaben. Außerdem erledigen sie kaufmännische Tätigkeiten in Bereichen wie Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Rechnungswesen, Marketing und Personalverwaltung.

Organisieren und kommunizieren

In Industrie- und Handelsunternehmen, Handwerksbetrieben sowie in der öffentlichen Verwaltung oder auch bei Verbänden wickeln Kaufleute für Büromanagement vielfältige Büroprozesse ab: Am Computer schreiben sie Geschäftsbriefe, Protokolle, Aktenvermerke oder Berichte. Sie bereiten Daten auf und erstellen z.B. Abrechnungen, Präsentationen oder Statistiken. Außerdem planen, koordinieren und überwachen sie Termine, empfangen Besucher, nehmen Telefonate entgegen, sichten die eingehende Post oder beschaffen benötigtes Büromaterial. Wenn Geschäftsreisen zu organisieren sind, buchen und reservieren Kaufleute für Büromanagement Hotelzimmer und ermitteln die günstigsten Verkehrsverbindungen. Außerdem bereiten sie Veranstaltungen wie Besprechungen, Konferenzen, Tagungen oder Web-Seminare organisatorisch vor bzw. nach. Auch wenn es im Büro einmal etwas hektisch zugeht, behalten sie den Überblick.

Damit sie Kunden und Bürgern, aber z.B. auch Kollegen, Verbänden oder Lieferanten fundierte Auskünfte erteilen können, müssen Kaufleute für Büromanagement ihren Betrieb bzw. ihre Behörde, die verschiedenen Arbeitsbereiche sowie die Zuständigkeiten von Kollegen und Vorgesetzten gut kennen und kommunikativ sein.

Viele Aufgabengebiete

Auch die Abwicklung von Aufträgen kann zu ihren Aufgaben gehören: Kaufleute für Büromanagement nehmen Anfragen entgegen und beraten Kunden über die jeweils angebotenen Produkte oder Dienstleistungen. Gemeinsam mit den Kunden stimmen sie die Grundlagen des Angebots aus kaufmännischer Sicht ab. Nach der Auftragsbestätigung wirken Kaufleute für Büromanagement auch an der Abwicklung des Auftrags mit: Sie holen z.B. auftragsbezogene Daten ein und werten sie aus oder prüfen, ob die Leistung auftragsgemäß erbracht wird. Zudem erstellen sie die zugehörigen Begleitdokumente und Rechnungen, führen Vor- und Nachkalkulationen durch und überwachen den Zahlungseingang. Nicht zuletzt ermitteln sie im Rahmen der Auftragsnachbereitung auch die Kundenzufriedenheit. Auch etwaige Beschwerden und Reklamationen nehmen sie entgegen und bearbeiten sie.

Je nach Aufgabengebiet können Kaufleute für Büromanagement auch in Bereichen wie Einkauf und Logistik, Personalverwaltung, Rechnungswesen, Marketing oder Öffentlichkeitsarbeit tätig werden. Dann sammeln sie beispielsweise Belege, erstellen, kontieren und begleichen Rechnungen oder bearbeiten Vorgänge wie Urlaubs- und Krankmeldungen. Auch übernehmen sie ggf. die Pflege des Firmenprofils in sozialen Netzwerken, aktualisieren nach Vorgabe die Internetpräsenz des Unternehmens und wirken bei Onlinemarketing-Kampagnen mit, beispielsweise indem sie die Adressen für den Newsletter-Verteiler aktualisieren.

Verwaltung, Recht, Finanzen

Im öffentlichen Dienst haben Kaufleute für Büromanagement direkten Kontakt zu Kunden und Bürgern, z.B. wenn sie Anträge auf das Ausstellen von Ausweisen oder Pässen entgegennehmen. Sie sind nicht nur bei der Antragstellung behilflich, sondern klären auch Sachverhalte und prüfen z.B., ob ein Widerspruch gegen die Entscheidung einer Behörde form- und fristgerecht eingereicht wurde. Hierzu wenden sie die spezifischen Vorschriften an und stellen Bescheide aus. Zudem wirken sie an Verwaltungsvorgängen sowie im Haushalts- und Kassenwesen mit.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

  • Büroprozesse abwickeln

    • internen und externen Schriftverkehr erledigen

    • Schriftsätze aller Art anfertigen

    • Unterlagen für Vorgesetzte und Kollegen aufbereiten und bereitstellen; Präsentationen vorbereiten, gestalten und durchführen

    • organisatorische Vor- und Nachbereitung für Besprechungen und Konferenzen durchführen

    • Dienst- und Organisationspläne erstellen

    • Daten aufbereiten, sichern und pflegen

    • Kunden und Besucher empfangen und betreuen

    • Termine planen und überwachen, Urlaubslisten führen

    • Postein- und -ausgang bearbeiten, Post verteilen

    • für Geschäftsreisen optimale Verkehrsverbindungen ermitteln und Reiseunterlagen besorgen

    • Büromaterial verwalten, bestellen und ausgeben

  • Aufträge und Rechnungen entgegennehmen und bearbeiten, Rechnungen erstellen und Zahlungsverkehr überwachen

  • Aufgaben im Bereich kaufmännische Steuerung und Kontrolle ausführen

    • an Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling mitwirken

  • Aufgaben im Personalbereich ausführen

    • Personalakten führen und verwalten, z.B. Arbeits- und Fehlzeiten erfassen

    • bei der Entgeltabrechnung mitwirken

    • die Personalbedarfsermittlung und Personalbeschaffung unterstützen

    • Arbeitsverträge vorbereiten

  • Aufgaben in Einkauf und Logistik ausführen

    • Angebote für Produkte und Dienstleistungen einholen, Bestellungen durchführen

    • Lagerbestände erfassen und kontrollieren

    • Wareneingang prüfen, Warenmängel reklamieren

  • Aufgaben in Marketing und Vertrieb sowie in Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsorganisation übernehmen

    • Kundenbedarf feststellen, Angebote unterbreiten

    • an der Entwicklung und Durchführung von Marketingmaßnahmen bzw. Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit mitwirken

    • Social-Media-Angebote pflegen und an Onlinemarketing-Kampagnen mitarbeiten

    • an der Veranstaltungsplanung, -organisation und -kalkulation mitwirken

    • Strategien zur Steigerung des Umweltschutzes im Bürokontext umsetzen

  • im öffentlichen Dienst:

    • bei der Haushaltsplanaufstellung mitwirken, Haushaltsüberwachungslisten führen

    • Anträge klären und annehmen, für die Bearbeitung der Anträge erforderliche Sachverhalte ermitteln (z.B. form- und fristgerechte Einlegung von Widersprüchen prüfen)

    • Fristen und Termine berechnen

    • an der Vorbereitung von Verwaltungsvorgängen mitwirken

    • Bescheide erteilen

Verdienst/Einkommen

Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): € 3.325 bis € 3.654

Quelle:

Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales

Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Verdienst/Einkommen

Das Einkommen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen hängt von der Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung und Verantwortlichkeit ab, aber auch von den jeweiligen Anforderungen des Berufs, von Branche, Region und Betrieb. Die Höhe richtet sich in tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Nicht tarifgebundene Betriebe können ihre Mitarbeiter/innen in Anlehnung an entsprechende Tarifverträge entlohnen.

Weitere Informationen über Einkommensmöglichkeiten:

Tätigkeitsbezeichnungen

  • Kaufmann/-frau - Büromanagement

Frühere Berufsbezeichnungen

  • Bürokaufmann/Bürokauffrau

    (Ausbildungsberuf von 1962 bis 2014)

  • Fachangestellter/Fachangestellte für Bürokommunikation

    (Ausbildungsberuf von 1992 bis 2014)

  • Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation

    (Ausbildungsberuf von 1991 bis 2014)

Vergleichbare Berufsbezeichnungen im deutschsprachigen Ausland

Schweiz

  • Kaufmann/-frau - Dienstleistung und Administration

Österreich

  • Bürokaufmann/-frau

  • Verwaltungsassistent/in

Berufsbezeichnung in englischer Sprache

  • Office Manager (m/f)

Berufsbezeichnung in französischer Sprache

  • Secrétaire commercial (m/f)

Quelle der fremdsprachigen Berufsbezeichnungen: Bundesinstitut für Berufsbildung, Europass-Zeugniserläuterungen

Arbeitsorte

Kaufleute für Büromanagement arbeiten in erster Linie

  • in Büroräumen

  • in Besprechungszimmern

  • am Empfang oder Serviceschalter

Darüber hinaus arbeiten sie ggf. auch

  • im Homeoffice bzw. mobil

Arbeitssituation

Kaufleute für Büromanagement bearbeiten bürowirtschaftliche Aufgaben mithilfe des Computers und branchenspezifischer Software. Sie sind in erster Linie in Büroräumen am Bildschirm tätig, mitunter auch in Großraumbüros.

Aufgrund der Vielzahl ihrer Aufgaben benötigen Kaufleute für Büromanagement in ihrem Arbeitsalltag neben Organisationstalent vor allem Flexibilität, z.B. wenn sie zwischen der Bearbeitung telefonischer Anfragen und der Sachbearbeitung am PC wechseln. Am Empfang oder beim Schreiben von Geschäftsbriefen sind Sorgfalt und ein gutes Ausdrucksvermögen erforderlich. Wenn sie Angebote einholen, benötigen sie kaufmännisches Denken, für den Kundenkontakt eine ausgeprägte Serviceorientierung.

Arbeitsbedingungen im Einzelnen

  • Bildschirmarbeit (z.B. am Computer Geschäftsbriefe, Protokolle und Berichte verfassen sowie Abrechnungen und Statistiken erstellen)

  • Arbeit in Büroräumen

  • häufig wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen (z.B. zwischen der Bearbeitung telefonischer Anfragen, Terminplanung, Korrespondenz und Verwaltungstätigkeiten wechseln)

  • Kundenkontakt (z.B. am Telefon oder am Serviceschalter Kundenanfragen entgegennehmen und beantworten)

Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel

Unterlagen, z.B.: Terminkalender, Korrespondenz, Berichte, Geschäftsreiseunterlagen, Besprechungsprotokolle, Auftragsbestätigungen, Vor- und Nachkalkulationen, Belege, Rechnungen, Präsentationsunterlagen, Dienst- und Organisationspläne, Statistiken

Büroausstattung und Präsentationsmittel, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon, Beamer, Flipcharts, Pinnwände

Arbeitsbereiche/Branchen

Kaufleute für Büromanagement finden Beschäftigung

  • in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche

  • in der öffentlichen Verwaltung

  • bei Verbänden, Organisationen und Interessenvertretungen

Branchen im Einzelnen

  • Bau, Architektur

  • Elektrotechnik, Elektronik

  • Fahrzeugbau, -instandhaltung

  • Finanzdienstleistungen, Immobilien

  • Gesundheit, Soziales

  • Handel

  • Holz, Möbel

  • Hotel, Gaststätten, Tourismus

  • IT, DV, Computer

  • Management, Beratung, Recht, Steuern

  • Medien, Informationsdienste

  • Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik

  • Transport, Verkehr

  • Verbände, Organisationen, Interessenvertretungen

  • Öffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, Verteidigung

  • Weitere Dienstleistungen

Perspektiven

Weiterbildung (berufliche Anpassung)

Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Korrespondenz, Büro und Sekretariat, Bürokommunikation und -technik, Projektmanagementprogramme).

Weiterbildung (beruflicher Aufstieg)

Aufstiegsweiterbildung bietet die Möglichkeit, beruflich voranzukommen und in Führungspositionen zu gelangen (z.B. durch die Prüfung als Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation oder eine Weiterbildung als Betriebswirt/in für Kommunikation und Büromanagement).

Ein Studium eröffnet weitere Berufs- und Karrierechancen (z.B. durch einen Bachelorabschluss im Studienfach Betriebswirtschaftslehre, Business Administration oder Handelsbetriebswirtschaft).

Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung ein Studium möglich. Weitere Informationen:

Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern

Stellen- und Bewerberbörsen

Aktuelles

Ausbildung soll neu geordnet werden

Die Ausbildung im Beruf Kaufmann/-frau für Büromanagement soll neu geordnet werden. Grund ist die geplante Zusammenführung der bis zum August 2025 befristeten Verordnung über die Erprobung abweichender Ausbildungs- und Prüfungsbestimmungen mit der Grundverordnung. Dabei sollen das Strukturmodell mit Pflicht- und Wahlqualifikationen sowie die gestreckte Abschlussprüfung übernommen werden. Außerdem sollen die aktuellen Standardberufsbildpositionen in die neue Ausbildungsordnung eingehen und Aspekte wie Kompetenzorientierung und -verständnis stärkere Berücksichtigung finden. Die Berufsbezeichnung soll beibehalten werden.

Trends

Effizientere Gestaltung von Arbeitsprozessen im Büromanagement dank KI-basierter Systeme

Künstliche Intelligenz (KI) kommt in der Arbeitswelt immer mehr zum Einsatz und gilt derzeit als eine der wichtigsten Schlüsseltechnologien. Im Bereich des Büromanagements können KI-basierte Systeme bereits komplizierte Aufgaben übernehmen, um sowohl die Mitarbeitenden zu entlasten als auch die Arbeiten im Büroalltag zu optimieren und effizienter zu gestalten. Das Einlesen und Zuordnen von Dokumenten erfolgt z.B. voll- oder teilautomatisiert. Auch Sprachtools oder Tools zur Textgenerierung werden in der internen und externen Bürokommunikation immer häufiger eingesetzt. Führungskräfte und Mitarbeitende im Büromanagement werden sich mit den zahlreichen Möglichkeiten von KI-basierten Systemen vertraut machen.

 

Quelle: BERUFENET der Bundesagentur für Arbeit – Stand: (08/2024)

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