Ausbildungsberuf

Außenhandelsassistent/in

Zugang zur Tätigkeit

In der Regel benötigt man einen Abschluss als Außenhandelsassistent/in.

Zugangsvoraussetzungen für die Ausbildung

Vorausgesetzt werden die allgemeine oder fachgebundene Hochschulreife bzw. die Fachhochschulreife sowie ein Ausbildungsvertrag in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf.

Wichtige Schulfächer

Vertiefte Kenntnisse in folgenden Schulfächern bilden gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Ausbildung:

Wirtschaft/Recht:

Um z.B. Fragestellungen im Bereich Gesamtwirtschaft bearbeiten zu können, benötigen angehende Außenhandelsassistenten und -assistentinnen u.a. Kenntnisse in wirtschaftlichen und rechtlichen Thematiken wie soziale Marktwirtschaft, Rechtsformen, Kartellrecht, Geld- und Kreditpolitik.

Mathematik:

Die Grundrechenarten sowie Dezimal-, Bruch-, Prozent- und Dreisatzrechnung muss man beherrschen, um in der Ausbildung z.B. Kalkulationen durchführen zu können.

Deutsch:

Höflichkeit und Ausdrucksfähigkeit sind im mündlichen und schriftlichen Kontakt mit Kunden erforderlich. Für schriftliche Korrespondenz ist zudem eine sichere Rechtschreibung wichtig.

Englisch und weitere Fremdsprachen:

Bei Geschäften mit ausländischen Firmen und Institutionen erfordern die Einkaufs-, Beratungs- und Verkaufsgespräche sowie die Korrespondenz in vielen Fällen Englischkenntnisse sowie ggf. Kenntnisse weiterer Fremdsprachen.

Anerkennung von ausländischen Qualifikationen

Die Tätigkeit als Außenhandelsassistent/in ist nicht reglementiert.

Um mit einem im Ausland erworbenen Abschluss in diesem Beruf zu arbeiten, ist keine berufliche Anerkennung notwendig. Jedoch kann eine Feststellung der Gleichwertigkeit deutschen Arbeitgebern helfen, die im Ausland erworbenen beruflichen Fähigkeiten besser zu beurteilen.

Zuständige Stellen sind Behörden der Länder wie z.B. Regierungspräsidien. Bei der Suche nach der zuständigen Stelle für die berufliche Anerkennung helfen die Fachstelle Beratung und Qualifizierung des IQ-Netzwerks weiter.

Weiterführende Informationen zu Leben und Arbeiten in Deutschland:

• Hotline Arbeiten und Leben in Deutschland - zentrale Informations-Hotline des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF) und der Bundesagentur für Arbeit (BA)

• Für Menschen aus dem Ausland - Ein Informationsangebot der Bundesagentur für Arbeit

• Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit

• Make it in Germany - Das Willkommensportal der Fachkräfte-Offensive für internationale Fachkräfte

• Anerkennung in Deutschland - Das Informationsportal der Bundesregierung zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen

Ausbildungsinhalte

Während der Ausbildung zum Außenhandelsassistenten/zur Außenhandelsassistentin erwirbt man z.B. Kenntnisse in den Bereichen:

• Betriebswirtschaftslehre

• Steuerung und Kontrolle

• Gesamtwirtschaft

• Informationsverarbeitung

• Projektkompetenz

• Wahlqualifikationen: Außenhandel/Internationales Marketing, Wirtschaftsenglisch, Wirtschaftsfranzösisch/Spanisch

Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf, z.B.:

• Industriekaufmann/-frau

Ausbildungsaufbau

Beispiel für die Stundenverteilung

• Berufsfachliche Kompetenzen:

  • Betriebswirtschaftslehre: 1. Jahr 11 Wochenstunden, 2. Jahr 13 Wochenstunden

  • Steuerung und Kontrolle: 1. Jahr 6 Wochenstunden, 2. Jahr 6 Wochenstunden

  • Gesamtwirtschaft: 1. Jahr 4 Wochenstunden, 2. Jahr 4 Wochenstunden

  • Informationsverarbeitung: 1. Jahr 2 Wochenstunden, 2. Jahr 0 Wochenstunden

• Wahlpflichtbereich:

  • Außenhandel/Internationales Marketing: 1. Jahr 7 Wochenstunden, 2. Jahr 7 Wochenstunden

  • Wirtschaftsenglisch: 1. Jahr 5 Wochenstunden, 2. Jahr 5 Wochenstunden

  • Wirtschaftsfranzösisch/Spanisch: 1. Jahr 3 Wochenstunden, 2. Jahr 3 Wochenstunden

Gesamtstundenzahl:

• 1. Jahr insgesamt: 38 Wochenstunden

• 2. Jahr insgesamt: 38 Wochenstunden

Ausbildungsvergütung

Für die Ausbildung im anerkannten Ausbildungsberuf erhalten die Auszubildenden die übliche Ausbildungsvergütung. Der Besuch der Lehrgänge für den Erwerb des weiteren Abschlusses wird nicht vergütet.

Ausbildungsvergütung

Laut Berufsbildungsgesetz ist der Ausbildungsbetrieb verpflichtet, den Auszubildenden eine angemessene Ausbildungsvergütung zu gewähren. Zu deren Festlegung schreibt das Gesetz eine Mindestvergütung vor. Abweichungen davon sind nur im Rahmen der Regelungen des Gesetzes möglich.

Einfluss auf die Höhe der Ausbildungsvergütung haben der Ausbildungsbereich (z.B. Industrie und Handel, Handwerk), die Branche und die Region, in denen die Ausbildung erfolgt.

Ausbildungskosten

Die Ausbildung im Betrieb ist für die Auszubildenden kostenfrei. Kosten können z.B. für Lehrgangsgebühren, Fachliteratur und Arbeitsmittel, Prüfungsgebühren und auswärtige Unterbringung entstehen.

Ausbildungsdauer

2 Jahre

Abschluss-/Berufsbezeichnungen

Die Qualifikation ist nur im genannten Bundesland rechtlich geregelt und führt dort zu folgender Abschlussbezeichnung:

Baden-Württemberg:

• Außenhandelsassistent/Außenhandelsassistentin

Generell erwirbt man zusätzlich den Abschluss in einem anerkannten Ausbildungsberuf, z.B.:

• Industriekaufmann/Industriekauffrau

Ausbildungssituation

Auf folgende Bedingungen und Anforderungen sollte man sich einstellen:

Theoretischer Unterricht

• Angehende Außenhandelsassistenten und -assistentinnen besuchen zusätzlich zu ihrer dualen Ausbildung Lehrgänge.

Ausbildungssituation

Ausbildungssituation im Betrieb

In den Ausbildungsbetrieben betreuen Ausbilder/innen die Auszubildenden und leiten sie bei der Mitarbeit im Betrieb an.

Ausbildungssituation in der schulischen Bildungseinrichtung

An den schulischen Bildungseinrichtungen sind Leistungsnachweise und Prüfungen zu erbringen, für deren Vorbereitung die Auszubildenden Zeit einplanen müssen. Dies gilt sowohl für den Berufsschulunterricht im Rahmen der dualen Ausbildung im anerkannten Ausbildungsberuf als auch für den Unterricht zum Erwerb des weiteren Abschlusses, der zusätzlich zur Ausbildung im anerkannten Ausbildungsberuf erfolgt. Auswärtige Schüler/innen müssen sich während der Unterrichtsphasen i.d.R. eine Unterbringung am Schulort suchen und leben dann getrennt vom gewohnten sozialen Umfeld.

Lernorte

Außenhandelsassistenten und -assistentinnen werden in schulischer Form an Bildungseinrichtungen ( Berufskolleg und ggf. Berufsschule ) ausgebildet.

Lernorte sind

• Unterrichtsräume

Daneben erfolgt die Ausbildung im anerkannten Ausbildungsberuf im Betrieb und an der Berufsschule.

Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Außenhandelsassistenten und -assistentinnen bearbeiten Kundenanfragen, erstellen Angebote, führen Vertragsverhandlungen, arbeiten Kaufverträge aus und wickeln ggf. Reklamationen ab. Sie übernehmen Aufgaben bei der Absatzplanung und wirken bei der Durchsetzung von Verkaufs- und Präsentationsstrategien mit. Darüber hinaus erstellen und pflegen sie Sortiments-, Produkt- und Warenpreislisten bzw. -dateien und -kataloge. Sie betreuen Bestandskunden und akquirieren Neukunden. Als Auslandsvertreter/innen stellen sie z.B. auf Messen oder bei Kunden Produkte und Dienstleistungen vor. Es kann auch zu ihren Aufgaben gehören, z.B. bei Verhandlungen mit internationalen Partnern zu dolmetschen.

Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)

Worum geht es?

Außenhandelsassistenten und -assistentinnen sind z.B. als Sachbearbeiter/innen im Export, in der Auftragsbearbeitung oder als Auslandsvertreter/innen tätig.

Export

Sie wirken in Exportabteilungen bei der Absatzplanung, der Preisgestaltung sowie der Vertriebs- und Verkaufsorganisation mit. Hierfür sind hervorragende Markt- und Produktkenntnisse erforderlich. Die Pflege des Warenangebots und die Aufnahme neuer Produkte erfordern zudem ein Gespür für Trends. Als Sachbearbeiter/innen für den industriellen Export arbeiten Außenhandelsassistenten und -assistentinnen eng mit Einkauf, Fertigung und Konstruktion, mit Kundendienst und Service zusammen. Sie beobachten die Aktivitäten der Konkurrenz und analysieren ausländische Märkte, um zu prüfen, ob diese sich als Absatzmärkte für die eigenen Waren und Dienstleistungen eignen. Gegebenenfalls wirken sie auch mit bei der Entwicklung von Verkaufs- und Marketingstrategien. Außerdem bearbeiten sie die deutsche und fremdsprachliche Korrespondenz und wickeln Zollaktivitäten ab.

Als Auslandsvertreter/innen ihrer Firma können sie auch vor Ort tätig sein, z.B. bei ausländischen Niederlassungen, oder wenn sie das Unternehmen auf Messen im Ausland repräsentieren.

Kundenpflege und Auftragsbearbeitung

Außenhandelsassistenten und -assistentinnen betreuen in- und ausländische Kunden und Geschäftspartner, beantworten Kundenanfragen, informieren über das Waren- und Leistungsangebot des Unternehmens und erstellen Angebote. Sie führen ggf. Verhandlungen, z.B. über Preis- und Lieferkonditionen, fertigen Kaufverträge aus, nehmen Aufträge entgegen und bearbeiten sie. Zudem überwachen sie Zahlungseingänge und wickeln Garantieleistungen sowie Reklamationen ab. Bei der Akquise von Neukunden führen sie u.U. auch Bonitätsprüfungen durch.

Außenhandelsassistenten und -assistentinnen sind in ihrem Unternehmen und in ihrem betrieblichen Verantwortungsbereich mit jeder Handlung und Entscheidung in eine Fülle von Rechtsbeziehungen eingebunden. Beispielsweise benötigen sie präzise und anwendungsbezogene Kenntnisse des Kaufvertragsrechts sowie von Zoll- und Ausfuhrbestimmungen.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

• Aufgaben in der Exportsachbearbeitung ausführen

  • mit Außendienst sowie Einkauf, Fertigung, Konstruktion, Kundendienst/Service zusammenarbeiten

  • bei Absatzplanung, Preisgestaltung, Vertriebs-/Verkaufsorganisation mitwirken

  • Waren- und Dienstleistungsangebot pflegen

  • Konkurrenzangebote analysieren und beobachten

  • Preislisten, Dateien und Kataloge über Sortimente, Produkte und Waren erstellen oder pflegen

  • Verkaufsangebote ausarbeiten, etwaige Preisveränderungen oder Nachlässe berücksichtigen

  • Verkaufs- und Präsentationsstrategien durchsetzen

  • neue Absatzmärkte erschließen (Marktpotenzial ausschöpfen), neue Produkte einführen

  • Wirtschafts- und allgemeinsprachliche Korrespondenz (vor allem Deutsch/Englisch) bearbeiten, ggf. übersetzen

  • Zoll- und Ausfuhraktivitäten abwickeln

  • ggf. bei Verhandlungen dolmetschen

• Aufgaben in Kundenservice und Auftragssachbearbeitung übernehmen

  • Kontakte zu Kunden und Händlern im In- und Ausland pflegen

  • Neukunden akquirieren

  • bei Neukunden ggf. Bonitätsprüfungen durch Einholen von Fremd- und Selbstauskünften durchführen

  • beratende Verkaufsgespräche führen, Angebote erstellen, Kaufverträge ausfertigen

  • Vertragsverhandlungen mit Kunden und Lieferanten führen

  • Aufträge entgegennehmen und bearbeiten

  • Kundenprobleme analysieren und lösen

  • Reklamationen und Garantieleistungen abwickeln

• als Auslandsvertreter/innen z.B. auf Messen oder bei Kunden Produkte und Dienstleistungen vorstellen

Verdienst/Einkommen

Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): € 2.811 bis € 3.125

Quelle:

Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales

Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Verdienst/Einkommen

Das Einkommen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen hängt von der Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung und Verantwortlichkeit ab, aber auch von den jeweiligen Anforderungen des Berufs, von Branche, Region und Betrieb. Die Höhe richtet sich in tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Nicht tarifgebundene Betriebe können ihre Mitarbeiter/innen in Anlehnung an entsprechende Tarifverträge entlohnen.

Weitere Informationen über Einkommensmöglichkeiten:

• Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit

• LohnSpiegel.de

• WSI-Tarifarchiv

Tätigkeitsbezeichnungen

• Außenhandelsassistent/in

Auch übliche Berufsbezeichnungen/Synonyme

• Exportassistent/in

• Exportsachbearbeiter/in

Arbeitsorte

Außenhandelsassistenten und -assistentinnen arbeiten in erster Linie

• in Büro- und Besprechungsräumen

Darüber hinaus arbeiten sie ggf. auch

• auf Messen

• beim Kunden

• im Homeoffice bzw. mobil

Arbeitssituation

Außenhandelsassistenten und -assistentinnen arbeiten hauptsächlich mit dem Computer und gehen mit Bürokommunikationsmitteln und -geräten um. Sie sind in erster Linie im Büro tätig, besuchen aber auch Messen oder in- und ausländische Zweigbetriebe bzw. Geschäftspartner.

Sie arbeiten Angebote und Kaufverträge sorgfältig aus und beachten die gesetzlichen Vorgaben. Im Umgang mit Kunden sind Flexibilität, Kommunikationsfähigkeit, Kontaktbereitschaft und interkulturelle Kompetenz gefordert. Für das Führen von Vertragsverhandlungen mit Kunden oder Händlern ist Verhandlungsgeschick wichtig. Um z.B. Lieferanten auf bestimmte Konditionen wie Garantieleistungen und Einkaufspreise festzulegen, benötigen Außenhandelsassistenten und -assistentinnen Durchsetzungsvermögen. Wenn sie Abrechnungen für Kunden und/oder Abnehmer erstellen, ist kaufmännisches Denken erforderlich.

Arbeitsbedingungen im Einzelnen

• Bildschirmarbeit

• Arbeit in Büroräumen

• unregelmäßige Arbeitszeiten (ggf. auch Arbeit in den Abendstunden oder am Wochenende)

• häufige Abwesenheit vom Wohnort (z.B. Besuch von Messen oder in- und ausländischen Zweigbetrieben bzw. Kunden)

• Beachtung vielfältiger Vorschriften und gesetzlicher Vorgaben (z.B. Kaufvertragsrecht, Wettbewerbsrecht, Gewerberecht und Arbeitsrecht)

• Kundenkontakt (je nach Aufgabengebiet; regelmäßiger Kundenkontakt z.B. als Auslandsvertreter/in von Industrieunternehmen)

• häufig wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen (z.B. schneller Wechsel zwischen Bildschirmarbeit und telefonischer Kundenbetreuung)

Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel

Waren, z.B.: Rohstoffe, Baustoffe, Nahrungsmittel, Maschinen und Anlagen

Unterlagen, z.B.: Terminkalender, Kundenangebote, -korrespondenz, Aufträge, Kataloge, Waren- und Bestelllisten, Lieferscheine, Marktforschungsergebnisse, Jahresabschlüsse, internationale Verträge, Importbescheinigungen, Zollvorschriften, Kundendateien

Büroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon, Videokonferenztools

Arbeitsbereiche/Branchen

Außenhandelsassistenten und -assistentinnen finden Beschäftigung in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche.

Branchen im Einzelnen

• Handel

• Chemie, Pharmazie, Kunststoff

• Elektrotechnik, Elektronik

• Fahrzeugbau, -instandhaltung

• Finanzdienstleistungen, Immobilien

• Glas, Keramik, Rohstoffverarbeitung

• Holz, Möbel

• Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik

• Nahrungs-, Genussmittelherstellung

• Papier, Druck

• Rohstoffgewinnung, -aufbereitung

• Textil, Bekleidung, Leder

• Energie, Ver- und Entsorgung

• IT, DV, Computer

• Transport, Verkehr

Weiterbildung (berufliche Anpassung)

Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Außenhandel, Export- und Importabwicklung, Wirtschaftsrecht, Kundenservice).

Weiterbildung (beruflicher Aufstieg)

Aufstiegsweiterbildung bietet die Möglichkeit, beruflich voranzukommen und in Führungspositionen zu gelangen (z.B. durch die Prüfung als Fachwirt/in für Außenwirtschaft oder als Wirtschaftsfachwirt/in).

Ein Studium eröffnet weitere Berufs- und Karrierechancen (z.B. durch einen Bachelorabschluss im Studienfach Handelsbetriebswirtschaft oder Internationale Wirtschaft).

Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung ein Studium möglich. Weitere Informationen:

Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern

Stellen- und Bewerberbörsen

• Fremdsprachen-Jobs.de

• RetailChoice

• runningoffice

• salesjob

• sekretaerin.de

• sekretaria

• VertrieblerMarkt.de

• vertriebsjobs.de