Ausbildungsberuf

Fachmann/-frau - Bürokommunikation

Zugang zur Tätigkeit

In der Regel benötigt man eine abgeschlossene Weiterbildung als Fachmann bzw. Fachfrau für Bürokommunikation.

Zugangsvoraussetzungen für die Weiterbildung

Voraussetzung für die Zulassung zur Weiterbildung sind in der Regel der Abschluss in einem anerkannten einschlägigen Ausbildungsberuf, der Abschluss der Berufsschule sowie eine entsprechende Berufspraxis.

Alternativ kann man z.B. mit einer mindestens fünfjährigen einschlägigen Berufspraxis in die Fachschule aufgenommen werden, sofern die fachliche Eignung in einer Feststellungsprüfung nachgewiesen wird.

Wichtige Vorkenntnisse

Vertiefte Kenntnisse in folgenden Bereichen bilden gute Voraussetzungen für das erfolgreiche Bestehen der Weiterbildungsprüfung:

Rechnungswesen:

Die Kosten- und Leistungsrechnung sowie Finanzbuchhaltung sind Themen der Weiterbildung.

Fachleute für Bürokommunikation übernehmen im Berufsalltag auch kaufmännische Aufgaben, etwa das Durchführen von Lohn- und Gehaltsbuchungen.

Deutsch:

Im Rahmen der Weiterbildung arbeiten angehende Fachleute für Bürokommunikation z.B. Präsentationen aus und formulieren Geschäftsbriefe.

Im späteren Berufsleben benötigen Fachleute für Bürokommunikation ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen: Sie verfassen u.a. Geschäftskorrespondenz und pflegen telefonische Kontakte zu Kunden.

Anerkennung von ausländischen Qualifikationen

Die Tätigkeit als Fachmann bzw. Fachfrau für Bürokommunikation ist nicht reglementiert.

Um mit einem im Ausland erworbenen Abschluss in diesem Beruf zu arbeiten, ist keine berufliche Anerkennung notwendig. Jedoch kann eine Feststellung der Gleichwertigkeit deutschen Arbeitgebern helfen, die im Ausland erworbenen beruflichen Fähigkeiten besser zu beurteilen.

Zuständige Stellen sind Anerkennungsstellen für Fachschulabschlüsse, z.B. Schulämter. Bei der Suche nach der zuständigen Stelle für die berufliche Anerkennung helfen die Fachstelle Beratung und Qualifizierung des IQ-Netzwerks weiter.

Weiterführende Informationen zu Leben und Arbeiten in Deutschland:

• Hotline Arbeiten und Leben in Deutschland - zentrale Informations-Hotline des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF) und der Bundesagentur für Arbeit (BA)

• Für Menschen aus dem Ausland - Ein Informationsangebot der Bundesagentur für Arbeit

• Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit

• Make it in Germany - Das Willkommensportal der Fachkräfte-Offensive für internationale Fachkräfte

• Anerkennung in Deutschland - Das Informationsportal der Bundesregierung zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen

Weiterbildungsinhalte

• bürowirtschaftliche Arbeitsabläufe mithilfe aktueller Medien analysieren, aufbereiten und präsentieren

• betriebswirtschaftliche Problemstellungen mithilfe eines Kalkulationsprogrammes aufbereiten und in Form von Tabellen und Diagrammen darstellen

• Texte erfassen, aufbereiten und gestalten sowie Geschäftskorrespondenz erledigen und Standardschriftstücke erstellen

• Beschaffungsprozesse planen, steuern und kontrollieren

• Marketingkonzepte entwickeln und präsentieren, Kunden akquirieren, Aufträge bearbeiten

• personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen

• Investitions- und Finanzierungsentscheidungen vorbereiten

• Unternehmensgründungen vorbereiten

• Grundlagen einer relationalen Datenbank erarbeiten, Daten erfassen und auswerten

• Berufs- und Arbeitspädagogik

Weiterbildungsaufbau

Stundenverteilung (beispielhaft):

Pflichtunterricht:

• Deutsch: 1. Halbjahr 40 Stunden, 2. Halbjahr 40 Stunden

• Politik, Wirtschaft, Recht und Umwelt: 1. Halbjahr 40 Stunden, 2. Halbjahr 40 Stunden

• Englisch: 1. Halbjahr 60 Stunden, 2. Halbjahr 60 Stunden

• Berufs- und Arbeitspädagogik I: 1. Halbjahr 40 Stunden

• Beruflicher Lernbereich des Pflichtunterrichts:

  • Unternehmensgründung: 80 Stunden

  • Beschaffungsprozesse: 80 Stunden

  • Marketingkonzepte: 120 Stunden

  • Personal: 120 Stunden

  • Investition und Finanzierung: 80 Stunden

  • Rechnungswesen: 80 Stunden

  • Tabellenkalkulation: 120 Stunden

  • Textverarbeitung: 120 Stunden

  • Datenbanken: 80 Stunden

  • Büroorganisation: 120 Stunden

  • Projektarbeit: 120 Stunden

Wahlunterricht:

• Berufs- und Arbeitspädagogik II: 1. Halbjahr 40 Stunden, 2. Halbjahr 40 Stunden

• Ergänzungen und Vertiefungen des Pflichtunterrichts: 1. Halbjahr 40 Stunden, 2. Halbjahr 40 Stunden

Gesamtstundenzahl:

1600 Stunden

Weiterbildungsvergütung

Die Teilnahme an einer Weiterbildung wird nicht vergütet.

Weiterbildungskosten

Die Weiterbildung an staatlichen Fachschulen ist für die Schüler/innen in der Regel kostenfrei. Private Fachschulen erheben dagegen meist Lehrgangsgebühren, teilweise auch Aufnahme- und Prüfungsgebühren.

Ggf. entstehen weitere Kosten, z.B. für Arbeitsmaterialien, Fahrten zur Weiterbildungsstätte oder für auswärtige Unterbringung.

Förderungsmöglichkeiten

Betriebswirtschaftliche Weiterbildungen können gemäß Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz finanziell gefördert werden.

Weitere Informationen: Aufstiegs-BAföG - Aufstieg mit Förderung

Förderung besonders begabter junger Fachkräfte: Stiftung Begabtenförderung berufliche Bildung (SBB) - Weiterbildungsstipendium

Weiterbildungsdauer

Vollzeit: 1 Jahr

Teilzeit: 1,5-2 Jahre

Abschluss-/Berufsbezeichnungen

Die Weiterbildung ist nur in dem genannten Bundesland rechtlich geregelt und führt dort zu folgender Abschlussbezeichnung:

Hessen:

• Staatlich geprüfter Fachmann für Bürokommunikation/Staatlich geprüfte Fachfrau für Bürokommunikation

Alternativ kann die Weiterbildung nach internen Regelungen der Bildungsanbieter durchgeführt werden. Die Abschlussbezeichnungen können von der oben genannten abweichen.

Weiterbildungssituation

Die Weiterbildung besteht aus theoretischem und praktischem Unterricht.

Je nach Bildungsanbieter sollte man sich auf folgende Bedingungen einstellen:

Unterrichtszeit

• bei Vollzeitunterricht: ganztägiger Unterricht an mindestens vier Wochentagen

• bei Teilzeitunterricht: i.d.R. berufsbegleitende Weiterbildung am Vormittag, Wochenende oder Abend

Lernform

• Präsenzveranstaltungen: Unterricht im Klassenverband an der Bildungseinrichtung (ggf. nicht am Wohnort)

• bei digitalen Lernformen (z.B. virtuelles Klassenzimmer): ausschließliches Lernen über elektronische Lernplattformen und -systeme (vorwiegend im Klassenverband von zu Hause aus)

Lernorte

Die Weiterbildung findet an Fachschulen und anderen Bildungseinrichtungen statt.

Lernorte sind

• bei Präsenzveranstaltungen: Unterrichtsräume, EDV-Schulungsräume

• bei digitalen Lernformen (z.B. virtuelles Klassenzimmer): zu Hause, ggf. Schulungsräume bei Präsenzphasen

Weiterbildung im Ausland

Um die Weiterbildung im Ausland zu absolvieren, bietet sich zum Beispiel folgende Möglichkeit:

Schweiz

Weiterbildungsangebote: wab - Die Weiterbildungsdatenbank der Schweiz

(z.B. mit dem Suchbegriff "Bürofachdiplom")

Dokumentation beruflicher Auslandserfahrungen

Im Ausland absolvierte Lernaufenthalte kann man im Europass dokumentieren lassen.

Weitere Informationen: Europass

Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Fachleute für Bürokommunikation erstellen am PC Präsentationen und schreiben form- und normgerechte Briefe, E-Mails, Protokolle und Berichte. Betriebswirtschaftliche Zahlen stellen sie in Tabellen und Diagrammen dar. Sie erledigen den Postein- und -ausgang, bereiten Besprechungen vor und versenden Einladungen. Sie organisieren auch Dienstreisen und rechnen diese ab. Zudem beschaffen sie Büromaterial, verwalten das Materiallager und erstellen Zahlungsbelege und Überweisungen. Auch für Terminplanungen sind sie zuständig. Außerdem übernehmen sie Aufgaben im Marketing und bearbeiten Aufträge.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

• Geschäftsbriefe, E-Mails, Aktenvermerke und Berichte am Computer verfassen, Präsentationen gestalten

• Geschäftskorrespondenz erledigen, Postein- und -ausgang überwachen

• Zahlenmaterial aufbereiten, z.B. als Grundlage für Kalkulationen; Grafiken, Statistiken, Tabellen in Texte einarbeiten

• (Gesprächs-)Protokolle aufnehmen, anfertigen, auswerten

• Büromaterial beschaffen, Materiallager verwalten

• Termine planen und überwachen, z.B. Besprechungen, Konferenzen organisatorisch vor- und nachbereiten, Einladungen versenden

• Dienstreisen organisieren und abrechnen

• Aufgaben im Marketing übernehmen, Kunden gewinnen

• Aufgaben im betrieblichen Rechnungswesen erledigen, z.B. Zahlungsbelege, Überweisungen oder Angebote erstellen

• Aufträge annehmen und bearbeiten

• Strategien zur Steigerung des Umweltschutzes im Bürokontext umsetzen

Verdienst/Einkommen

Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): € 3.808 bis € 4.130

Quelle:

Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales

Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Verdienst/Einkommen

Das Einkommen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen hängt von der Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung und Verantwortlichkeit ab, aber auch von den jeweiligen Anforderungen des Berufs, von Branche, Region und Betrieb. Die Höhe richtet sich in tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Nicht tarifgebundene Betriebe können ihre Mitarbeiter/innen in Anlehnung an entsprechende Tarifverträge entlohnen.

Weitere Informationen über Einkommensmöglichkeiten:

• Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit

• LohnSpiegel.de

• WSI-Tarifarchiv

Tätigkeitsbezeichnungen

• Fachmann/-frau - Bürokommunikation

Auch übliche Berufsbezeichnungen/Synonyme

• Fachkraft Office-Management

• Fachkraft für Büro und Organisation

Arbeitsorte

Fachleute für Bürokommunikation arbeiten in erster Linie

• in Büroräumen

Darüber hinaus arbeiten sie ggf. auch

• am Empfang

• in Besprechungsräumen

• im Homeoffice bzw. mobil

Arbeitssituation

Fachleute für Bürokommunikation übernehmen verwaltende, organisatorische und sachbearbeitende Aufgaben. Sie sind weisungsgebunden, gestalten aber Schriftstücke auch selbstständig. Sie arbeiten eng mit Kollegen und Kolleginnen zusammen, bei Assistenztätigkeiten arbeiten sie Vorgesetzten zuverlässig zu. Da Daten und Texte, die sie aufbereiten bzw. erstellen, oft als Entscheidungsgrundlage dienen, ist eine sorgfältige Arbeitsweise unerlässlich. Für die Planung von Dienstreisen oder die Vorbereitung von Konferenzen ist organisatorisches Geschick notwendig. Im Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten sind Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Verhandlungsgeschick wichtig.

Sie arbeiten meist am Schreibtisch im Büro oder ggf. auch am Empfang. Wenn ein Empfangsbereich durchgängig besetzt sein muss, müssen Fachleute für Bürokommunikation mit Arbeit auch am Wochenende oder abends rechnen.

Arbeitsbedingungen im Einzelnen

• Kundenkontakt (z.B. Kunden am Empfangsschalter über Ansprechpartner/innen informieren)

• Bildschirmarbeit

• Arbeit in Büroräumen

Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel

Unterlagen, z.B.: Korrespondenz (z.B. Briefe, E-Mails), Berichte, Protokolle, Besprechungsunterlagen, Präsentationen, Grafiken, Statistiken, Tabellen, Rechnungen, Zahlungsbelege, Überweisungen, Akten, Ablagemappen, Terminkalender

Büroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon

Arbeitsbereiche/Branchen

Fachleute für Bürokommunikation finden Beschäftigung in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche sowie in der öffentlichen Verwaltung.

Branchen im Einzelnen

• Bau, Architektur

• Elektrotechnik, Elektronik

• Fahrzeugbau, -instandhaltung

• Finanzdienstleistungen, Immobilien

• Gesundheit, Soziales

• Handel

• Holz, Möbel

• Hotel, Gaststätten, Tourismus

• IT, DV, Computer

• Management, Beratung, Recht, Steuern

• Medien, Informationsdienste

• Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik

• Transport, Verkehr

• Öffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, Verteidigung

• Verbände, Organisationen, Interessenvertretungen

• Weitere Dienstleistungen

Weiterbildung (berufliche Anpassung)

Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Büro und Sekretariat, Marketing).

Weiterbildung (beruflicher Aufstieg)

Ein Studium eröffnet weitere Berufs- und Karrierechancen (z.B. durch einen Bachelorabschluss im Studienfach Betriebswirtschaftslehre, Business Administration oder Wirtschaftswissenschaften).

Mit ihrem Weiterbildungsabschluss können Fachleute für Bürokommunikation auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung Zugang zu einem Studium erhalten. Weitere Informationen:

Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern

Stellen- und Bewerberbörsen

• BITKOM Jobworld

• runningoffice

• sekretaerin.de

Trends

Effizientere Gestaltung von Arbeitsprozessen im Büromanagement dank KI-basierter Systeme

Künstliche Intelligenz (KI) kommt in der Arbeitswelt immer mehr zum Einsatz und gilt derzeit als eine der wichtigsten Schlüsseltechnologien. Im Bereich des Büromanagements können KI-basierte Systeme bereits komplizierte Aufgaben übernehmen, um sowohl die Mitarbeitenden zu entlasten als auch die Arbeiten im Büroalltag zu optimieren und effizienter zu gestalten. Das Einlesen und Zuordnen von Dokumenten erfolgt z.B. voll- oder teilautomatisiert. Auch Sprachtools oder Tools zur Textgenerierung werden in der internen und externen Bürokommunikation immer häufiger eingesetzt. Führungskräfte und Mitarbeitende im Büromanagement werden sich mit den zahlreichen Möglichkeiten von KI-basierten Systemen vertraut machen.

Digitale Prozessautomatisierung

Die digitale Prozessautomatisierung (DPA) ist ein ganzheitlicher Automatisierungsansatz mit dem Ziel, einen digitalen Workflow zu vervollständigen und zu optimieren. Der Schwerpunkt von DPA liegt auf End-to-end-Prozessen im Unternehmen und deren Anbindung an Lieferanten, Partner und vor allem Kunden. Dabei werden organisationsübergreifende Prozesse digitalisiert, beteiligte Systeme integriert und der Informationstransfer automatisiert. DPA kann in Geschäftsabläufen wie Vertrieb, Marketing, Management, IT und Produktion eingesetzt werden. Fach- und Führungskräfte aus den unterschiedlichen Abteilungen müssen sich mit dieser Entwicklung auseinandersetzen und ihre Konzepte dahingehend weiterentwickeln.

Hyperautomation

Hyperautomation gilt als Ausbaustufe von Robotic Process Automation (RPA). Sie kombiniert RPA mit intelligenten Automatisierungslösungen und Künstlicher Intelligenz (KI). So sollen unternehmensweite Arbeitsabläufe und Prozesse entdeckt, entworfen, gemessen, automatisiert, vereinfacht und verwaltet werden, stets mit dem Ziel einer immer stärker KI-gestützten Entscheidungsfindung. Fach- und vor allem Führungskräfte werden sich in ihrem Verantwortungsbereich damit auseinandersetzen, welche RPA-Prozesse miteinander verzahnt und mithilfe von Business-Management-Software und KI ausgewertet und gesteuert werden können.