Ausbildungsberuf

Büroleiter/in - Handwerk

Zugang zur Tätigkeit

In der Regel benötigt man eine bestandene Prüfung als Büroleiter/in im Handwerk.

Zugangsvoraussetzungen für die Weiterbildung

Voraussetzung für die Zulassung zur Weiterbildungsprüfung ist in der Regel eine vierjährige kaufmännische Tätigkeit in einem Handwerksbetrieb oder die Gesellen- bzw. Abschlussprüfung gemäß Berufsbildungsgesetz (BBiG) in Verbindung mit einer zweijährigen kaufmännischen Tätigkeit in einem Handwerksbetrieb. Die Zulassung ist auch möglich mit dem Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung in Verbindung mit einer einjährigen Berufstätigkeit in einem Handwerksbetrieb.

Wichtige Vorkenntnisse

Vertiefte Kenntnisse in folgenden Bereichen bilden gute Voraussetzungen für das erfolgreiche Bestehen der Weiterbildungsprüfung:

Mathematik:

In der Prüfung sind u.a. Gewinn-und-Verlust-Rechnungen durchzuführen.

Im Berufsleben benötigen Büroleiter/innen im Handwerk mathematische Kenntnisse, z.B. um Kosten und Erlöse zu berechnen.

Wirtschaft/Recht:

Um Prüfungsaufgaben der Gebiete Arbeitsrecht, Betriebswirtschaft und Personalwesen zu beantworten, sind gute Kenntnisse in diesem Bereich erforderlich.

Um im späteren Berufsalltag beispielsweise Verträge kontrollieren und bei der Finanzplanung mitwirken zu können, benötigen Büroleiter/innen im Handwerk Kenntnisse in speziellen Rechtsfragen und über wirtschaftliche Zusammenhänge.

Weiterbildungsinhalte

• Büroorganisation, EDV und Marketing (z.B. Bürokommunikation, Informationsmanagement, webbasierte Informationstechnologien, Verkaufstechniken und -psychologie)

• Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Finanzplanung (z.B. Buchführung, Kalkulation, Kapitalbedarfsermittlung, Investitionsrechnung)

• Personalführung und Lohnabrechnung (z.B. Personalentwicklung und -auswahl, Arbeitszeugnisse, Lohnformen, Grundlagen der steuerlichen Abzüge)

• Grundlagen des Bürgerlichen Rechts, des Vertrags-, Steuer- sowie des Arbeits- und Sozialrechts

Weiterbildungsaufbau

Stundenverteilung (beispielhaft):

• Buchhaltungswissen für kaufmännische Allroundkräfte: 25 Unterrichtsstunden

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: 20 Unterrichtsstunden

• Kostenrechnung und Controlling: 30 Unterrichtsstunden

• Vertragsrecht und Verbraucherschutzrechte: 10 Unterrichtsstunden

• Arbeitsrecht aktuell: 8 Unterrichtsstunden

Gesamtstundenzahl: 93 Unterrichtsstunden

Weiterbildungsvergütung

Die Teilnahme an einer Weiterbildung wird nicht vergütet.

Weiterbildungskosten

Für den Besuch von Vorbereitungslehrgängen fallen Lehrgangsgebühren an, für die Prüfung selbst Prüfungsgebühren.

Ggf. entstehen weitere Kosten, z.B. für Arbeitsmaterialien, Fahrten zur Weiterbildungsstätte oder für auswärtige Unterbringung.

Förderungsmöglichkeiten

Förderung besonders begabter junger Fachkräfte: Stiftung Begabtenförderung berufliche Bildung (SBB) - Weiterbildungsstipendium

Weiterbildungsdauer

• Vollzeit: ca. 2-3 Wochen

• Teilzeit: ca. 2 Monate

Für die Zulassung zur Prüfung ist die Teilnahme an einem Lehrgang nicht verpflichtend.

Abschluss-/Berufsbezeichnungen

je nach zuständiger Kammer z.B.

• Büroleiter (HWK)/Büroleiterin (HWK)

• Büroleiter im Handwerk und Mittelstand/Büroleiterin im Handwerk und Mittelstand

Weiterbildungssituation

Die Weiterbildung besteht aus theoretischem Unterricht und ggf. Übungen.

Je nach Bildungsanbieter sollte man sich auf folgende Bedingungen einstellen:

Unterrichtszeit

• bei Vollzeitunterricht: ganztägiger Unterricht an mindestens vier Wochentagen

• bei Teilzeitunterricht: i.d.R. berufsbegleitende Weiterbildung am Wochenende oder am Abend

Lernform

• bei Präsenzveranstaltungen: Unterricht im Klassenverband an der Bildungseinrichtung (ggf. nicht am Wohnort)

• bei digitalen Lernformen (z.B. virtuelles Klassenzimmer): ausschließliches Lernen über elektronische Lernplattformen und -systeme (vorwiegend im Klassenverband von zu Hause aus)

Lernorte

Vorbereitungslehrgänge auf die Prüfung finden an Bildungszentren von Handwerkskammern statt.

Lernorte sind

• bei Präsenzveranstaltungen: Schulungsräume

• bei digitalen Lernformen (z.B. virtuelles Klassenzimmer): zu Hause, ggf. Schulungsräume bei Präsenzphasen

Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Büroleiter/innen im Handwerk übernehmen in Handwerksbetrieben verwaltende und organisatorische Aufgaben. Sie führen Mitarbeiter/innen, delegieren Aufträge und planen die entsprechenden Arbeitseinsätze. Zudem sind sie beispielsweise für die Arbeitszeiterfassung und die Gehaltsabrechnung zuständig. Sie stellen sicher, dass Termine eingehalten werden, aktualisieren laufend Kunden- und Lieferantendaten, wickeln den Schriftverkehr ab, vereinbaren Liefertermine und beraten Kunden. Sie holen Angebote von Lieferanten ein, führen Preiskalkulationen durch und erstellen eigene Angebote. Darüber hinaus arbeiten Büroleiter/innen im Handwerk Arbeits- oder Werkverträge aus, führen die Kostenrechnung durch, rechnen die erbrachten Handwerksleistungen z.B. anhand des Aufmaßes, des Materialverbrauchs und der benötigten Arbeitsstunden ab und sichern Forderungen durch ein geregeltes Mahnwesen.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

• Mitarbeiter/innen führen

  • Abwicklung von Aufträgen mit den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen besprechen und Aufgaben delegieren

  • den Einsatz der Mitarbeiter/innen den Aufträgen entsprechend planen

• Aufgaben im Personalbereich und arbeitsrechtliche Belange erledigen

  • Arbeits- und Fehlzeiten von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen erfassen

  • Entgeltabrechnung durchführen

  • Arbeitsverträge zur Vorlage bei der Betriebsleitung ausarbeiten, z.B. orientiert an Musterverträgen

• Aufgaben in der Bürowirtschaft wahrnehmen

  • den Schriftverkehr abwickeln, z.B. mit Kunden und Lieferanten

  • Kundendaten verwalten und pflegen

  • Dokumente und Schriftstücke verwalten

  • Büro- und Werbematerial entwickeln bzw. gestalten

• Kontakte mit Kunden und Lieferanten pflegen

  • Termine mit Kunden und Lieferanten vereinbaren und Termineinhaltung überwachen

  • Kunden telefonisch und persönlich beraten

• Angebote erstellen

  • Angebote von Lieferanten einholen und bearbeiten

  • Preise für eigene Angebote kalkulieren

  • Verträge zur Vorlage bei der Betriebsleitung ausarbeiten, z.B. orientiert an Musterverträgen

• Kostenrechnung betreuen

  • Abrechnungen erstellen, z.B. anhand von Aufmaß, Arbeitsmaterial und Arbeitsstunden

  • Forderungen sichern, z.B. durch Mahnwesen

Verdienst/Einkommen

Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): € 3.698 bis € 4.144

Quelle:

Tarifregister Nordrhein-Westfalen

Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Verdienst/Einkommen

Das Einkommen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen hängt von der Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung und Verantwortlichkeit ab, aber auch von den jeweiligen Anforderungen des Berufs, von Branche, Region und Betrieb. Die Höhe richtet sich in tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Nicht tarifgebundene Betriebe können ihre Mitarbeiter/innen in Anlehnung an entsprechende Tarifverträge entlohnen.

Weitere Informationen über Einkommensmöglichkeiten:

• Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit

• LohnSpiegel.de

• WSI-Tarifarchiv

Tätigkeitsbezeichnungen

• Büroleiter/in - Handwerk

Auch übliche Berufsbezeichnungen/Synonyme

• Büroleiter/in im Handwerksbetrieb

• Kaufmännische/r Leiter/in - Handwerksunternehmen

Arbeitsorte

Büroleiter/innen im Handwerk arbeiten in erster Linie

• in Büroräumen

• in Besprechungsräumen

Darüber hinaus arbeiten sie ggf. auch

• im Homeoffice bzw. mobil

Arbeitssituation

Büroleiter/innen im Handwerk führen kaufmännische, verwaltende und organisatorische Aufgaben in Handwerksbetrieben aus. Wenn sie z.B. Kosten kalkulieren oder Entscheidungen für oder gegen die Annahme von Kundenaufträgen treffen, sind Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein unerlässlich. Im Umgang mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, Kunden und Auftraggebern, Lieferanten oder der Geschäftsführung bzw. der Betriebsleitung sind Serviceorientierung, Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen wichtig. Die Auftragsabwicklung und die Koordination der zu erbringenden Arbeiten erfordern organisatorische Fähigkeiten.

Sie arbeiten hauptsächlich am Schreibtisch. Präsentationen und Kundentermine finden zumeist in Besprechungsräumen statt.

Arbeitsbedingungen im Einzelnen

• Verantwortung für Personen (z.B. Mitarbeiter/innen anleiten und führen)

• Kundenkontakt (z.B. Kundengespräche führen, Auskünfte erteilen)

• Bildschirmarbeit

• Arbeit in Büroräumen

Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel

Daten und Unterlagen, z.B.: Kunden- und Lieferantendaten, Kalkulationen, Angebote, Aufträge, Aufmaß, Verträge, Rechnungen, Mahnungen, Buchhaltungsunterlagen, Korrespondenz (z.B. Briefe, E-Mails), Terminpläne, Dienst- und Organisationspläne, Werbematerialien, Rechtsvorschriften

Büroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon

Arbeitsbereiche/Branchen

Büroleiter/innen im Handwerk finden Beschäftigung in Handwerksbetrieben unterschiedlicher Wirtschaftsbereiche.

Branchen im Einzelnen

• Bau, Architektur

• Elektrotechnik, Elektronik

• Fahrzeugbau, -instandhaltung

• Glas, Keramik, Rohstoffverarbeitung

• Holz, Möbel

• Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik

• Musikinstrumente, Sportgeräte, Spielwaren, Schmuck

• Nahrungs-, Genussmittelherstellung

• Papier, Druck

• Textil, Bekleidung, Leder

Weiterbildung (berufliche Anpassung)

Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Büro und Sekretariat, Bürokommunikation, Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen).

Weiterbildung (beruflicher Aufstieg)

Ein Studium eröffnet weitere Berufs- und Karrierechancen (z.B. durch einen Bachelorabschluss im Studienfach Betriebswirtschaftslehre, Business Administration oder Handwerksmanagement).

Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung ein Studium möglich. Weitere Informationen:

Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern

Stellen- und Bewerberbörsen

• runningoffice

• sekretaerin.de

Trends

Effizientere Gestaltung von Arbeitsprozessen im Büromanagement dank KI-basierter Systeme

Künstliche Intelligenz (KI) kommt in der Arbeitswelt immer mehr zum Einsatz und gilt derzeit als eine der wichtigsten Schlüsseltechnologien. Im Bereich des Büromanagements können KI-basierte Systeme bereits komplizierte Aufgaben übernehmen, um sowohl die Mitarbeitenden zu entlasten als auch die Arbeiten im Büroalltag zu optimieren und effizienter zu gestalten. Das Einlesen und Zuordnen von Dokumenten erfolgt z.B. voll- oder teilautomatisiert. Auch Sprachtools oder Tools zur Textgenerierung werden in der internen und externen Bürokommunikation immer häufiger eingesetzt. Führungskräfte und Mitarbeitende im Büromanagement werden sich mit den zahlreichen Möglichkeiten von KI-basierten Systemen vertraut machen.