Ausbildungsberuf

PC-Fachkraft - kaufmännisch

Zugang zur Tätigkeit

In der Regel benötigt man eine abgeschlossene Weiterbildung als Kaufmännische PC-Fachkraft.

Zugangsvoraussetzungen für die Weiterbildung

Voraussetzung für die Zulassung zur Weiterbildungsprüfung bzw. zur Weiterbildung ist in der Regel eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.

Wichtige Vorkenntnisse

Vertiefte Kenntnisse in folgenden Bereichen bilden gute Voraussetzungen für das erfolgreiche Bestehen der Weiterbildungsprüfung:

Datenverarbeitung:

In der Prüfung sind z.B. Aufgaben im Bereich Textverarbeitung zu lösen, wofür Kenntnisse in Datenverarbeitung sehr hilfreich sind.

Da Kaufmännische PC-Fachkräfte im Berufsalltag viele Sachbearbeitungsaufgaben mit dem Computer erledigen, sind fundierte Kenntnisse in diesem Bereich notwendig.

Mathematik/Rechnungswesen:

Im Rahmen der Weiterbildung sind u.a. Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Mathematikkenntnisse sind dabei von Vorteil.

Im Berufsleben müssen Kaufmännische PC-Fachkräfte u.a. in der Lage sein, Kosten zu berechnen, Jahresabschlüsse vorzubereiten oder Rechnungen zu bearbeiten.

Deutsch:

Um Prüfungsaufgaben bestehen zu können, müssen zukünftige Kaufmännische PC-Fachkräfte sicher im Umgang mit Texten sein. Deswegen sind gute Deutschkenntnisse sehr wichtig.

Diese Kenntnisse sind auch im späteren Berufsalltag unbedingt erforderlich, um z.B. Geschäftspartnern oder Kunden schriftlich und telefonisch Informationen zu erteilen oder Protokolle und Berichte zu erstellen.

Weiterbildungsinhalte

• Textverarbeitung

• Präsentationsgrafik

• Tabellenkalkulation mit Grafik

• Datenbanken

• Finanzbuchhaltung/Bilanzierung

• Lohn-/Gehaltsbuchhaltung

• Auftragsbearbeitung

• Kosten- und Leistungsrechnung mit Grafik

• Webseitenerstellung

Weiterbildungsvergütung

Die Teilnahme an einer Weiterbildung wird nicht vergütet.

Weiterbildungskosten

Für den Besuch von Weiterbildungslehrgängen fallen Lehrgangsgebühren an, für die Prüfung ggf. Prüfungsgebühren.

Ggf. entstehen weitere Kosten, z.B. für Arbeitsmaterialien, Fahrten zur Weiterbildungsstätte oder für auswärtige Unterbringung.

Förderungsmöglichkeiten

Förderung besonders begabter junger Fachkräfte: Stiftung Begabtenförderung berufliche Bildung (SBB) - Weiterbildungsstipendium

Weiterbildungsdauer

Unterschiedlich, je nach Bildungsanbieter und Lernform

Für die Zulassung zur Prüfung ist die Teilnahme an einem Lehrgang nicht verpflichtend.

Abschluss-/Berufsbezeichnungen

je nach zuständiger Kammer bzw. Bildungsanbieter z.B.

• PC-Fachkraft

• PC-Fachpraktiker/PC-Fachpraktikerin

Weiterbildungssituation

Die Weiterbildung besteht aus theoretischem und praktischem Unterricht.

Je nach Bildungsanbieter sollte man sich auf folgende Bedingungen einstellen:

Unterrichtszeit

• i.d.R. berufsbegleitende Weiterbildung am Wochenende oder am Abend

Lernform

• bei Präsenzveranstaltungen: Unterricht im Klassenverband an der Bildungseinrichtung (ggf. nicht am Wohnort)

• bei digitalen Lernformen (z.B. virtuelles Klassenzimmer): ausschließliches Lernen über elektronische Lernplattformen und -systeme (vorwiegend im Klassenverband von zu Hause aus)

Lernorte

Vorbereitungslehrgänge auf die Prüfung finden an der jeweiligen Bildungseinrichtung statt.

Lernorte sind

• bei Präsenzveranstaltungen: Schulungsräume

• bei digitalen Lernformen (z.B. virtuelles Klassenzimmer): zu Hause, ggf. Schulungsräume bei Präsenzphasen

Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Kaufmännische PC-Fachkräfte übernehmen computerunterstützt kaufmännische Aufgaben in den verschiedenen Funktionsbereichen eines Unternehmens. Sie erledigen den Schriftverkehr, fertigen z.B. Gesprächsprotokolle und Berichte an, erstellen Statistiken, Präsentationen, Grafiken und Tabellen. Auch führen sie Übersichten wie Terminkalender oder Urlaubslisten, bereiten Reisen und Besprechungen vor. Im betrieblichen Rechnungswesen erfassen sie Belege, führen Kostenrechnungen und ggf. Kalkulationen durch. Im Auftrags- und Abrechnungswesen bearbeiten und überwachen sie Aufträge, Termine, Rechnungen und Zahlungseingänge. Im Personalwesen verwalten sie Personalakten, führen die Arbeitszeiterfassung durch und fertigen Arbeits- bzw. Verdienstbescheinigungen an.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

Bereich Bürokommunikation

• Geschäftsbriefe, Gesprächsprotokolle, Aktenvermerke und Berichte formulieren und gestalten (nach mündlichen und schriftlichen Vorgaben)

• einfache Korrespondenz selbstständig erledigen

• Grafiken, Statistiken, Tabellen in Texte einarbeiten

• Geschäftspartnern und Kunden schriftlich und telefonisch Informationen erteilen

• Postein- und -ausgang erledigen (auch elektronisch), empfangene Nachrichten bearbeiten und weiterleiten

• Termine planen und überwachen

• Besprechungen und Konferenzen organisatorisch vor- und nachbereiten, Unterlagen bereitstellen

• Protokolle aufnehmen, anfertigen und auswerten

Bereich betriebliches Rechnungswesen

• Belege erfassen, Kosten dokumentieren

• Geschäftsvorgänge buchen

• Kostenrechnungen durchführen

• Kalkulationen nach Anleitung durchführen

• Finanzbedarf ermitteln

• Kostenentwicklungen verfolgen

Bereich Auftrags- und Rechnungsbearbeitung

• Zahlungs- und Liefertermine überwachen

• Aufträge entgegennehmen und bearbeiten

• Angebote unterbreiten und einholen

• Eingangsrechnungen kontrollieren

• Ausgangsrechnungen erstellen

• Zahlungen veranlassen

Personalbereich

• Personalakten führen und verwalten, zum Beispiel Arbeits- und Fehlzeiten erfassen

• bei der Entgeltabrechnung mitwirken

• Steuern und Sozialabgaben abführen

• Arbeitsverträge ausstellen

• Arbeits- und Verdienstbescheinigungen anfertigen

Verdienst/Einkommen

Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): € 3.808 bis € 4.130

Quelle:

Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales

Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Verdienst/Einkommen

Das Einkommen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen hängt von der Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung und Verantwortlichkeit ab, aber auch von den jeweiligen Anforderungen des Berufs, von Branche, Region und Betrieb. Die Höhe richtet sich in tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Nicht tarifgebundene Betriebe können ihre Mitarbeiter/innen in Anlehnung an entsprechende Tarifverträge entlohnen.

Weitere Informationen über Einkommensmöglichkeiten:

• Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit

• LohnSpiegel.de

• WSI-Tarifarchiv

Tätigkeitsbezeichnungen

• PC-Fachkraft - kaufmännisch

Auch übliche Berufsbezeichnung/Synonym

• Kaufmännische EDV-Fachkraft

Arbeitsorte

Kaufmännische PC-Fachkräfte arbeiten in erster Linie

• in Büroräumen

• in Besprechungsräumen

Darüber hinaus arbeiten sie ggf. auch

• im Homeoffice bzw. mobil

Arbeitssituation

Kaufmännische PC-Fachkräfte übernehmen kaufmännische Sachbearbeitungsaufgaben, die sie im Rahmen der jeweiligen Zielvorgaben weitgehend eigenständig erledigen. Je nach den Erfordernissen arbeiten sie mit Kollegen und Kolleginnen zusammen. Wenn sie z.B. Zahlungsvorgänge abwickeln oder Personalakten verwalten, sind Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein unerlässlich. Für die Vorbereitung von Dienstreisen und Besprechungen ist organisatorisches Geschick notwendig. Im Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten sind Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Verhandlungsgeschick wichtig.

Sie arbeiten hauptsächlich am Schreibtisch.

Arbeitsbedingungen im Einzelnen

• Kundenkontakt (z.B. Geschäftspartnern und Kunden schriftlich und telefonisch Informationen erteilen)

• Bildschirmarbeit

• Arbeit in Büroräumen

Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel

Daten und Datenverwaltungssysteme, z.B.: Kunden- und Betriebsdaten, Datenbanken

Unterlagen, z.B.: Korrespondenz (z.B. Briefe, E-Mails), Gesprächsprotokolle, Aktenvermerke, Berichte, Grafiken, Statistiken, Tabellen, Besprechungsunterlagen, Kalkulationen, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Organisations-, Personal- und Ablaufpläne, Rechtsvorschriften

Büroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon

Arbeitsbereiche/Branchen

Kaufmännische PC-Fachkräfte finden Beschäftigung in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche.

Branchen im Einzelnen

• Bau, Architektur

• Elektrotechnik, Elektronik

• Fahrzeugbau, -instandhaltung

• Finanzdienstleistungen, Immobilien

• Gesundheit, Soziales

• Handel

• Holz, Möbel

• Hotel, Gaststätten, Tourismus

• IT, DV, Computer

• Management, Beratung, Recht, Steuern

• Medien, Informationsdienste

• Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik

• Transport, Verkehr

• Öffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, Verteidigung

• Weitere Dienstleistungen

Weiterbildung (berufliche Anpassung)

Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Büro und Sekretariat, Bürokommunikation, Auftragsbearbeitung, Lohn- und Gehaltsbuchführung).

Weiterbildung (beruflicher Aufstieg)

Ein Studium eröffnet weitere Berufs- und Karrierechancen (z.B. durch einen Bachelorabschluss im Studienfach Informatik oder Wirtschaftsinformatik).

Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung ein Studium möglich. Weitere Informationen:

Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern

Stellen- und Bewerberbörsen

• BITKOM Jobworld

• runningoffice

• sekretaerin.de

Trends

Effizientere Gestaltung von Arbeitsprozessen im Büromanagement dank KI-basierter Systeme

Künstliche Intelligenz (KI) kommt in der Arbeitswelt immer mehr zum Einsatz und gilt derzeit als eine der wichtigsten Schlüsseltechnologien. Im Bereich des Büromanagements können KI-basierte Systeme bereits komplizierte Aufgaben übernehmen, um sowohl die Mitarbeitenden zu entlasten als auch die Arbeiten im Büroalltag zu optimieren und effizienter zu gestalten. Das Einlesen und Zuordnen von Dokumenten erfolgt z.B. voll- oder teilautomatisiert. Auch Sprachtools oder Tools zur Textgenerierung werden in der internen und externen Bürokommunikation immer häufiger eingesetzt. Führungskräfte und Mitarbeitende im Büromanagement werden sich mit den zahlreichen Möglichkeiten von KI-basierten Systemen vertraut machen.