Ausbildungsberuf

Managementassistent/in (schulische Ausbildung)

Zugang zur Tätigkeit

In der Regel benötigt man einen Abschluss als Managementassistent/in.

Zugangsvoraussetzungen für die Ausbildung

Vorausgesetzt wird ein mittlerer Bildungsabschluss .

Je nach Bildungsanbieter werden ggf. weitere oder abweichende Zugangsvoraussetzungen gefordert.

Zugangsvoraussetzungen für die Ausbildung

Die fachliche und persönliche Eignung der Bewerber/innen wird meist anhand der schriftlichen Bewerbungsunterlagen und in einem persönlichen Gespräch geprüft. Gelegentlich werden auch schriftliche Aufnahmeprüfungen durchgeführt. Darüber hinaus kann der schulische Leistungsstand entscheidend sein. Auch die Reihenfolge der Anmeldungen kann eine Rolle spielen.

Jugendliche unter 18 Jahren müssen ggf. eine ärztliche Bescheinigung über eine Erstuntersuchung vorlegen.

Wichtige Schulfächer

Vertiefte Kenntnisse in folgenden Schulfächern bilden gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Ausbildung:

Deutsch:

Gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit und Rechtschreibsicherheit sind für die geschäftliche Korrespondenz wichtig.

Mathematik:

Mathematische Kenntnisse sind erforderlich, um etwa Kosten- und Leistungsrechnungen durchführen zu können.

Englisch und weitere Fremdsprachen:

Fremdsprachen spielen in der Ausbildung eine wichtige Rolle für die Kommunikation mit internationalen Geschäftspartnern. Vorrangig Englisch, aber auch weitere Fremdsprachenkenntnisse sind im Bereich europäisches und internationales Management nützlich.

Wirtschaft:

Kenntnisse wirtschaftlicher und rechtlicher Zusammenhänge sind nötig, um bestimmte Geschäftsvorgänge leichter nachvollziehen zu können und um in Bereichen wie Marketing, Rechnungswesen und Controlling sowie im Personalbereich tätig sein zu können.

Anerkennung von ausländischen Qualifikationen

Die Tätigkeit als Managementassistent/in ist nicht reglementiert.

Um mit einem im Ausland erworbenen Abschluss in diesem Beruf zu arbeiten, ist keine berufliche Anerkennung notwendig. Jedoch kann eine Feststellung der Gleichwertigkeit deutschen Arbeitgebern helfen, die im Ausland erworbenen beruflichen Fähigkeiten besser zu beurteilen.

Zuständige Stellen sind Behörden der Länder wie z.B. Bezirksregierungen. Bei der Suche nach der zuständigen Stelle für die berufliche Anerkennung helfen die Fachstelle Beratung und Qualifizierung des IQ-Netzwerks weiter.

Weiterführende Informationen zu Leben und Arbeiten in Deutschland:

• Hotline Arbeiten und Leben in Deutschland - zentrale Informations-Hotline des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF) und der Bundesagentur für Arbeit (BA)

• Für Menschen aus dem Ausland - Ein Informationsangebot der Bundesagentur für Arbeit

• Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit

• Make it in Germany - Das Willkommensportal der Fachkräfte-Offensive für internationale Fachkräfte

• Anerkennung in Deutschland - Das Informationsportal der Bundesregierung zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen

Ausbildungsinhalte

Während des theoretischen und praktischen Unterrichts erwirbt man beispielsweise Kenntnisse in folgenden Bereichen:

• Wirtschaftliche Fächer

  • Allgemeine Betriebswirtschaftslehre

  • Volkswirtschaftslehre

  • Außenwirtschaftslehre

  • Rechnungswesen

  • Wirtschaftsmathematik

• Fremdsprachen

  • Wirtschaftsenglisch

  • Französisch oder Spanisch

• Bürokommunikation

Während der Ausbildung werden auch allgemeinbildende Fächer wie Deutsch und Sozialkunde unterrichtet.

Betriebspraktika

Bei Praktika werden die theoretischen Inhalte bei Unternehmen umgesetzt und angewandt. Auch Praktika im Ausland sind möglich. Die Schüler/innen erhalten Einblick in das Betriebsgeschehen und sammeln Erfahrungen in den berufstypischen Arbeitsmethoden.

Ausbildungsaufbau

Stundenverteilung (beispielhaft)

Pflichtunterricht

• 1. Berufsübergreifender Lernbereich:

  • Deutsch: 1. Jahr 2 Wochenstunden, 2. Jahr 2 Wochenstunden

  • Sozialkunde: 1. Jahr 2 Wochenstunden, 2. Jahr 2 Wochenstunden

  Berufsübergreifender Lernbereich insgesamt: 1. und 2. Jahr jeweils 4 Wochenstunden

• 2. Beruflicher Lernbereich:

  • Wirtschaftsmathematik: 1. Jahr 2 Wochenstunden, 2. Jahr 2 Wochenstunden

  • Englisch (mit Wirtschaftsenglisch): 1. Jahr 7 Wochenstunden, 2. Jahr 5 Wochenstunden

  • Volkswirtschaftslehre: 1. Jahr 0 Wochenstunden, 2. Jahr 2 Wochenstunden

  • Elektronische Datenverarbeitung: 1. Jahr 4 Wochenstunden, 2. Jahr 2 Wochenstunden

  • Betriebswirtschaftslehre: 1. Jahr 3 Wochenstunden, 2. Jahr 3 Wochenstunden

  • Außenwirtschaftslehre: 1. Jahr 0 Wochenstunden, 2. Jahr 4 Wochenstunden

  • Rechnungswesen: 1. Jahr 4 Wochenstunden, 2. Jahr 0 Wochenstunden

  • Bürokommunikation: 1. Jahr 0 Wochenstunden, 2. Jahr 4 Wochenstunden

  • Textverarbeitung: 1. Jahr 4 Wochenstunden, 2. Jahr 2 Wochenstunden

  Berufsübergreifender Lernbereich insgesamt: 12 Wochenstunden

Pflichtunterricht insgesamt: 1. und 2. Jahr jeweils 28 Wochenstunden

Wahlpflichtfächer

• Französisch: 1. Jahr 4 Wochenstunden, 2. Jahr 4 Wochenstunden

• Spanisch: 1. Jahr 4 Wochenstunden, 2. Jahr 4 Wochenstunden

Gesamtstundenzahl:

1. und 2. Jahr jeweils 32 Wochenstunden

Ausbildungsvergütung

Für die Ausbildung wird keine Vergütung gezahlt.

Ausbildungskosten

Die Ausbildung an öffentlichen Schulen ist für die Schüler/innen in der Regel kostenfrei, jedoch fallen ggf. Aufnahme- und Prüfungsgebühren an. Private Schulen erheben dagegen meist Lehrgangsgebühren.

Ggf. entstehen weitere Kosten, z.B. für Lernmittel, Berufskleidung, Fahrten zur Ausbildungsstätte oder für auswärtige Unterbringung.

Förderungsmöglichkeiten

Unter bestimmten Bedingungen können Schüler/innen, die an einer berufsbildenden Ausbildung teilnehmen, eine Förderung nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) erhalten.

Weitere Informationen: Das BAföG: alle Infos auf einen Blick

Ausbildungsdauer

2 Jahre

Ausbildungsdauer - Verkürzungen/Verlängerungen

Ausbildungsdauer sowie Verkürzungs- und Verlängerungsmöglichkeiten sind in den Ausbildungs- und Prüfungsordnungen der Bundesländer geregelt.

Verkürzung

Verkürzungen sind je nach Bundesland und Bildungsgang möglich, z.B. für Bewerber/innen mit Hochschulreife oder einschlägiger beruflicher Grundbildung oder für Studienabbrecher/innen eines einschlägigen Studienfachs (z.B. Aufnahme ins zweite Ausbildungsjahr oder Einrichtung verkürzter Bildungsgänge).

Verlängerung

Wer wegen mangelhafter Leistungen nicht in den nächsten Ausbildungsabschnitt versetzt wurde, kann das Schuljahr in der Regel einmal wiederholen, wenn dadurch die erlaubte Gesamtverweildauer an der Schule nicht überschritten wird.

Abschluss-/Berufsbezeichnungen

Die Ausbildung ist nur in dem genannten Bundesland rechtlich geregelt und führt dort zu folgender Abschlussbezeichnung:

Bayern:

• Staatlich geprüfter Euro-Management-Assistent/Staatlich geprüfte Euro-Management-Assistentin

Alternativ kann die Ausbildung nach internen Regelungen der Bildungsanbieter durchgeführt werden. Die Abschlussbezeichnungen können von der oben genannten abweichen.

Ausbildungssituation

Auf folgende Bedingungen und Anforderungen sollte man sich einstellen:

Im theoretischen Unterricht:

Unterricht im Klassenverband, ggf. Projektarbeit, Aufarbeitung der Inhalte zu Hause

Im praktischen Unterricht und im Praktikumsbetrieb:

• Praktische Mitarbeit (unter Anleitung): z.B. (fremdsprachige) Verträge und Angebote erstellen, Sitzungen und Konferenzen organisieren, Kostenrechnung erledigen, Außenkontakte pflegen

  Umgebung: Bildschirmarbeit in Büroräumen

• Anforderungen:

  • Organisatorische Fähigkeiten (z.B. Konferenzen planen und organisieren)

  • Kommunikationsfähigkeit und Kontaktbereitschaft (z.B. schnell Kontakte zu Lieferanten und Kunden herstellen, Geschäftspartner im In- und Ausland beraten)

  • Kaufmännisches Denken und Verhandlungsgeschick (z.B. kosteneffiziente Verhandlungen mit Lieferanten über Lieferkonditionen führen)

  • Mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (z.B. Dolmetscheraufgaben sowie schriftliche Korrespondenz erledigen)

Ausbildungssituation

Die Ausbildung umfasst Unterricht im Klassenverband (theoretisch und praktisch) sowie i.d.R. praktische Arbeit im Rahmen von Praktika.

Theoretischer und praktischer Unterricht

Bei einer Berufsfachschul-Ausbildung besuchen die Schüler/innen theoretischen Unterricht im Klassenverband und führen praktische Übungen durch, z.B. in schuleigenen Werkstätten, Labors o.Ä.

Während der schulischen Ausbildung werden z.B. Klassenarbeiten geschrieben und andere Leistungsnachweise erbracht. Gegebenenfalls werden Projektarbeiten im Team durchgeführt. Außerdem müssen die Schüler/innen für die Vorbereitung auf die Abschlussprüfung Zeit einplanen.

Betriebspraktika

Hier arbeiten die Schüler/innen praktisch mit und lernen die Arbeitsbedingungen im jeweiligen Beruf kennen. Begleitet werden sie während ihres Praktikums von ausgebildeten Fachkräften. Betriebspraktika werden teilweise in den Schulferien durchgeführt.

Lernorte

Managementassistenten und -assistentinnen werden in schulischer Form ausgebildet.

Lernorte sind

• Berufsfachschule : Unterrichtsräume (Unterricht im Klassenverband)

• Praktikumsbetriebe: z.B. Wirtschaftsabteilungen von Unternehmen unterschiedlicher Branchen

Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Managementassistenten und -assistentinnen entlasten die Geschäftsleitung von Routinearbeiten und unterstützen sie bei Planungen und Entscheidungen sowie bei der Mitarbeiterführung. Sie analysieren z.B. Verträge und Angebote, erstellen Statistiken und werten sie aus. Dabei arbeiten sie, besonders in international tätigen Unternehmen, häufig mit fremdsprachigen Dokumenten. Ebenso assistieren sie bei der Ablauf- und Zeitplanung und bei der Personalbeschaffung, bereiten Verhandlungen vor und übersetzen Vorlagen. Sie erarbeiten Entscheidungsgrundlagen und -hilfen für die Geschäftsleitung oder werten die auf der Führungsebene zusammenlaufenden betriebswirtschaftlichen Unterlagen aus. Bei Außenkontakten vertreten sie ihren Kompetenzbereich und führen z.B. Verhandlungen mit Geschäftspartnern.

Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)

Worum geht es?

Managementassistenten und -assistentinnen unterstützen die Geschäftsleitung oder ähnliche Führungsgremien bei deren Aufgaben. Sie bereiten Entscheidungen vor, erledigen Koordinations- und Organisationsarbeiten und pflegen Außenkontakte.

Ein Beruf mit vielen Einsatzmöglichkeiten

Sie arbeiten in allen Wirtschaftszweigen, insbesondere in größeren (internationalen) Unternehmen, aber auch in Verwaltungen und Behörden. Managementassistenten und -assistentinnen führen z.B. in Bereichen wie interne Organisation, Außenkontakte oder Mitarbeiterführung Assistenzaufgaben aus. Um Aufgaben im fremdsprachlichen Sektor zu übernehmen, benötigen sie Kenntnisse in mindestens zwei Fremdsprachen, meist Englisch und Französisch.

Die rechte Hand der Geschäftsleitung

Als rechte Hand der Geschäftsleitung sind Managementassistenten und -assistentinnen mit Fragen der internen Organisation ebenso befasst wie mit der Pflege und Koordination von Außenkontakten. Sie beschaffen z.B. Informationen und Daten, die für die Vorbereitung eines Geschäftsvorganges benötigt werden, werten sie aus und bereiten sie benutzerfreundlich auf. Des Weiteren assistieren sie bei Führungsaufgaben in der Personaldisposition und -entwicklung. Sie übernehmen die Terminkoordination und Reiseplanung, erstellen Ablauf- und Zeitplanungen, organisieren Besprechungen, Sitzungen oder Tagungen oder führen Aufgaben im Bereich Kostenrechnung und Controlling durch.

Kontakte nach außen

Managementassistenten und -assistentinnen haben Kontakte zu Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten. Sie empfangen und betreuen Firmenkunden oder -gäste und dolmetschen ggf. bei Gesprächen. Sie klären Sachverhalte mit Geschäftspartnern, führen Verhandlungen auf Messen, beraten Kunden und unterbreiten ihnen Angebote bzw. leiten eingehende Angebote an die Geschäftsleitung weiter.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

• Führungskräfte unterstützen

• im Bereich interne Organisation mitwirken

  • bei Ablauf- und Zeitplanung sowie Steuerung und Überwachung der Arbeitsabläufe assistieren

  • Sitzungen, Tagungen, Konferenzen und Besprechungen planen und organisieren, für einen reibungslosen Ablauf sorgen, an Besprechungen teilnehmen, ggf. übersetzen oder dolmetschen, Sitzungsergebnisse protokollieren, Protokolle erstellen

  • allgemeine Sekretariatsarbeiten durchführen, z.B. (fremdsprachige) Korrespondenz erledigen, Schriftgut und Fachinformationen verwalten, Terminplanung und -überwachung, Reiseplanung

• Entscheidungsgrundlagen und -hilfen erarbeiten und bereitstellen bzw. die in der Chefetage zusammenlaufenden betriebswirtschaftlichen Unterlagen auswerten

  • Statistiken erstellen und auswerten

  • Kostenfaktoren analysieren (Kostenrechnung)

  • Aufgaben im Bereich Controlling wahrnehmen, Soll-Ist-Vergleiche erstellen bzw. analysieren

  • Konzepte für (Rahmen-)Verträge und Angebote erarbeiten

• im Bereich Personalwesen mitwirken

  • bei Personalauswahl und -einstellung assistieren

  • in der Personalverwaltung mitarbeiten (z.B. bei Koordinationsaufgaben wie Einsatz- oder Urlaubsplanung)

  • bei Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildung mitarbeiten

• im Bereich Außenkontakte mitarbeiten

  • Besucher betreuen

  • ggf. Dolmetschertätigkeiten übernehmen

  • Kontakte zu Lieferanten, Kunden, Kreditinstituten, Behörden, Organisationen und Fachverbänden pflegen

Verdienst/Einkommen

Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): € 2.811 bis € 3.125

Quelle:

Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales

Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Verdienst/Einkommen

Das Einkommen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen hängt von der Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung und Verantwortlichkeit ab, aber auch von den jeweiligen Anforderungen des Berufs, von Branche, Region und Betrieb. Die Höhe richtet sich in tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Nicht tarifgebundene Betriebe können ihre Mitarbeiter/innen in Anlehnung an entsprechende Tarifverträge entlohnen.

Weitere Informationen über Einkommensmöglichkeiten:

• Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit

• LohnSpiegel.de

• WSI-Tarifarchiv

Tätigkeitsbezeichnungen

• Managementassistent/in

Auch übliche Berufsbezeichnungen/Synonyme

• Assistent/in der Geschäftsführung

• Direktionsassistent/in

• Vorstandsassistent/in

Arbeitsorte

Managementassistenten und -assistentinnen arbeiten in erster Linie

• in Büro- und Besprechungsräumen

Darüber hinaus arbeiten sie ggf. auch

• beim Kunden

• auf Messen

• im Homeoffice bzw. mobil

Arbeitssituation

Managementassistenten und -assistentinnen erledigen Koordinations- und Organisationsarbeiten mithilfe des Computers und entsprechender Präsentations-, Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationssoftware. In erster Linie sind sie in Büroräumen am Bildschirm tätig.

Selbstsicherheit, Organisationstalent und Flexibilität sind für eine Vielzahl an unterschiedlichen Tätigkeiten erforderlich, etwa wenn Kunden empfangen oder Sitzungen vorbereitet werden. Für das Führen des Schriftverkehrs sind mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, für die Pflege der Außenkontakte Kontaktbereitschaft, Kommunikationsfähigkeit und interkulturelle Kompetenz wichtig. Um den Personalbedarf zu ermitteln und Angebote kosteneffizient zu erarbeiten, benötigen Managementassistenten und -assistentinnen Sorgfalt und kaufmännisches Denken. Geschick beweisen sie z.B. in Verhandlungen mit Lieferanten. Über Informationen aus der obersten Führungsebene bewahren sie Verschwiegenheit.

Arbeitsbedingungen im Einzelnen

• Bildschirmarbeit (z.B. Assistenzaufgaben am Computer organisieren, koordinieren und überwachen)

• Arbeit in Büroräumen

• häufig wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen (z.B. Empfangen von Kunden, Vorbereiten einer Sitzung, Führen des Schriftverkehrs)

• Kundenkontakt (z.B. Außenkontakte pflegen, Kunden beraten und betreuen)

Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel

Unterlagen, z.B.: Terminkalender, (fremdsprachige) Korrespondenz, Geschäftsreiseunterlagen, Besprechungsprotokolle und Projektunterlagen, Konzepte, Einsatz- und Urlaubspläne, Verträge, Statistiken

Büroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon, Videokonferenztools

Arbeitsbereiche/Branchen

Managementassistenten und -assistentinnen finden Beschäftigung in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche.

Branchen im Einzelnen

• Bau, Architektur

• Elektrotechnik, Elektronik

• Fahrzeugbau, -instandhaltung

• Finanzdienstleistungen, Immobilien

• Gesundheit, Soziales

• Handel

• Holz, Möbel

• Hotel, Gaststätten, Tourismus

• IT, DV, Computer

• Management, Beratung, Recht, Steuern

• Medien, Informationsdienste

• Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik

• Transport, Verkehr

• Öffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, Verteidigung

• Verbände, Organisationen, Interessenvertretungen

• Weitere Dienstleistungen

Weiterbildung (berufliche Anpassung)

Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Büro und Sekretariat, Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Betriebliche Organisation).

Weiterbildung (beruflicher Aufstieg)

Weitere Berufs- und Karrierechancen eröffnen sich - je nach beruflicher Vorbildung - durch eine Aufstiegsweiterbildung (z.B. durch eine Weiterbildung als Betriebswirt/in für Kommunikation und Büromanagement oder die Prüfung als Wirtschaftsfachwirt/in) oder ein grundständiges Studium (z.B. im Studienfach Betriebswirtschaftslehre, Business Administration oder Wirtschaftsrecht).

Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung ein Studium möglich. Weitere Informationen:

Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern

Stellen- und Bewerberbörsen

• Personal-Stellen.de

• runningoffice

• sekretaerin.de

Trends

Effizientere Gestaltung von Arbeitsprozessen im Büromanagement dank KI-basierter Systeme

Künstliche Intelligenz (KI) kommt in der Arbeitswelt immer mehr zum Einsatz und gilt derzeit als eine der wichtigsten Schlüsseltechnologien. Im Bereich des Büromanagements können KI-basierte Systeme bereits komplizierte Aufgaben übernehmen, um sowohl die Mitarbeitenden zu entlasten als auch die Arbeiten im Büroalltag zu optimieren und effizienter zu gestalten. Das Einlesen und Zuordnen von Dokumenten erfolgt z.B. voll- oder teilautomatisiert. Auch Sprachtools oder Tools zur Textgenerierung werden in der internen und externen Bürokommunikation immer häufiger eingesetzt. Führungskräfte und Mitarbeitende im Büromanagement werden sich mit den zahlreichen Möglichkeiten von KI-basierten Systemen vertraut machen.