Ausbildungsberuf

Betriebsassistent/in - Handwerk

Zugang zur Tätigkeit

In der Regel benötigt man einen Abschluss als Betriebsassistent/in im Handwerk.

Zugangsvoraussetzungen für die Ausbildung

Vorausgesetzt werden i.d.R. die allgemeine Hochschulreife oder Fachhochschulreife , teilweise auch ein mittlerer Bildungsabschluss , sowie ein Ausbildungsvertrag in einem anerkannten Ausbildungsberuf des Handwerks.

Wichtige Schulfächer

Vertiefte Kenntnisse in folgenden Schulfächern bilden gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Ausbildung:

Deutsch:

Angehende Betriebsassistenten und -assistentinnen im Handwerk erledigen viele Schreibarbeiten, z.B. den Schriftverkehr mit Auftraggebern, Lieferanten, Geschäftspartnern, Behörden und Verbänden. Gute Deutschkenntnisse sind dafür ein Muss.

Mathematik:

Kenntnisse in Mathematik benötigen angehende Betriebsassistenten und -assistentinnen im Handwerk, um z.B. Kalkulationen zu erstellen und betriebswirtschaftliche Berechnungen durchzuführen.

Wirtschaft:

Zukünftige Betriebsassistenten und -assistentinnen im Handwerk bearbeiten Aufgaben aus Bereichen wie der Kosten- und Leistungsrechnung bzw. dem Steuerwesen. Vorkenntnisse im Fach Wirtschaft sind hier hilfreich.

Anerkennung von ausländischen Qualifikationen

Die Tätigkeit als Betriebsassistent/in im Handwerk ist nicht reglementiert.

Um mit einem im Ausland erworbenen Abschluss in diesem Beruf zu arbeiten, ist keine berufliche Anerkennung notwendig. Jedoch kann eine Feststellung der Gleichwertigkeit deutschen Arbeitgebern helfen, die im Ausland erworbenen beruflichen Fähigkeiten besser zu beurteilen.

Zuständige Stellen sind Behörden der Länder wie z.B. Kultusministerien. Bei der Suche nach der zuständigen Stelle für die berufliche Anerkennung helfen die Fachstelle Beratung und Qualifizierung des IQ-Netzwerks weiter.

Weiterführende Informationen zu Leben und Arbeiten in Deutschland:

• Hotline Arbeiten und Leben in Deutschland - zentrale Informations-Hotline des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF) und der Bundesagentur für Arbeit (BA)

• Für Menschen aus dem Ausland - Ein Informationsangebot der Bundesagentur für Arbeit

• Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit

• Make it in Germany - Das Willkommensportal der Fachkräfte-Offensive für internationale Fachkräfte

• Anerkennung in Deutschland - Das Informationsportal der Bundesregierung zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen

Ausbildungsinhalte

Während der Ausbildung zum Betriebsassistenten/zur Betriebsassistentin im Handwerk erwirbt man z.B. Kenntnisse in den Bereichen:

• Grundlagen des Rechnungswesens und Controllings: Buchführung, Jahresabschluss und Grundzüge der Auswertung, Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling

• Grundlagen wirtschaftlichen Handelns im Betrieb: Handwerk in Wirtschaft und Gesellschaft, Marketing, Organisation, Personalwesen und Mitarbeiterführung, Finanzierung, Planung, Gründung

• Rechtliche und steuerliche Grundlagen: Bürgerliches Recht, Mahn- und Klageverfahren, Zwangsvollstreckung, Insolvenzverfahren; Handwerks- und Gewerberecht, Handels- und Gesellschaftsrecht, Wettbewerbsrecht; Arbeitsrecht; Sozial- und Privatversicherungen; Steuern

Die Ausbildung im anerkannten Ausbildungsberuf des Handwerks entspricht den Inhalten der jeweiligen Berufsausbildung, in dem die Ausbildung parallel zur Qualifikation Betriebsassistent/in im Handwerk erfolgt.

Ausbildungsaufbau

Beispiel für die Stundenverteilung

• Kontrolle der Wertströme im Handwerksbetrieb, Erfolgsvorgänge; Kosten- und Leistungsrechnung und betriebliche Steuern: 1. Jahr 40 Stunden, 2. Jahr 40 Stunden, 3. Jahr 0 Stunden

• Entwicklung und Vermarktung einer Leistung im Handwerk unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen: 1. Jahr 120 Stunden, 2. Jahr 0 Stunden, 3. Jahr 0 Stunden

• Aufträge abwickeln, Kunden- und Geschäftsprozessorientierung im Handwerksbetrieb umsetzen: 1. Jahr 0 Stunden, 2. Jahr 120 Stunden, 3. Jahr 0 Stunden

• Betreuung des Personals als wichtiger Qualitätsfaktor im Handwerksbetrieb: 1. Jahr 0 Stunden, 2. Jahr 0 Stunden, 3. Jahr 100 Stunden

• Pflege der Kundenbeziehungen des Handwerksbetriebs: 1. Jahr 0 Stunden, 2. Jahr 0 Stunden, 3. Jahr 60 Stunden

Gesamtstundenzahl:

• 1. Jahr insgesamt: 160 Stunden

• 2. Jahr insgesamt: 160 Stunden

• 3. Jahr insgesamt: 160 Stunden

Ausbildungsvergütung

Während einer dualen Ausbildung mit integrierter Zusatzqualifikation zum Betriebsassistenten/zur Betriebsassistentin im Handwerk erhalten die Auszubildenden die im jeweiligen Ausbildungsberuf übliche Ausbildungsvergütung.

Für die Teilnahme an Weiterbildungslehrgängen erhält man keine Vergütung.

Ausbildungsvergütung

Laut Berufsbildungsgesetz ist der Ausbildungsbetrieb verpflichtet, den Auszubildenden eine angemessene Ausbildungsvergütung zu gewähren. Zu deren Festlegung schreibt das Gesetz eine Mindestvergütung vor. Abweichungen davon sind nur im Rahmen der Regelungen des Gesetzes möglich.

Einfluss auf die Höhe der Ausbildungsvergütung haben der Ausbildungsbereich (z.B. Industrie und Handel, Handwerk), die Branche und die Region, in denen die Ausbildung erfolgt.

Ausbildungskosten

Die Ausbildung im Betrieb ist für die Auszubildenden kostenfrei. Kosten können z.B. für Lehrgangsgebühren, Fachliteratur und Arbeitsmittel, Prüfungsgebühren und auswärtige Unterbringung entstehen.

Ausbildungsdauer

i.d.R. 3 Jahre

Abschluss-/Berufsbezeichnungen

Die Qualifikation ist nur im genannten Bundesland rechtlich geregelt und führt dort zu folgender Abschlussbezeichnung:

Nordrhein-Westfalen:

• Betriebsassistent im Handwerk/Betriebsassistentin im Handwerk

Alternativ kann man Qualifikationen erwerben, die durch interne Vorschriften der Bildungsanbieter geregelt sind. Sie führen zu Abschlüssen wie Betriebsassistent im Handwerk/Betriebsassistentin im Handwerk, Europaassistent im Handwerk/Europaassistentin im Handwerk, Europaassistent/Europaassistentin (HWK) oder Management-Assistent/Management-Assistentin (HWK).

Generell erwirbt man zusätzlich den Abschluss in einem anerkannten Ausbildungsberuf des Handwerks.

Ausbildungssituation

Auf folgende Bedingungen und Anforderungen sollte man sich einstellen:

Theoretischer Unterricht

• Angehende Betriebsassistenten und Betriebsassistentinnen im Handwerk besuchen zusätzlich zu ihrer dualen Ausbildung Lehrgänge.

Ausbildungssituation

Ausbildungssituation im Betrieb

In den Ausbildungsbetrieben betreuen Ausbilder/innen die Auszubildenden und leiten sie bei der Mitarbeit im Betrieb an.

Ausbildungssituation in der schulischen Bildungseinrichtung

An den schulischen Bildungseinrichtungen sind Leistungsnachweise und Prüfungen zu erbringen, für deren Vorbereitung die Auszubildenden Zeit einplanen müssen. Dies gilt sowohl für den Berufsschulunterricht im Rahmen der dualen Ausbildung im anerkannten Ausbildungsberuf als auch für den Unterricht zum Erwerb des weiteren Abschlusses, der zusätzlich zur Ausbildung im anerkannten Ausbildungsberuf erfolgt. Auswärtige Schüler/innen müssen sich während der Unterrichtsphasen i.d.R. eine Unterbringung am Schulort suchen und leben dann getrennt vom gewohnten sozialen Umfeld.

Lernorte

Betriebsassistenten und -assistentinnen im Handwerk werden in schulischer Form an Bildungseinrichtungen ausgebildet.

Lernorte sind

• Unterrichtsräume

Daneben erfolgt die Ausbildung im anerkannten Ausbildungsberuf im Betrieb und an der Berufsschule .

Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Betriebsassistenten und -assistentinnen im Handwerk führen kaufmännisch-verwaltende Aufgaben aus, beraten und betreuen Kunden und überwachen Aufträge. Sie führen z.B. Verkaufsgespräche und -verhandlungen, erstellen Angebote, kaufen Materialien ein und sorgen dafür, dass sie fachgerecht gelagert bzw. rechtzeitig zur Verarbeitung bereitgestellt werden. Außerdem überwachen sie Zahlungs- und Liefertermine, führen die Kostenrechnung durch und erstellen Kalkulationen. Sie optimieren Arbeitsabläufe, bearbeiten Personalangelegenheiten, wickeln den Schriftverkehr ab und fertigen technische Vorlagen, Statistiken sowie Auswertungen an.

Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)

Worum geht es?

Betriebsassistenten und -assistentinnen im Handwerk übernehmen die Schnittstellenfunktion zwischen dem technischen und kaufmännischen Bereich in Handwerksbetrieben.

Kundenberatung und Einkauf

In der Kundenberatung und -betreuung führen sie Verkaufsgespräche und -verhandlungen, erstellen Angebote und bearbeiten Kundenaufträge. Nach Rücksprache mit dem handwerklich-technischen Bereich planen sie Liefer- bzw. Fertigstellungstermine und überwachen deren Einhaltung. Sie klären etwaige Rückfragen bzw. Änderungswünsche von Kunden und bearbeiten Reklamationen. Auch die Planung und die Umsetzung von Werbemaßnahmen gehören zu ihrem Aufgabenbereich.

Im Einkauf ermitteln sie zusammen mit den Kollegen und Kolleginnen aus der Werkstatt z.B. den Materialbedarf für einen Auftrag und holen entsprechende Angebote ein. Sie verhandeln mit Lieferanten, schreiben Bestellungen und überwachen die Einhaltung von Lieferterminen. Treffen die Materialien ein, kontrollieren Betriebsassistenten und -assistentinnen im Handwerk Umfang und Qualität der Sendungen und sorgen für eine sachgerechte Lagerung der Güter.

Buchführung und Verwaltung

Die Buchführung gehört ebenfalls zum Aufgabengebiet von Betriebsassistenten und -assistentinnen im Handwerk. Sie prüfen und erstellen Rechnungen, veranlassen Zahlungen, buchen die anfallenden Geschäftsvorgänge und führen die Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Beschäftigten durch.

Schließlich übernehmen sie allgemeine Organisations- und Verwaltungsaufgaben in Handwerksbetrieben, etwa die Erstellung von Dienst- und Organisationsplänen, die Bearbeitung von Personalangelegenheiten und die Abwicklung des Schriftverkehrs.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

• Kunden betreuen, Aufträge akquirieren

  • Kunden beraten bzw. Verkaufsgespräche und -verhandlungen führen

  • ggf. an Ausschreibungen teilnehmen

  • Angebote erstellen

  • Reklamationen bearbeiten, Rückfragen bzw. Änderungswünsche von Kunden klären, Gewährleistungen überprüfen

  • Vertrieb und Kundendienst organisieren und optimieren

• Materialien, Roh- und Halbstoffe beschaffen und bereitstellen

  • Materialbedarf ermitteln, Angebote einholen und vergleichen

  • Verhandlungen mit Lieferanten führen, Materialien bestellen und Liefertermine überwachen

  • Waren annehmen und kontrollieren, Warenmängel reklamieren, fachgerechte Einlagerung sicherstellen

  • aufttrags- und termingerechte Bereitstellung von Materialien sicherstellen

  • Materiallager verwalten

• Werbemaßnahmen planen und umsetzen

• kaufmännische, organisatorische und verwaltende Aufgaben wahrnehmen

  • Rechnungen prüfen, Zahlungen veranlassen

  • Abrechnung durchführen, z.B. von Aufträgen, Lohn und Gehalt

  • Geschäftsvorgänge buchen

  • Aufgaben im Controlling übernehmen, Kosten-Leistungs-Rechnungen sowie Gewinn-und-Verlust-Rechnungen erstellen

  • Termine planen, überwachen und koordinieren

  • Arbeitsabläufe überwachen, ggf. optimieren

  • Personaleinsatz und -bedarf planen, Personalangelegenheiten bearbeiten

  • Schriftverkehr mit Auftraggebern, Lieferanten, Geschäftspartnern, Behörden und Verbänden abwickeln

  • technische Vorlagen erarbeiten, Aufstellungen, Statistiken und Auswertungen anfertigen

Verdienst/Einkommen

Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): € 3.512

Quelle:

Tarifregister Nordrhein-Westfalen

Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Verdienst/Einkommen

Das Einkommen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen hängt von der Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung und Verantwortlichkeit ab, aber auch von den jeweiligen Anforderungen des Berufs, von Branche, Region und Betrieb. Die Höhe richtet sich in tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Nicht tarifgebundene Betriebe können ihre Mitarbeiter/innen in Anlehnung an entsprechende Tarifverträge entlohnen.

Weitere Informationen über Einkommensmöglichkeiten:

• Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit

• LohnSpiegel.de

• WSI-Tarifarchiv

Tätigkeitsbezeichnungen

• Betriebsassistent/in - Handwerk

Berufsbezeichnung in französischer Sprache

• Assistant/Assistante de gestion de l'entreprise artisanale

Arbeitsorte

Betriebsassistenten und -assistentinnen im Handwerk arbeiten in erster Linie

• in Büro- und Besprechungsräumen

• in Werkstätten, -hallen

Darüber hinaus arbeiten sie ggf. auch

• im Materiallager

• beim Kunden

Arbeitssituation

Betriebsassistenten und Betriebsassistentinnen im Handwerk arbeiten viel am Computer mit branchenspezifischer Software. In erster Linie sind sie in Büroräumen am Bildschirm tätig, halten sich zur Auftragsüberwachung aber auch in Werkstätten auf und führen Beratungsgespräche bei Kunden vor Ort.

Die Arbeit von Betriebsassistenten und Betriebsassistentinnen im Handwerk erfordert kaufmännisches Denken und Verhandlungsgeschick, um kosteneffizient die Buchführung und Materialeinkäufe abwickeln zu können. Sorgfältig erledigen sie z.B. die Buchführung. Bei ihrer Arbeit haben sie viel Kundenkontakt, weshalb Kommunikationsfähigkeit, Serviceorientierung und Kontaktbereitschaft wichtig sind. Bei der Beratung von Kunden gehen sie flexibel auf deren Wünsche ein. Wenn es um die termingerechte Bereitstellung der Materialien geht, müssen Betriebsassistenten und Betriebsassistentinnen planen und organisieren können.

Arbeitsbedingungen im Einzelnen

• Bildschirmarbeit (z.B. Angebote ausarbeiten und eingehende Kundenaufträge bearbeiten)

• Arbeit in Büroräumen

• Arbeit in Werkstätten, Werk-/Produktionshallen (z.B. mit den Kollegen und Kolleginnen aus der Werkstatt den Materialbedarf ermitteln)

• Kundenkontakt (z.B. Kunden beraten)

• häufig wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen (z.B. Kundengespräche führen, den Mitarbeitereinsatz planen und eine Kostenrechnung erstellen)

Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel

Unterlagen, z.B.: Terminkalender, Angebots- und Auftragsunterlagen, Rechnungen, Materiallisten, Lagerbücher, Kalkulationen, Buchführungsunterlagen, Dienst- und Organisationspläne, Statistiken, betriebswirtschaftliche Auswertungen, Korrespondenz, Werbe- und Informationsmaterialien, Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften, Umweltschutzbestimmungen

Büroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon

Arbeitsbereiche/Branchen

Betriebsassistenten und -assistentinnen im Handwerk finden Beschäftigung in Handwerksbetrieben unterschiedlicher Wirtschaftsbereiche.

Branchen im Einzelnen

• Bau, Architektur

• Chemie, Pharmazie, Kunststoff

• Elektrotechnik, Elektronik

• Fahrzeugbau, -instandhaltung

• Gesundheit, Soziales

• Glas, Keramik, Rohstoffverarbeitung

• Holz, Möbel

• Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik

• Musikinstrumente, Sportgeräte, Spielwaren, Schmuck

• Nahrungs-, Genussmittelherstellung

• Papier, Druck

• Textil, Bekleidung, Leder

Weiterbildung (berufliche Anpassung)

Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, Marketing, Auftragsabwicklung, Material- und Warenwirtschaft).

Weiterbildung (beruflicher Aufstieg)

Aufstiegsweiterbildung bietet die Möglichkeit, beruflich voranzukommen und in Führungspositionen zu gelangen (z.B. durch die Prüfung als Fachmann/-frau für kaufmännische Betriebsführung (HwO)).

Ein Studium eröffnet weitere Berufs- und Karrierechancen (z.B. durch einen Bachelorabschluss im Studienfach Handwerksmanagement oder Betriebswirtschaftslehre, Business Administration).

Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung ein Studium möglich. Weitere Informationen:

Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern

Stellen- und Bewerberbörsen

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