Ausbildungsberuf

Managementassistent/in (doppelqual. Ausbildung)

Zugang zur Tätigkeit

In der Regel benötigt man einen Abschluss als Managementassistent/in.

Zugangsvoraussetzungen für die Ausbildung

Vorausgesetzt werden die allgemeine oder fachgebundene Hochschulreife bzw. die Fachhochschulreife , teilweise auch ein mittlerer Bildungsabschluss , sowie ein Ausbildungsvertrag in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf.

Wichtige Schulfächer

Vertiefte Kenntnisse in folgenden Schulfächern bilden gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Ausbildung:

Deutsch:

Angehende Managementassistenten und -assistentinnen stehen bereits während der Ausbildung in mündlichem und schriftlichem Kontakt mit Kunden. Dabei sind gute Deutschkenntnisse und Rechtschreibsicherheit unerlässlich.

Mathematik:

Mathematikkenntnisse sind erforderlich, um etwa Handelskalkulationen erstellen zu können.

Englisch und andere Fremdsprachen:

Bei Geschäftsvorgängen mit ausländischen Firmen und Institutionen erfordern Gespräche und Korrespondenz das Beherrschen einer Fremdsprache, vorrangig Englisch, im Bereich europäisches und internationales Management sind auch weitere Fremdsprachenkenntnisse nützlich.

Wirtschaft:

In der Ausbildung lernen Managementassistenten und -assistentinnen, den Waren-, Dienstleistungs- und Kapitalverkehr abzuwickeln. Daher müssen sie sich mit internationalen wirtschaftlichen und rechtlichen Zusammenhängen gut auskennen.

Anerkennung von ausländischen Qualifikationen

Die Tätigkeit als Managementassistent/in ist nicht reglementiert.

Um mit einem im Ausland erworbenen Abschluss in diesem Beruf zu arbeiten, ist keine berufliche Anerkennung notwendig. Jedoch kann eine Feststellung der Gleichwertigkeit deutschen Arbeitgebern helfen, die im Ausland erworbenen beruflichen Fähigkeiten besser zu beurteilen.

Zuständige Stellen sind Behörden der Länder wie z.B. Bezirksregierungen. Bei der Suche nach der zuständigen Stelle für die berufliche Anerkennung helfen die Fachstelle Beratung und Qualifizierung des IQ-Netzwerks weiter.

Weiterführende Informationen zu Leben und Arbeiten in Deutschland:

• Hotline Arbeiten und Leben in Deutschland - zentrale Informations-Hotline des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF) und der Bundesagentur für Arbeit (BA)

• Für Menschen aus dem Ausland - Ein Informationsangebot der Bundesagentur für Arbeit

• Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit

• Make it in Germany - Das Willkommensportal der Fachkräfte-Offensive für internationale Fachkräfte

• Anerkennung in Deutschland - Das Informationsportal der Bundesregierung zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen

Ausbildungsinhalte

Während der Ausbildung zum Managementassistenten/zur Managementassistentin erwirbt man z.B. Kenntnisse in den Bereichen:

• Finanzwirtschaft und Controlling

• Handelsmarketing

• Öffentlichkeitsarbeit

• Personalwesen und Arbeitsrecht

• Projektmanagement

• Volkswirtschaftslehre

• Warenwirtschaft mit E-Business

• Wirtschaftsenglisch

Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf, z.B.:

• Kaufmann/-frau für Büromanagement

• Kaufmann/-frau im Einzelhandel

Ausbildungsaufbau

Beispiel für die Stundenverteilung

• Handelsmanagement:

  • Handelsmarketing: 1. Jahr 2 Wochenstunden, 2. Jahr 2 Wochenstunden

  • Personalwesen und Arbeitsrecht: 1. Jahr 1 Wochenstunde, 2. Jahr 1 Wochenstunde

  • Finanzwirtschaft und Controlling: 1. Jahr 1 Wochenstunde, 2. Jahr 1 Wochenstunde

  • Volkswirtschaftslehre: 1. Jahr 1 Wochenstunde, 2. Jahr 1 Wochenstunde

• Warenwirtschaft mit E-Business: 1. Jahr 2 Wochenstunden, 2. Jahr 2 Wochenstunden

• Wirtschaftsenglisch: 1. Jahr 1 Wochenstunde, 2. Jahr 2 Wochenstunden

Gesamtstundenzahl: 8 Wochenstunden

Ausbildungsvergütung

Die Auszubildenden erhalten eine dem jeweiligen Ausbildungsberuf entsprechende Ausbildungsvergütung.

Ausbildungsvergütung

Laut Berufsbildungsgesetz ist der Ausbildungsbetrieb verpflichtet, den Auszubildenden eine angemessene Ausbildungsvergütung zu gewähren. Zu deren Festlegung schreibt das Gesetz eine Mindestvergütung vor. Abweichungen davon sind nur im Rahmen der Regelungen des Gesetzes möglich.

Einfluss auf die Höhe der Ausbildungsvergütung haben der Ausbildungsbereich (z.B. Industrie und Handel, Handwerk), die Branche und die Region, in denen die Ausbildung erfolgt.

Ausbildungskosten

Die Ausbildung im Betrieb ist für die Auszubildenden kostenfrei. Kosten können z.B. für Lehrgangsgebühren an Berufsfachschulen , Fachliteratur und Arbeitsmaterialien, Anfahrten sowie ggf. für auswärtige Unterbringung entstehen.

Ausbildungsdauer

Unterschiedlich, je nach Bildungsanbieter:

• 2-3 Jahre

Abschluss-/Berufsbezeichnungen

Die Qualifikation ist nur in den genannten Bundesländern rechtlich geregelt und führt dort zu folgenden Abschlussbezeichnungen:

Bayern:

• Management- und Projektassistent/Management- und Projektassistentin

Baden-Württemberg:

• Managementassistent/in im Handel

• Managementassistent/in im Einzelhandel

Generell erwirbt man zusätzlich den Abschluss in einem anerkannten Ausbildungsberuf, z.B.:

• Kaufmann/-frau für Büromanagement

• Kaufmann/-frau im Einzelhandel

Ausbildungssituation

Auf folgende Bedingungen und Anforderungen sollte man sich einstellen:

Theoretischer Unterricht

• Angehende Managementassistenten und -assistentinnen besuchen zusätzlich zu ihrer dualen Ausbildung Lehrgänge.

Ausbildungssituation

Ausbildungssituation im Betrieb

In den Ausbildungsbetrieben betreuen Ausbilder/innen die Auszubildenden und leiten sie bei der Mitarbeit im Betrieb an.

Ausbildungssituation in der schulischen Bildungseinrichtung

An den schulischen Bildungseinrichtungen sind Leistungsnachweise und Prüfungen zu erbringen, für deren Vorbereitung die Auszubildenden Zeit einplanen müssen. Dies gilt sowohl für den Berufsschulunterricht im Rahmen der dualen Ausbildung im anerkannten Ausbildungsberuf als auch für den Unterricht zum Erwerb des weiteren Abschlusses, der zusätzlich zur Ausbildung im anerkannten Ausbildungsberuf erfolgt. Auswärtige Schüler/innen müssen sich während der Unterrichtsphasen i.d.R. eine Unterbringung am Schulort suchen und leben dann getrennt vom gewohnten sozialen Umfeld.

Lernorte

Managementassistenten und -assistentinnen werden in schulischer Form an Bildungseinrichtungen ( Berufskollegs und ggf. Berufsschule ) ausgebildet.

Lernorte sind

• Unterrichtsräume

Daneben erfolgt die Ausbildung im anerkannten Ausbildungsberuf im Betrieb und an der Berufsschule.

Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Managementassistenten und -assistentinnen entlasten die Geschäftsleitung von Routinearbeiten und unterstützen sie bei Planungen und Entscheidungen sowie bei der Mitarbeiterführung. Sie analysieren z.B. Verträge und Angebote, erstellen Statistiken und werten sie aus. Dabei arbeiten sie, besonders in international tätigen Unternehmen, häufig mit fremdsprachigen Dokumenten. Ebenso assistieren sie bei der Ablauf- und Zeitplanung und bei der Personalbeschaffung, bereiten Verhandlungen vor und übersetzen Vorlagen. Sie erarbeiten Entscheidungsgrundlagen und -hilfen für die Geschäftsleitung oder werten die auf der Führungsebene zusammenlaufenden betriebswirtschaftlichen Unterlagen aus. Bei Außenkontakten vertreten sie ihren Kompetenzbereich und führen z.B. Verhandlungen mit Geschäftspartnern.

Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)

Worum geht es?

Managementassistenten und -assistentinnen unterstützen die Geschäftsleitung oder ähnliche Führungsgremien bei deren Aufgaben. Sie bereiten Entscheidungen vor, erledigen Koordinations- und Organisationsarbeiten und pflegen Außenkontakte.

Ein Beruf mit vielen Einsatzmöglichkeiten

Sie arbeiten in allen Wirtschaftszweigen, insbesondere in größeren (internationalen) Unternehmen, aber auch in Verwaltungen und Behörden. Managementassistenten und -assistentinnen führen z.B. in Bereichen wie interne Organisation, Außenkontakte oder Mitarbeiterführung Assistenzaufgaben aus. Um Aufgaben im fremdsprachlichen Sektor zu übernehmen, benötigen sie Kenntnisse in mindestens zwei Fremdsprachen, meist Englisch und Französisch.

Die rechte Hand der Geschäftsleitung

Als rechte Hand der Geschäftsleitung sind Managementassistenten und -assistentinnen mit Fragen der internen Organisation ebenso befasst wie mit der Pflege und Koordination von Außenkontakten. Sie beschaffen z.B. Informationen und Daten, die für die Vorbereitung eines Geschäftsvorganges benötigt werden, werten sie aus und bereiten sie benutzerfreundlich auf. Des Weiteren assistieren sie bei Führungsaufgaben in der Personaldisposition und -entwicklung. Sie übernehmen die Terminkoordination und Reiseplanung, erstellen Ablauf- und Zeitplanungen, organisieren Besprechungen, Sitzungen oder Tagungen oder führen Aufgaben im Bereich Kostenrechnung und Controlling durch.

Kontakte nach außen

Managementassistenten und -assistentinnen haben Kontakte zu Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten. Sie empfangen und betreuen Firmenkunden oder -gäste und dolmetschen ggf. bei Gesprächen. Sie klären Sachverhalte mit Geschäftspartnern, führen Verhandlungen auf Messen, beraten Kunden und unterbreiten ihnen Angebote bzw. leiten eingehende Angebote an die Geschäftsleitung weiter.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

• Führungskräfte unterstützen

• im Bereich interne Organisation mitwirken

  • bei Ablauf- und Zeitplanung sowie Steuerung und Überwachung der Arbeitsabläufe assistieren

  • Sitzungen, Tagungen, Konferenzen und Besprechungen planen und organisieren, für einen reibungslosen Ablauf sorgen, an Besprechungen teilnehmen, ggf. übersetzen oder dolmetschen, Sitzungsergebnisse protokollieren, Protokolle erstellen

  • allgemeine Sekretariatsarbeiten durchführen, z.B. (fremdsprachige) Korrespondenz erledigen, Schriftgut und Fachinformationen verwalten, Terminplanung und -überwachung, Reiseplanung

• Entscheidungsgrundlagen und -hilfen erarbeiten und bereitstellen bzw. die in der Chefetage zusammenlaufenden betriebswirtschaftlichen Unterlagen auswerten

  • Statistiken erstellen und auswerten

  • Kostenfaktoren analysieren (Kostenrechnung)

  • Aufgaben im Bereich Controlling wahrnehmen, Soll-Ist-Vergleiche erstellen bzw. analysieren

  • Konzepte für (Rahmen-)Verträge und Angebote erarbeiten

• im Bereich Personalwesen mitwirken

  • bei Personalauswahl und -einstellung assistieren

  • in der Personalverwaltung mitarbeiten (z.B. bei Koordinationsaufgaben wie Einsatz- oder Urlaubsplanung)

  • bei Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildung mitarbeiten

• im Bereich Außenkontakte mitarbeiten

  • Besucher betreuen

  • ggf. Dolmetschertätigkeiten übernehmen

  • Kontakte zu Lieferanten, Kunden, Kreditinstituten, Behörden, Organisationen und Fachverbänden pflegen

Verdienst/Einkommen

Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): € 2.811 bis € 3.125

Quelle:

Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales

Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Verdienst/Einkommen

Das Einkommen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen hängt von der Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung und Verantwortlichkeit ab, aber auch von den jeweiligen Anforderungen des Berufs, von Branche, Region und Betrieb. Die Höhe richtet sich in tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Nicht tarifgebundene Betriebe können ihre Mitarbeiter/innen in Anlehnung an entsprechende Tarifverträge entlohnen.

Weitere Informationen über Einkommensmöglichkeiten:

• Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit

• LohnSpiegel.de

• WSI-Tarifarchiv

Tätigkeitsbezeichnungen

• Managementassistent/in

Auch übliche Berufsbezeichnungen/Synonyme

• Assistent/in der Geschäftsführung

• Direktionsassistent/in

• Vorstandsassistent/in

Arbeitsorte

Managementassistenten und -assistentinnen arbeiten in erster Linie

• in Büro- und Besprechungsräumen

Darüber hinaus arbeiten sie ggf. auch

• beim Kunden

• auf Messen

• im Homeoffice bzw. mobil

Arbeitssituation

Managementassistenten und -assistentinnen erledigen Koordinations- und Organisationsarbeiten mithilfe des Computers und entsprechender Präsentations-, Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationssoftware. In erster Linie sind sie in Büroräumen am Bildschirm tätig.

Selbstsicherheit, Organisationstalent und Flexibilität sind für eine Vielzahl an unterschiedlichen Tätigkeiten erforderlich, etwa wenn Kunden empfangen oder Sitzungen vorbereitet werden. Für das Führen des Schriftverkehrs sind mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, für die Pflege der Außenkontakte Kontaktbereitschaft, Kommunikationsfähigkeit und interkulturelle Kompetenz wichtig. Um den Personalbedarf zu ermitteln und Angebote kosteneffizient zu erarbeiten, benötigen Managementassistenten und -assistentinnen Sorgfalt und kaufmännisches Denken. Geschick beweisen sie z.B. in Verhandlungen mit Lieferanten. Über Informationen aus der obersten Führungsebene bewahren sie Verschwiegenheit.

Arbeitsbedingungen im Einzelnen

• Bildschirmarbeit (z.B. Assistenzaufgaben am Computer organisieren, koordinieren und überwachen)

• Arbeit in Büroräumen

• häufig wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen (z.B. Empfangen von Kunden, Vorbereiten einer Sitzung, Führen des Schriftverkehrs)

• Kundenkontakt (z.B. Außenkontakte pflegen, Kunden beraten und betreuen)

Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel

Unterlagen, z.B.: Terminkalender, (fremdsprachige) Korrespondenz, Geschäftsreiseunterlagen, Besprechungsprotokolle und Projektunterlagen, Konzepte, Einsatz- und Urlaubspläne, Verträge, Statistiken

Büroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon, Videokonferenztools

Arbeitsbereiche/Branchen

Managementassistenten und -assistentinnen finden Beschäftigung in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche.

Branchen im Einzelnen

• Bau, Architektur

• Elektrotechnik, Elektronik

• Fahrzeugbau, -instandhaltung

• Finanzdienstleistungen, Immobilien

• Gesundheit, Soziales

• Handel

• Holz, Möbel

• Hotel, Gaststätten, Tourismus

• IT, DV, Computer

• Management, Beratung, Recht, Steuern

• Medien, Informationsdienste

• Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik

• Transport, Verkehr

• Öffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, Verteidigung

• Verbände, Organisationen, Interessenvertretungen

• Weitere Dienstleistungen

Weiterbildung (berufliche Anpassung)

Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Büro und Sekretariat, Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Betriebliche Organisation).

Weiterbildung (beruflicher Aufstieg)

Weitere Berufs- und Karrierechancen eröffnen sich - je nach beruflicher Vorbildung - durch eine Aufstiegsweiterbildung (z.B. durch eine Weiterbildung als Betriebswirt/in für Kommunikation und Büromanagement oder die Prüfung als Wirtschaftsfachwirt/in) oder ein grundständiges Studium (z.B. im Studienfach Betriebswirtschaftslehre, Business Administration oder Wirtschaftsrecht).

Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung ein Studium möglich. Weitere Informationen:

Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern

Stellen- und Bewerberbörsen

• Personal-Stellen.de

• runningoffice

• sekretaerin.de

Trends

Effizientere Gestaltung von Arbeitsprozessen im Büromanagement dank KI-basierter Systeme

Künstliche Intelligenz (KI) kommt in der Arbeitswelt immer mehr zum Einsatz und gilt derzeit als eine der wichtigsten Schlüsseltechnologien. Im Bereich des Büromanagements können KI-basierte Systeme bereits komplizierte Aufgaben übernehmen, um sowohl die Mitarbeitenden zu entlasten als auch die Arbeiten im Büroalltag zu optimieren und effizienter zu gestalten. Das Einlesen und Zuordnen von Dokumenten erfolgt z.B. voll- oder teilautomatisiert. Auch Sprachtools oder Tools zur Textgenerierung werden in der internen und externen Bürokommunikation immer häufiger eingesetzt. Führungskräfte und Mitarbeitende im Büromanagement werden sich mit den zahlreichen Möglichkeiten von KI-basierten Systemen vertraut machen.