Ausbildungsberuf

Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Betriebswirtschaft

Zugang zur Tätigkeit

In der Regel benötigt man eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmännische/r Assistent/in bzw. Wirtschaftsassistent/in der Fachrichtung Betriebswirtschaft.

Zugangsvoraussetzungen für die Ausbildung

Vorausgesetzt wird in der Regel ein mittlerer Bildungsabschluss .

Je nach Bundesland können abweichende schulische Voraussetzungen sowie z.B. eine abgeschlossene Berufsausbildung gefordert werden.

Zugangsvoraussetzungen für die Ausbildung

Die fachliche und persönliche Eignung der Bewerber/innen wird meist anhand der schriftlichen Bewerbungsunterlagen und in einem persönlichen Gespräch geprüft. Gelegentlich werden auch schriftliche Aufnahmeprüfungen durchgeführt. Darüber hinaus kann der schulische Leistungsstand entscheidend sein. Auch die Reihenfolge der Anmeldungen kann eine Rolle spielen.

Jugendliche unter 18 Jahren müssen ggf. eine ärztliche Bescheinigung über eine Erstuntersuchung vorlegen.

Auswahlverfahren

Die Berufsfachschulen wählen Bewerber/innen nach eigenen Kriterien aus. Es wird i.d.R. Wert auf einen Notendurchschnitt von mindestens 3,0 in den Fächern Deutsch, Englisch, Mathematik und Betriebswirtschaft gelegt. Gegebenenfalls führen die Schulen auch einen Eignungstest durch.

Wichtige Schulfächer

Vertiefte Kenntnisse in folgenden Schulfächern bilden gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Ausbildung:

Wirtschaft/Recht:

Die angehenden Assistenten und Assistentinnen erledigen z.B. Aufgaben im Rechnungswesen. Vorkenntnisse in Wirtschaft und Recht sind hierfür vorteilhaft.

Deutsch:

Gute Deutschkenntnisse werden für die schriftliche und mündliche Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden benötigt.

Mathematik:

Angehende Assistenten und Assistentinnen wirken z.B. bei der Entgeltabrechnung mit und ermitteln u.a. auch den Personaleinsatz und -bedarf. Gute Mathematikkenntnisse sind deshalb erforderlich.

Englisch:

Da Englisch die wichtigste Wirtschaftssprache ist, sind Kenntnisse in dieser Sprache für die Ausbildung und das spätere Berufsleben hilfreich.

Anerkennung von ausländischen Qualifikationen

Die Tätigkeit als Kaufmännische/r Assistent/in bzw. Wirtschaftsassistent/in der Fachrichtung Betriebswirtschaft ist nicht reglementiert.

Um mit einem im Ausland erworbenen Abschluss in diesem Beruf zu arbeiten, ist keine berufliche Anerkennung notwendig. Jedoch kann eine Feststellung der Gleichwertigkeit deutschen Arbeitgebern helfen, die im Ausland erworbenen beruflichen Fähigkeiten besser zu beurteilen.

Zuständige Stellen sind Behörden der Länder wie z.B. Regierungspräsidien oder Kultusministerien. Bei der Suche nach der zuständigen Stelle für die berufliche Anerkennung helfen die Fachstelle Beratung und Qualifizierung des IQ-Netzwerks weiter.

Weiterführende Informationen zu Leben und Arbeiten in Deutschland:

• Hotline Arbeiten und Leben in Deutschland - zentrale Informations-Hotline des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF) und der Bundesagentur für Arbeit (BA)

• Für Menschen aus dem Ausland - Ein Informationsangebot der Bundesagentur für Arbeit

• Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit

• Make it in Germany - Das Willkommensportal der Fachkräfte-Offensive für internationale Fachkräfte

• Anerkennung in Deutschland - Das Informationsportal der Bundesregierung zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen

Ausbildungsinhalte

Während des theoretischen und praktischen Unterrichts lernt man beispielsweise:

• wie man Daten für die betriebliche Kalkulation und die Entscheidungsvorbereitung beschafft, aufbereitet und präsentiert

• wie man Daten zur Markterhaltung und Markterweiterung und zur Differenzierung des betrieblichen Leistungsangebots auswertet und analysiert

• was bei der Dokumentation von Unternehmensleistungen im Rahmen der Finanzbuchhaltung zu beachten ist

• wie man Kunden berät und Verträge abwickelt

• wie der Jahresabschluss erstellt wird

• wie man kaufmännische Software verwendet

• welche arbeitsrechtlichen Bestimmungen zu beachten sind

Während der Ausbildung werden auch allgemeinbildende Fächer wie Deutsch und Wirtschafts- und Sozialkunde unterrichtet.

Betriebspraktika

Bei Praktika werden die theoretischen Inhalte im Büro umgesetzt und angewandt. Die Schüler/innen erhalten Einblick in das Betriebsgeschehen, sammeln Erfahrungen in den berufstypischen Arbeitsmethoden und gewinnen einen Überblick über Aufbau und Ablauforganisation des Betriebs.

Zusatzkenntnisse

Je nach Angebot der einzelnen Schulen werden Zusatzkenntnisse vermittelt, die den Erwerb der Fachhochschulreife bzw. der allgemeinen Hochschulreife ermöglichen.

Ausbildungsaufbau

Zeitrichtwerte gemäß KMK-Vereinbarung:

• Berufsübergreifender Lernbereich: 320 Stunden

• Berufsbezogener Lernbereich: 2.240 Stunden

Gesamtstundenzahl: 2.560 Stunden

Die Einteilung in Fächer, Lernfelder oder Projekte ist in den Berufsfachschulverordnungen der Länder geregelt.

Beispiel für die Stundenverteilung

Pflichtunterricht

• Allgemeiner Unterricht:

  • Sozialkunde: 1. Ausbildungsjahr 1 Wochenstunde, 2. Ausbildungsjahr 1 Wochenstunde

  • Sport: 1. Ausbildungsjahr 1 Wochenstunde, 2. Ausbildungsjahr 1 Wochenstunde

  • Deutsch: 1. Ausbildungsjahr 3 Wochenstunden, 2. Ausbildungsjahr 3 Wochenstunden

• Fachtheoretischer Unterricht:

  • Englisch: 1. Ausbildungsjahr 2 Wochenstunden, 2. Ausbildungsjahr 2 Wochenstunden

  • Kommunikationstechnik: 1. Ausbildungsjahr 2 Wochenstunden, 2. Ausbildungsjahr 2 Wochenstunden

  • Betriebswirtschaftslehre: 1. Ausbildungsjahr 3 Wochenstunden, 2. Ausbildungsjahr 3 Wochenstunden

  • Rechnungswesen: 1. Ausbildungsjahr 7 Wochenstunden, 2. Ausbildungsjahr 7 Wochenstunden

  • Wirtschaftsrecht: 1. Ausbildungsjahr 1 Wochenstunde, 2. Ausbildungsjahr 2 Wochenstunden

  • Volkswirtschaftslehre: 1. Ausbildungsjahr 1 Wochenstunde, 2. Ausbildungsjahr 2 Wochenstunden

  • Datenverarbeitung: 1. Ausbildungsjahr 3 Wochenstunden, 2. Ausbildungsjahr 4 Wochenstunden

  • Textverarbeitung: 1. Ausbildungsjahr 2 Wochenstunden, 2. Ausbildungsjahr 0 Wochenstunden

• Fachpraktischer Unterricht:

  • Lernbüro/Übungsfirma mit den Schwerpunkten Sekretariat/Allgemeine Verwaltung, Personalabteilung, Materialwirtschaft, Absatz, Finanzbuchhaltung: 1. Ausbildungsjahr 8 Wochenstunden, 2. Ausbildungsjahr 8 Wochenstunden

• Wahlpflichtunterricht: 1. Ausbildungsjahr 1 Wochenstunde, 2. Ausbildungsjahr 1 Wochenstunde

Pflichtunterricht insgesamt: 1. Ausbildungsjahr 35 Wochenstunden, 2. Ausbildungsjahr 35 Wochenstunden

Ergänzungsunterricht

• Ergänzungsunterricht: 1. Ausbildungsjahr 2 Wochenstunden, 2. Ausbildungsjahr 2 Wochenstunden

Gesamtstundenzahl:

• 1. Ausbildungsjahr: 37 Wochenstunden

• 2. Ausbildungsjahr: 37 Wochenstunden

Ausbildungsvergütung

Für die Ausbildung wird keine Vergütung gezahlt.

Ausbildungskosten

Die Ausbildung an öffentlichen Schulen ist für die Schüler/innen in der Regel kostenfrei, jedoch fallen ggf. Aufnahme- und Prüfungsgebühren an. Private Schulen erheben dagegen meist Lehrgangsgebühren.

Ggf. entstehen weitere Kosten, z.B. für Lernmittel, Berufskleidung, Fahrten zur Ausbildungsstätte oder für auswärtige Unterbringung.

Förderungsmöglichkeiten

Unter bestimmten Bedingungen können Schüler/innen, die an einer berufsbildenden Ausbildung teilnehmen, eine Förderung nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) erhalten.

Weitere Informationen: Das BAföG: alle Infos auf einen Blick

Ausbildungsdauer

i.d.R. 2 Jahre

Ausbildungsdauer - Verkürzungen/Verlängerungen

Ausbildungsdauer sowie Verkürzungs- und Verlängerungsmöglichkeiten sind in den Ausbildungs- und Prüfungsordnungen der Bundesländer geregelt.

Verkürzung

Verkürzungen sind je nach Bundesland und Bildungsgang möglich, z.B. für Bewerber/innen mit Hochschulreife oder einschlägiger beruflicher Grundbildung oder für Studienabbrecher/innen eines einschlägigen Studienfachs (z.B. Aufnahme ins zweite Ausbildungsjahr oder Einrichtung verkürzter Bildungsgänge).

Verlängerung

Wer wegen mangelhafter Leistungen nicht in den nächsten Ausbildungsabschnitt versetzt wurde, kann das Schuljahr in der Regel einmal wiederholen, wenn dadurch die erlaubte Gesamtverweildauer an der Schule nicht überschritten wird.

Abschluss-/Berufsbezeichnungen

Die Ausbildung ist nur in den genannten Bundesländern rechtlich geregelt und führt dort zu folgenden Abschlussbezeichnungen:

Baden-Württemberg:

• Staatlich geprüfter Wirtschaftsassistent/Staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin

Berlin, Thüringen:

• Staatlich geprüfter kaufmännischer Assistent/Staatlich geprüfte kaufmännische Assistentin Fachrichtung Betriebswirtschaft

Hamburg:

• Staatlich geprüfter kaufmännischer Assistent/Staatlich geprüfte kaufmännische Assistentin Schwerpunkt Betriebswirtschaft

Mecklenburg-Vorpommern:

• Staatlich geprüfter Wirtschaftsassistent/Staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin Fachrichtung Betriebswirtschaft

Nordrhein-Westfalen:

• Staatlich geprüfter kaufmännischer Assistent/Staatlich geprüfte kaufmännische Assistentin Fachrichtung Betriebswirtschaft

• Staatlich geprüfter kaufmännischer Assistent/Staatlich geprüfte kaufmännische Assistentin Schwerpunkt Betriebswirtschaft

Rheinland-Pfalz:

• Staatlich geprüfter kaufmännischer Assistent/Staatlich geprüfte kaufmännische Assistentin

Abschlussbezeichnungen werden ggf. mit Angabe des Ausbildungsschwerpunkts geführt.

Ausbildungssituation

Auf folgende Bedingungen und Anforderungen sollte man sich einstellen:

Im theoretischen Unterricht:

Unterricht im Klassenverband, ggf. Projektarbeit, Aufarbeitung der Inhalte zu Hause

In schuleigenen Unterrichtsräumen und im Praktikumsbetrieb:

• Praktische Mitarbeit (unter Anleitung): z.B. Büroarbeiten erledigen, Personalakten führen und verwalten, kaufmännische Sachbearbeiteraufgaben wahrnehmen

• Umgebung: Bildschirmarbeit in Büroräumen

• Anforderungen:

  • Kaufmännisches Denken und Sorgfalt (z.B. Kontieren in der Geschäftsbuchhaltung)

  • Organisatorische Fähigkeiten (z.B. Dienst- und Organisationspläne erstellen)

  • Kundenorientierung, mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (z.B. Kunden am Telefon beraten, schriftliche Korrespondenz erledigen)

Ausbildungssituation

Die Ausbildung umfasst Unterricht im Klassenverband (theoretisch und praktisch) sowie i.d.R. praktische Arbeit im Rahmen von Praktika.

Theoretischer und praktischer Unterricht

Bei einer Berufsfachschul-Ausbildung besuchen die Schüler/innen theoretischen Unterricht im Klassenverband und führen praktische Übungen durch, z.B. in schuleigenen Werkstätten, Labors o.Ä.

Während der schulischen Ausbildung werden z.B. Klassenarbeiten geschrieben und andere Leistungsnachweise erbracht. Ggf. werden Projektarbeiten im Team durchgeführt. Außerdem müssen die Schüler/innen für die Vorbereitung auf die Abschlussprüfung Zeit einplanen.

Betriebspraktika

Hier arbeiten die Schüler/innen praktisch mit und lernen die Arbeitsbedingungen im jeweiligen Beruf kennen. Begleitet werden sie während ihres Praktikums von ausgebildeten Fachkräften. Betriebspraktika werden teilweise in den Schulferien durchgeführt.

Lernorte

Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen der Fachrichtung Betriebswirtschaft werden in schulischer Form ausgebildet.

Lernorte sind

• Berufsfachschule / Berufskolleg : Unterrichtsräume (Unterricht im Klassenverband), schuleigene Computerräume

• Praktikumsbetriebe: Wirtschaftsabteilungen von Unternehmen unterschiedlicher Branchen

Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen der Fachrichtung Betriebswirtschaft stellen den reibungslosen Ablauf von Organisationsaufgaben in kaufmännischen Funktionsbereichen von Unternehmen sicher. Im Personalwesen erstellen sie Dienst- und Organisationspläne, verwalten Personalakten und führen Gehaltsberechnungen durch. Im Bereich Sekretariat bzw. Bürowirtschaft erledigen sie den Postein- und -ausgang, die Dokumentenablage, Abrechnungen, Korrespondenz oder die Terminplanung von Abteilungsbesprechungen, Dienstreisen oder Messeteilnahmen. Routineschriftwechsel, z.B. mit ausländischen Handelspartnern, erledigen Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen der Fachrichtung Betriebswirtschaft in der jeweiligen Fremdsprache. Sie übernehmen zudem einfache mündliche oder schriftliche Übersetzungen und führen fremdsprachige Telefonate.

Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)

Worum geht es?

Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen der Fachrichtung Betriebswirtschaft erledigen kaufmännisch-verwaltende Aufgaben im mittleren Management.

Organisation und Kommunikation

Sie planen Dienstreisen und Geschäftsbesuche, empfangen die Besucher/innen, nehmen Telefonate entgegen und beraten Kunden und Kundinnen, planen und überwachen Termine, erledigen die Korrespondenz sowie alle weiteren anfallenden Büroarbeiten. Im Kontakt mit ausländischen Kunden und Kundinnen oder Handelspartnern oder auch in internationalen Unternehmen setzen sie dabei ihre Fremdsprachenkenntnisse ein. Um Kunden und Kundinnen, Kollegen und Kolleginnen, Behörden, Verbänden und Lieferanten fundierte Auskünfte erteilen zu können, müssen sie den Betrieb, die verschiedenen Arbeitsbereiche sowie die Zuständigkeiten von Kollegen und Kolleginnen sowie Vorgesetzten gut kennen. Den Schriftverkehr erledigen sie mit Hilfe von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen am Rechner, Kontakte und Unternehmensdaten verwalten sie mit Hilfe von Büromanagementsoftware.

Datenaufbereitung und Dokumentation

Die Assistenten und Assistentinnen übernehmen außerdem zahlreiche kaufmännische Tätigkeiten. Für betriebliche Kalkulationen und Entscheidungsvorbereitungen sammeln sie die notwendigen Daten, bereiten diese auf und präsentieren sie. Sie buchen Geschäftsvorgänge am Computer, archivieren Rechnungen, schließen Verträge ab oder veranlassen Zahlungen. Auch an der Erstellung des Jahresabschlusses sowie bei der Kosten- und Leistungsrechnung wirken sie mit. In der Personalverwaltung führen und verwalten sie beispielsweise Personalakten oder erstellen Dienst- und Organisationspläne.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

• Aufgaben im Bereich Sekretariat, Bürowirtschaft erledigen

  • Büromanagementsoftware anwenden, um z.B. Kontakte und Unternehmensdaten zu verwalten

  • Büroarbeiten wie Postbearbeitung, Ablage und Kassenverwaltung erledigen

  • Korrespondenz führen, Schreibarbeiten erledigen, Daten und Informationen aufbereiten

  • Termine planen und überwachen, Terminkalender führen

  • Dienstreisen, Geschäftsbesuche, Konferenzen und ähnliche Veranstaltungen planen und organisieren

  • beim Bearbeiten von Import- und Exportaufträgen mitwirken

  • Routineschriftwechsel bzw. Korrespondenz nach Stichworten in der jeweiligen Fremdsprache selbstständig erledigen

  • kleinere Übersetzungs- oder Dolmetschertätigkeiten übernehmen

• Aufgaben im Personalbereich ausführen

  • Dienst- und Organisationspläne in der Personalwirtschaft erstellen, Personaleinsatz und -bedarf ermitteln

  • Personalakten führen und verwalten, z.B. Arbeits- und Fehlzeiten erfassen

  • bei der Entgeltabrechnung mitwirken

  • Steuern und Sozialabgaben abführen

• kaufmännische Sachbearbeiteraufgaben wahrnehmen

  • Daten für die betriebliche Kalkulation und Entscheidungsvorbereitung beschaffen, aufbereiten und präsentieren

  • Marktgeschehen beobachten

  • Unternehmensleistungen erfassen und dokumentieren

  • an Jahresabschluss sowie Kosten- und Leistungsrechnung mitwirken

Verdienst/Einkommen

Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): € 3.219 bis € 3.537

Quelle:

Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales

Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Verdienst/Einkommen

Das Einkommen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen hängt von der Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung und Verantwortlichkeit ab, aber auch von den jeweiligen Anforderungen des Berufs, von Branche, Region und Betrieb. Die Höhe richtet sich in tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Nicht tarifgebundene Betriebe können ihre Mitarbeiter/innen in Anlehnung an entsprechende Tarifverträge entlohnen.

Weitere Informationen über Einkommensmöglichkeiten:

• Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit

• LohnSpiegel.de

• WSI-Tarifarchiv

Tätigkeitsbezeichnungen

• Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Betriebswirtschaft

Berufsbezeichnung in englischer Sprache

• Business assistant (m/f) specialising in business administration

Berufsbezeichnung in französischer Sprache

• Assistant commercial/Assistante commerciale spécialisation gestion d'entreprise

Arbeitsorte

Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen der Fachrichtung Betriebswirtschaft arbeiten in erster Linie

• in Büroräumen

Darüber hinaus arbeiten sie ggf. auch

• in Besprechungsräumen

• in Archiven

Arbeitssituation

Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen der Fachrichtung Betriebswirtschaft arbeiten viel am Computer mit branchenspezifischer Software. In erster Linie sind sie in Büroräumen am Bildschirm tätig.

Die Arbeit von Kaufmännischen Assistenten und Assistentinnen erfordert ausgeprägtes kaufmännisches Denken, um betriebliche Kennzahlen auszuwerten oder Gehaltsabrechnungen durchzuführen. Dabei spielt auch eine sorgfältige und genaue Arbeitsweise eine große Rolle. Organisatorische Fähigkeiten sind gefragt, wenn Dienst- und Organisationspläne erstellt werden müssen. Flexibilität ist wichtig, um auf die individuellen Wünsche von Kunden einzugehen.

Arbeitsbedingungen im Einzelnen

• Bildschirmarbeit (z.B. Daten für betriebliche Kalkulationen aufbereiten, Kundenaufträge bearbeiten)

• Arbeit in Büroräumen

• Kundenkontakt (z.B. Kunden, Behörden oder Verbänden Auskünfte erteilen)

• häufig wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen (sich rasch auf die individuellen Wünsche und Vorlieben unterschiedlicher Kunden einstellen)

Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel

Unterlagen, z.B.: Terminkalender, Dienst- und Organisationspläne, (fremdsprachige) Korrespondenz, Geschäftsreiseunterlagen, Personalakten, Kalkulationen, Import- und Exportaufträge, Verträge, Rechnungen, Umsatzlisten, Bilanzen, Wörterbücher

Büroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon

Arbeitsbereiche/Branchen

Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen der Fachrichtung Betriebswirtschaft finden Beschäftigung in den Verwaltungsabteilungen von Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche.

Branchen im Einzelnen

• Bau, Architektur

• Chemie, Pharmazie, Kunststoff

• Elektrotechnik, Elektronik

• Fahrzeugbau, -instandhaltung

• Glas, Keramik, Rohstoffverarbeitung

• Handel

• Holz, Möbel

• IT, DV, Computer

• Kunst, Kultur, Sport, Freizeit

• Medien, Informationsdienste

• Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik

• Nahrungs-, Genussmittelherstellung

• Papier, Druck

• Textil, Bekleidung, Leder

• Transport, Verkehr

Weiterbildung (berufliche Anpassung)

Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Büro und Sekretariat, Betriebswirtschaftslehre, Korrespondenz, Wirtschaftsenglisch).

Weiterbildung (beruflicher Aufstieg)

Aufstiegsweiterbildung bietet die Möglichkeit, beruflich voranzukommen und in Führungspositionen zu gelangen (z.B. durch die Prüfung als Betriebswirt/in oder als Wirtschaftsfachwirt/in).

Ein Studium eröffnet weitere Berufs- und Karrierechancen (z.B. durch einen Bachelorabschluss im Studienfach Betriebswirtschaftslehre, Business Administration oder Wirtschaftswissenschaften).

Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung ein Studium möglich. Weitere Informationen:

Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern

Stellen- und Bewerberbörsen

• runningoffice

• sekretaerin.de