Ausbildungsberuf

Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat

Zugang zur Tätigkeit

In der Regel benötigt man eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmännische/r Assistent/in bzw. Wirtschaftsassistent/in im Bereich Büro/Sekretariat.

Zugangsvoraussetzungen für die Ausbildung

Vorausgesetzt wird mindestens ein mittlerer Bildungsabschluss .

Je nach Bundesland können abweichende schulische Voraussetzungen sowie z.B. eine mindestens zweijährige Berufsausbildung gefordert werden.

Zugangsvoraussetzungen für die Ausbildung

Die fachliche und persönliche Eignung der Bewerber/innen wird meist anhand der schriftlichen Bewerbungsunterlagen und in einem persönlichen Gespräch geprüft. Gelegentlich werden auch schriftliche Aufnahmeprüfungen durchgeführt. Darüber hinaus kann der schulische Leistungsstand entscheidend sein. Auch die Reihenfolge der Anmeldungen kann eine Rolle spielen.

Jugendliche unter 18 Jahren müssen ggf. eine ärztliche Bescheinigung über eine Erstuntersuchung vorlegen.

Auswahlverfahren

Die Berufsfachschulen wählen Bewerber/innen nach eigenen Kriterien aus. Es wird i.d.R. Wert auf mindestens befriedigende Leistungen in zwei der Fächer Deutsch, Englisch und Mathematik gelegt, wobei in keinem dieser Fächer eine schlechtere Leistung als ausreichend vorliegen darf.

Wichtige Schulfächer

Vertiefte Kenntnisse in folgenden Schulfächern bilden gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Ausbildung:

Wirtschaft:

Die angehenden Assistenten und Assistentinnen erledigen auch Aufgaben im Rechnungswesen. Dafür ist Wissen in diesem Bereich erforderlich.

Deutsch:

Gute Deutschkenntnisse werden z.B. für die Erstellung von Schriftstücken benötigt.

Mathematik:

Da sie bereits während der Ausbildung Rechnungen und Lieferscheine erstellen oder Abrechnungsarbeiten erledigen, sind gute Mathematikkenntnisse erforderlich.

Englisch:

Da Englisch die wichtigste Wirtschaftssprache ist, sind Kenntnisse in dieser Sprache für die Ausbildung und das spätere Berufsleben hilfreich.

Anerkennung von ausländischen Qualifikationen

Die Tätigkeit als Kaufmännische/r Assistent/in bzw. Wirtschaftsassistent/in im Bereich Büro/Sekretariat ist nicht reglementiert.

Um mit einem im Ausland erworbenen Abschluss in diesem Beruf zu arbeiten, ist keine berufliche Anerkennung notwendig. Jedoch kann eine Feststellung der Gleichwertigkeit deutschen Arbeitgebern helfen, die im Ausland erworbenen beruflichen Fähigkeiten besser zu beurteilen.

Zuständige Stellen sind Behörden der Länder wie z.B. Regierungspräsidien oder Kultusministerien. Bei der Suche nach der zuständigen Stelle für die berufliche Anerkennung helfen die Fachstelle Beratung und Qualifizierung des IQ-Netzwerks weiter.

Weiterführende Informationen zu Leben und Arbeiten in Deutschland:

• Hotline Arbeiten und Leben in Deutschland - zentrale Informations-Hotline des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF) und der Bundesagentur für Arbeit (BA)

• Für Menschen aus dem Ausland - Ein Informationsangebot der Bundesagentur für Arbeit

• Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit

• Make it in Germany - Das Willkommensportal der Fachkräfte-Offensive für internationale Fachkräfte

• Anerkennung in Deutschland - Das Informationsportal der Bundesregierung zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen

Ausbildungsinhalte

Während des theoretischen und praktischen Unterrichts lernt man beispielsweise

• wie man multifunktionale Arbeitsplätze effizient organisiert

• wie man Aufträge kundenorientiert bearbeitet

• wie man Werteströme erfasst und beurteilt

• wie man Beschaffungs- und Lagerhaltungsprozesse digital organisiert

• wie man innovative Marketingkonzepte entwickelt und umsetzt

• wie man Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert analysiert und beurteilt

• wie man Finanzierungsalternativen bewertet

• wie man personalwirtschaftliche Prozesse gestaltet

Während der Ausbildung werden auch allgemeinbildende Fächer wie Deutsch, Englisch und Politik unterrichtet.

Betriebspraktika

Bei Praktika werden die theoretischen Inhalte z.B. in Wirtschaftsunternehmen umgesetzt und angewandt. Die Schüler/innen erhalten Einblick in das Betriebsgeschehen, sammeln Erfahrungen in den berufstypischen Arbeitsmethoden und gewinnen einen Überblick über Aufbau und Ablauforganisation des Betriebs bzw. der Behörde.

Zusatzkenntnisse

Je nach Angebot der einzelnen Schulen werden Zusatzkenntnisse vermittelt, die den Erwerb der Fachhochschulreife ermöglichen.

Spezialisierung während der Ausbildung

Die Ausbildung wird - je nach Bundesland - auch mit folgendem Schwerpunkt angeboten:

• Medienwirtschaft

Ausbildungsaufbau

Zeitrichtwerte gemäß KMK-Vereinbarung:

• Berufsübergreifender Lernbereich: 320 Stunden

• Berufsbezogener Lernbereich: 2.240 Stunden

Gesamtstundenzahl: 2.560 Stunden

Die Einteilung in Fächer, Lernfelder oder Projekte ist in den Berufsfachschulverordnungen der Länder geregelt.

Beispiel für die Stundenverteilung

• Allgemeinbildender Bereich:

  • Deutsch/Kommunikation: 240 Stunden

  • Politische Bildung: 160 Stunden

  • Englisch: 320 Stunden

  • Sport: 160 Stunden

  Allgemeinbildender Bereich insgesamt: 880 Stunden

• Berufsbildender Bereich:

  • Betriebswirtschaftslehre: 480 Stunden

  • Rechnungswesen: 400 Stunden

  • Bürowirtschaft (Lernbüro): 480 Stunden

  • Informationsverarbeitung/Textverarbeitung: 320 Stunden

  Berufsbildender Bereich insgesamt: 1.680 Stunden

Gesamtstundenzahl:

2.560 Stunden

Ausbildungsvergütung

Für die Ausbildung wird keine Vergütung gezahlt.

Ausbildungskosten

Die Ausbildung an öffentlichen Schulen ist für die Schüler/innen in der Regel kostenfrei, jedoch fallen ggf. Aufnahme- und Prüfungsgebühren an. Private Schulen erheben dagegen meist Lehrgangsgebühren.

Ggf. entstehen weitere Kosten, z.B. für Lernmittel, Berufskleidung, Fahrten zur Ausbildungsstätte oder für auswärtige Unterbringung.

Förderungsmöglichkeiten

Unter bestimmten Bedingungen können Schüler/innen, die an einer berufsbildenden Ausbildung teilnehmen, eine Förderung nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) erhalten.

Weitere Informationen: Das BAföG: alle Infos auf einen Blick

Ausbildungsdauer

2 Jahre

Ausbildungsdauer - Verkürzungen/Verlängerungen

Ausbildungsdauer sowie Verkürzungs- und Verlängerungsmöglichkeiten sind in den Ausbildungs- und Prüfungsordnungen der Bundesländer geregelt.

Verkürzung

Verkürzungen sind je nach Bundesland und Bildungsgang möglich, z.B. für Bewerber/innen mit Hochschulreife oder einschlägiger beruflicher Grundbildung oder für Studienabbrecher/innen eines einschlägigen Studienfachs (z.B. Aufnahme ins zweite Ausbildungsjahr oder Einrichtung verkürzter Bildungsgänge).

Verlängerung

Wer wegen mangelhafter Leistungen nicht in den nächsten Ausbildungsabschnitt versetzt wurde, kann das Schuljahr in der Regel einmal wiederholen, wenn dadurch die erlaubte Gesamtverweildauer an der Schule nicht überschritten wird.

Abschluss-/Berufsbezeichnungen

Die Ausbildung ist nur in den genannten Bundesländern rechtlich geregelt und führt dort zu folgenden Abschlussbezeichnungen:

Berlin, Brandenburg, Thüringen:

• Staatlich geprüfter Kaufmännischer Assistent/Staatlich geprüfte Kaufmännische Assistentin - Fachrichtung Bürowirtschaft

Hamburg:

• Staatlich geprüfter Kaufmännischer Assistent/Staatlich geprüfte Kaufmännische Assistentin Schwerpunkt Bürowirtschaft

Hessen:

• Staatlich geprüfter Kaufmännischer Assistent für Bürowirtschaft/Staatlich geprüfte Kaufmännische Assistentin für Bürowirtschaft

Mecklenburg-Vorpommern:

• Staatlich geprüfter Wirtschaftsassistent/Staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin - Fachrichtung Bürowirtschaft

Sachsen-Anhalt:

• Staatlich geprüfter kaufmännischer Assistent für Bürowirtschaft/Staatlich geprüfte kaufmännische Assistentin für Bürowirtschaft

Abschlussbezeichnungen werden ggf. mit Angabe des Ausbildungsschwerpunkts geführt.

Ausbildungssituation

Auf folgende Bedingungen und Anforderungen sollte man sich einstellen:

Im theoretischen Unterricht:

Unterricht im Klassenverband, ggf. Projektarbeit, Aufarbeitung der Inhalte zu Hause

In schuleigenen Unterrichtsräumen und im Praktikumsbetrieb:

• Praktische Mitarbeit (unter Anleitung): z.B. Termine koordinieren, Post bearbeiten, Geschäftsreisen arrangieren, Rechnungen bearbeiten, Protokolle abfassen

• Umgebung: Bildschirmarbeit in Büroräumen

• Anforderungen:

  • Organisatorische Fähigkeiten (z.B. Geschäftsreisen planen)

  • Sorgfalt (z.B. Personalakten führen, Rechnungen bearbeiten)

  • Kunden- und Serviceorientierung (z.B. auf Beschwerden und Reklamationen von Kunden eingehen)

  • Mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (z.B. Kunden persönlich beraten, Geschäftsbriefe verfassen)

Ausbildungssituation

Die Ausbildung umfasst Unterricht im Klassenverband (theoretisch und praktisch) sowie i.d.R. praktische Arbeit im Rahmen von Praktika.

Theoretischer und praktischer Unterricht

Bei einer Berufsfachschul-Ausbildung besuchen die Schüler/innen theoretischen Unterricht im Klassenverband und führen praktische Übungen durch, z.B. in schuleigenen Werkstätten, Labors o.Ä.

Während der schulischen Ausbildung werden z.B. Klassenarbeiten geschrieben und andere Leistungsnachweise erbracht. Gegebenenfalls werden Projektarbeiten im Team durchgeführt. Außerdem müssen die Schüler/innen für die Vorbereitung auf die Abschlussprüfung Zeit einplanen.

Betriebspraktika

Hier arbeiten die Schüler/innen praktisch mit und lernen die Arbeitsbedingungen im jeweiligen Beruf kennen. Begleitet werden sie während ihres Praktikums von ausgebildeten Fachkräften. Betriebspraktika werden teilweise in den Schulferien durchgeführt.

Lernorte

Kaufmännische Assistenten und Kaufmännische Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat werden in schulischer Form ausgebildet.

Lernorte sind

• Berufsfachschule : Unterrichtsräume (Unterricht im Klassenverband), schuleigene Computerräume

• Praktikumsbetriebe: z.B. Wirtschaftsabteilungen von Unternehmen unterschiedlicher Branchen

Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat stellen ein reibungsloses Büro- bzw. Sekretariatsmanagement sicher. Sie koordinieren Termine, bearbeiten die ein- bzw. ausgehende Post und fassen Schreiben am Computer selbstständig ab. Sie unterstützen das mittlere Management, führen die Handels- bzw. Geschäftskorrespondenz und bereiten diverse Unterlagen mit Standard- und spezieller Software auf. Im Personalbereich führen Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat Übersichten wie Personalakten oder Urlaubslisten und wirken ggf. an der Gehaltsabrechnung mit. In Vertrieb oder Kundendienst bearbeiten sie Aufträge, beraten Kunden und nehmen Beschwerden und Reklamationen entgegen.

Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)

Worum geht es?

Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat erfüllen bürowirtschaftliche Aufgaben, beispielsweise in der Büroorganisation, im Sekretariat, in der kaufmännischen Sachbearbeitung oder in der Assistenz und Entscheidungsvorbereitung für das mittlere Management.

Gut organisiert

In der Büroorganisation bzw. im Sekretariat behalten sie auch in hektischen Situationen den Überblick, wenn beispielsweise ein Telefonat erledigt, eine Arbeitsunterlage erstellt und gleichzeitig eine Kundenbesprechung vorbereitet werden muss. Die Assistenten und Assistentinnen bearbeiten die aus- und eingehende Post, fassen Notizen, Vermerke und Protokolle ab, treffen Verabredungen, koordinieren Termine und arrangieren Geschäftsreisen.

Viele Aufgaben erledigen sie am Bildschirm, beispielsweise bereiten sie am Computer für ihre Vorgesetzten Daten und Informationen auf, etwa in Form von Diagrammen und Projektmappen. Zudem führen sie die Korrespondenz, bearbeiten Kundenaufträge, erstellen Dokumente, wie z.B. Frachtbriefe, fertigen Rechnungen und Lieferscheine an oder erledigen Abrechnungsarbeiten. Dabei setzen sie Büro-Software (z.B. Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme) und betriebsspezifische Anwendungsprogramme ein und legen sichere Kenntnisse der Rechtschreibung und der Grammatik sowie ein gutes Zahlenverständnis an den Tag. Bei Bedarf regeln sie auch im Zusammenhang mit Exportsendungen anfallende Zollformalitäten.

Wenn Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat Tagungen vorbereiten müssen, buchen und reservieren sie Hotelzimmer und Verkehrsmittel für Geschäftsreisen. Dafür ermitteln sie z.B. per Internet die günstigsten Verkehrsverbindungen. Sie bereiten Sitzungen und Besprechungen vor und verschicken Einladungen.

Kaufmännisches

Außerdem übernehmen die Assistenten und Assistentinnen kaufmännische Tätigkeiten. Für die betriebliche Kalkulation und Entscheidungsvorbereitung sammeln sie die notwendigen Daten, bereiten diese auf und präsentieren sie. Außerdem wirken sie bei der Buchführung mit. Auch im Personalwesen haben sie zu tun; hier verwalten sie z.B. die Personalakten, erfassen Arbeits- und Fehlzeiten oder führen Gehaltsberechnungen durch.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

• bürotechnische Abläufe, Arbeitsmittel und Arbeitsplätze organisieren

  • Büromanagementsoftware anwenden, um Kontakte und Unternehmensdaten zu verwalten und Korrespondenz zu erfassen bzw. zu erstellen

  • Termine koordinieren, Post bearbeiten, Geschäftsreisen arrangieren

  • Handels- bzw. Geschäftskorrespondenz erledigen

  • Routinebriefe, Vermerke und Protokolle abfassen

  • Ablagen, Dateien und Statistiken organisieren und führen

  • Formvorschriften und Gestaltungspraktiken beachten

• Aufgaben als Sachbearbeiter/in erledigen

  • Daten und Unterlagen für mittleres Management sammeln, aufbereiten und erstellen

  • beim Bearbeiten von Import- und Exportaufträgen mitwirken

  • Personalakten führen und verwalten, Arbeits- und Fehlzeiten erfassen oder Gehaltsabrechnungen durchführen

  • Kunden beraten, Beschwerden und Reklamationen entgegennehmen

  • Zollverfahren vorbereiten und abwickeln

  • Rechnungen bearbeiten

  • an der Buchführung mitwirken

  • Strategien zur Steigerung des Umweltschutzes im Bürokontext umsetzen

Verdienst/Einkommen

Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): € 3.325 bis € 3.654

Quelle:

Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales

Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Verdienst/Einkommen

Das Einkommen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen hängt von der Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung und Verantwortlichkeit ab, aber auch von den jeweiligen Anforderungen des Berufs, von Branche, Region und Betrieb. Die Höhe richtet sich in tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Nicht tarifgebundene Betriebe können ihre Mitarbeiter/innen in Anlehnung an entsprechende Tarifverträge entlohnen.

Weitere Informationen über Einkommensmöglichkeiten:

• Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit

• LohnSpiegel.de

• WSI-Tarifarchiv

Tätigkeitsbezeichnungen

• Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat

Berufsbezeichnung in englischer Sprache

• Business assistant (m/f) specialising in office management

Berufsbezeichnung in französischer Sprache

• Assistant commercial/Assistante commerciale spécialisation bureautique

Arbeitsorte

Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und Wirtschaftsassistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat arbeiten in erster Linie

• in Büroräumen

Darüber hinaus arbeiten sie ggf. auch

• im Homeoffice bzw. mobil

Arbeitssituation

Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat erledigen bürowirtschafliche Aufgaben mithilfe des Computers und branchenspezifischer Software. Sie sind in erster Linie in Büroräumen am Bildschirm tätig.

In ihrem Arbeitsalltag benötigen Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen Sorgfalt, Organisationstalent und Flexibilität, denn sie planen nicht nur Geschäftsreisen, sondern führen auch die Personalakten, koordinieren Termine und bearbeiten Rechnungen. Im direkten Kontakt mit Kunden oder Geschäftspartnern sind ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen sowie eine ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung erforderlich.

Arbeitsbedingungen im Einzelnen

• Bildschirmarbeit (z.B. Geschäftskorrespondenz führen, Kundenaufträge bearbeiten)

• Arbeit in Büroräumen

• häufig wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen (z.B. Termine koordinieren, Protokolle abfassen, Personalakten führen, Rechnungen bearbeiten)

• Kundenkontakt (z.B. Kunden Auskunft geben und beraten, Reklamationen bearbeiten)

Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel

Unterlagen, z.B.: Terminkalender, Korrespondenz, Organisationspläne, Statistiken, Kalkulationen, Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Personalakten, Urlaubslisten, Wörterbücher

Software, z.B.: Content-Management-Systeme, Projektplanungssysteme

Büroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon

Arbeitsbereiche/Branchen

Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und Wirtschaftsassistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat finden Beschäftigung in den Verwaltungsabteilungen von Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche oder im öffentlichen Dienst.

Branchen im Einzelnen

• Bau, Architektur

• Elektrotechnik, Elektronik

• Fahrzeugbau, -instandhaltung

• Finanzdienstleistungen, Immobilien

• Gesundheit, Soziales

• Handel

• Holz, Möbel

• IT, DV, Computer

• Kunst, Kultur, Sport, Freizeit

• Management, Beratung, Recht, Steuern

• Medien, Informationsdienste

• Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik

• Transport, Verkehr

• Öffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, Verteidigung

• Verbände, Organisationen, Interessenvertretungen

Weiterbildung (berufliche Anpassung)

Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Korrespondenz, Wirtschaftsenglisch, Auftragsbearbeitung, EDV-Anwendungen).

Weiterbildung (beruflicher Aufstieg)

Aufstiegsweiterbildung bietet die Möglichkeit, beruflich voranzukommen und in Führungspositionen zu gelangen (z.B. durch die Prüfung als Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation oder eine Weiterbildung als Betriebswirt/in für Kommunikation und Büromanagement).

Ein Studium eröffnet weitere Berufs- und Karrierechancen (z.B. durch einen Bachelorabschluss im Studienfach Betriebswirtschaftslehre, Business Administration oder Handelsbetriebswirtschaft).

Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung ein Studium möglich. Weitere Informationen:

Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern

Stellen- und Bewerberbörsen

• runningoffice

• sekretaerin.de

• sekretaria

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Effizientere Gestaltung von Arbeitsprozessen im Büromanagement dank KI-basierter Systeme

Künstliche Intelligenz (KI) kommt in der Arbeitswelt immer mehr zum Einsatz und gilt derzeit als eine der wichtigsten Schlüsseltechnologien. Im Bereich des Büromanagements können KI-basierte Systeme bereits komplizierte Aufgaben übernehmen, um sowohl die Mitarbeitenden zu entlasten als auch die Arbeiten im Büroalltag zu optimieren und effizienter zu gestalten. Das Einlesen und Zuordnen von Dokumenten erfolgt z.B. voll- oder teilautomatisiert. Auch Sprachtools oder Tools zur Textgenerierung werden in der internen und externen Bürokommunikation immer häufiger eingesetzt. Führungskräfte und Mitarbeitende im Büromanagement werden sich mit den zahlreichen Möglichkeiten von KI-basierten Systemen vertraut machen.