Aufgaben und Tätigkeiten kompakt
Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat stellen ein reibungsloses Büro- bzw. Sekretariatsmanagement sicher. Sie koordinieren Termine, bearbeiten die ein- bzw. ausgehende Post und fassen Schreiben am Computer selbstständig ab. Sie unterstützen das mittlere Management, führen die Handels- bzw. Geschäftskorrespondenz und bereiten diverse Unterlagen mit Standard- und spezieller Software auf. Im Personalbereich führen Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat Übersichten wie Personalakten oder Urlaubslisten und wirken ggf. an der Gehaltsabrechnung mit. In Vertrieb oder Kundendienst bearbeiten sie Aufträge, beraten Kunden und nehmen Beschwerden und Reklamationen entgegen.
Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)
Worum geht es?
Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat erfüllen bürowirtschaftliche Aufgaben, beispielsweise in der Büroorganisation, im Sekretariat, in der kaufmännischen Sachbearbeitung oder in der Assistenz und Entscheidungsvorbereitung für das mittlere Management.
Gut organisiert
In der Büroorganisation bzw. im Sekretariat behalten sie auch in hektischen Situationen den Überblick, wenn beispielsweise ein Telefonat erledigt, eine Arbeitsunterlage erstellt und gleichzeitig eine Kundenbesprechung vorbereitet werden muss. Die Assistenten und Assistentinnen bearbeiten die aus- und eingehende Post, fassen Notizen, Vermerke und Protokolle ab, treffen Verabredungen, koordinieren Termine und arrangieren Geschäftsreisen.
Viele Aufgaben erledigen sie am Bildschirm, beispielsweise bereiten sie am Computer für ihre Vorgesetzten Daten und Informationen auf, etwa in Form von Diagrammen und Projektmappen. Zudem führen sie die Korrespondenz, bearbeiten Kundenaufträge, erstellen Dokumente, wie z.B. Frachtbriefe, fertigen Rechnungen und Lieferscheine an oder erledigen Abrechnungsarbeiten. Dabei setzen sie Büro-Software (z.B. Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme) und betriebsspezifische Anwendungsprogramme ein und legen sichere Kenntnisse der Rechtschreibung und der Grammatik sowie ein gutes Zahlenverständnis an den Tag. Bei Bedarf regeln sie auch im Zusammenhang mit Exportsendungen anfallende Zollformalitäten oder führen die fremdsprachige Korrespondenz.
Wenn Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat Tagungen vorbereiten müssen, buchen und reservieren sie Hotelzimmer und Verkehrsmittel für Geschäftsreisen. Dafür ermitteln sie z.B. per Internet die günstigsten Verkehrsverbindungen. Sie bereiten Sitzungen und Besprechungen vor und verschicken Einladungen.
Kaufmännisches
Außerdem übernehmen die Assistenten und Assistentinnen kaufmännische Tätigkeiten. Für die betriebliche Kalkulation und Entscheidungsvorbereitung sammeln sie die notwendigen Daten, bereiten diese auf und präsentieren sie. Außerdem wirken sie bei der Buchführung mit. Auch im Personalwesen haben sie zu tun; hier verwalten sie z.B. die Personalakten, erfassen Arbeits- und Fehlzeiten oder führen Gehaltsberechnungen durch.
Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen
-
bürotechnische Abläufe, Arbeitsmittel und Arbeitsplätze organisieren
-
Büromanagementsoftware anwenden, um Kontakte und Unternehmensdaten zu verwalten und Korrespondenz zu erfassen bzw. zu erstellen
-
Termine koordinieren, Post bearbeiten, Geschäftsreisen arrangieren
-
Handels- bzw. Geschäftskorrespondenz erledigen, auch in Englisch
-
Routinebriefe, Vermerke und Protokolle abfassen
-
Ablagen, Dateien und Statistiken organisieren und führen
-
Formvorschriften und Gestaltungspraktiken beachten
-
Aufgaben als Sachbearbeiter/in erledigen
-
Daten und Unterlagen für mittleres Management sammeln, aufbereiten und erstellen
-
beim Bearbeiten von Import- und Exportaufträgen mitwirken
-
Personalakten führen und verwalten, Arbeits- und Fehlzeiten erfassen oder Gehaltsabrechnungen durchführen
-
Kunden beraten, Beschwerden und Reklamationen entgegennehmen
-
Zollverfahren vorbereiten und abwickeln
-
Rechnungen bearbeiten
-
an der Buchführung mitwirken
-
Strategien zur Steigerung des Umweltschutzes im Bürokontext umsetzen
Verdienst/Einkommen
Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): € 3.219 bis € 3.537
Quelle:
Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales
Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.
Verdienst/Einkommen
Das Einkommen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen hängt von der Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung und Verantwortlichkeit ab, aber auch von den jeweiligen Anforderungen des Berufs, von Branche, Region und Betrieb. Die Höhe richtet sich in tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Nicht tarifgebundene Betriebe können ihre Mitarbeiter/innen in Anlehnung an entsprechende Tarifverträge entlohnen.
Weitere Informationen über Einkommensmöglichkeiten:
Tätigkeitsbezeichnungen
Berufsbezeichnung in englischer Sprache
Berufsbezeichnung in französischer Sprache
Arbeitsorte
Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und Wirtschaftsassistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat arbeiten in erster Linie in Büros.
Arbeitssituation
Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat erledigen bürowirtschafliche Aufgaben mithilfe des Computers und branchenspezifischer Software. Sie sind in erster Linie in Büroräumen am Bildschirm tätig.
In ihrem Arbeitsalltag benötigen Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen Sorgfalt, Organisationstalent und Flexibilität, denn sie planen nicht nur Geschäftsreisen, sondern führen auch die Personalakten, koordinieren Termine und bearbeiten Rechnungen. Im direkten Kontakt mit Kunden oder Geschäftspartnern sind ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen sowie eine ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung erforderlich.
Arbeitsbedingungen im Einzelnen
-
Bildschirmarbeit (z.B. Geschäftskorrespondenz führen, Kundenaufträge bearbeiten)
-
Arbeit in Büroräumen
-
häufig wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen (z.B. Termine koordinieren, Protokolle abfassen, Personalakten führen, Rechnungen bearbeiten)
-
Kundenkontakt (z.B. Kunden Auskunft geben und beraten, Reklamationen bearbeiten)
Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel
Unterlagen, z.B.: Terminkalender, Korrespondenz, Organisationspläne, Statistiken, Kalkulationen, Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Personalakten, Urlaubslisten, Wörterbücher
Software, z.B.: Content-Management-Systeme, Projektplanungssysteme
Büroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon
Arbeitsbereiche/Branchen
Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und Wirtschaftsassistentinnen im Bereich Büro/Sekretariat finden Beschäftigung in den Verwaltungsabteilungen von Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche oder im öffentlichen Dienst.
Branchen im Einzelnen
-
Bau, Architektur
-
Elektrotechnik, Elektronik
-
Fahrzeugbau, -instandhaltung
-
Finanzdienstleistungen, Immobilien
-
Gesundheit, Soziales
-
Handel
-
Holz, Möbel
-
IT, DV, Computer
-
Kunst, Kultur, Sport, Freizeit
-
Management, Beratung, Recht, Steuern
-
Medien, Informationsdienste
-
Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik
-
Transport, Verkehr
-
Öffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, Verteidigung
-
Verbände, Organisationen, Interessenvertretungen