Aufgaben und Tätigkeiten kompakt
Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen im Bereich Fremdsprachen pflegen die Beziehungen zu ausländischen Geschäftspartnern oder Institutionen. Sie sind in den Bereichen Marketing, Absatz und Vertrieb tätig. Dabei übernehmen sie Aufgaben der Sachbearbeitung und des Sekretariats und unterstützen das mittlere Management. Im Rahmen von Import- und Exportgeschäften erledigen sie die fremdsprachige Handelskorrespondenz, übersetzen Formulare und Unterlagen und nehmen Dolmetscheraufgaben wahr. Zudem verfassen sie Routinebriefe und erstellen Geschäftsbriefe nach Diktat. Sie sammeln relevante Daten für das mittlere Management und bereiten diese auf.
Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)
Worum geht es?
Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen im Bereich Fremdsprachen sind vor allem in der Sachbearbeitung und im Sekretariat tätig. Sie bearbeiten die fremdsprachige Korrespondenz, übersetzen Unterlagen und erfüllen Dolmetscheraufgaben.
Fremdsprachige Korrespondenz und Kommunikation
Die Fremdsprachenkenntnisse der Assistenten und Assistentinnen sind vor allem in import- und exportorientierten Handels- oder Produktionsunternehmen gefragt. Zu ihren Hauptaufgaben gehört die fremdsprachige Handels- bzw. Geschäftskorrespondenz. Sie fassen Geschäftsbriefe nach Diktat oder Stichworten ab oder setzen Routinebriefe auf. Hierbei sind Kenntnisse der formalen Vorschriften und Gestaltungspraktiken, die in den Ländern der Zielsprache gelten, erforderlich. Die Assistenten und Assistentinnen beherrschen mindestens zwei Fremdsprachen, dabei auch die kaufmännische sowie branchenspezifische Fachsprache. Gegebenenfalls sind sie am Aufbau und der Pflege von Datenbanken, die fremdsprachige Terminologien umfassen, beteiligt. Zudem übernehmen sie beispielsweise im Rahmen von Verhandlungen Dolmetscheraufgaben. Im Kundendienst nehmen sie Beschwerden und Mängelrügen entgegen und erteilen Auskünfte.
Sachbearbeitung und Sekretariat
Auch in der Sachbearbeitung setzen sie ihre Fremdsprachenkenntnisse ein. Sie wirken bei der Bearbeitung von Import- und Exportaufträgen mit, bearbeiten und fertigen fremdsprachige Formulare und Mahnbescheide an. Zudem erstellen sie Dokumente, z.B. Frachtbriefe, Rechnungen oder Lieferscheine, und erledigen Zollformalitäten. Sie bereiten Entscheidungen des mittleren Managements durch die Zusammenstellung von Daten und Unterlagen vor. Weiterhin verbuchen sie Aufträge und überwachen Liefertermine.
Im Sekretariat bearbeiten die Assistenten und Assistentinnen unter anderem die aus- und eingehende Post, fassen Notizen, Vermerke und Protokolle ab, treffen Verabredungen, koordinieren Termine und arrangieren Geschäftsreisen.
Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen
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die Korrespondenz erledigen
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Routinebriefe selbstständig abfassen
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Geschäftsbriefe nach Diktat oder Stichworten erstellen bzw. gegebenenfalls übersetzen
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Formvorschriften und Gestaltungspraktiken, die im Land der Zielsprache gelten, beachten
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in der Sachbearbeitung tätig sein
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Daten und Unterlagen für mittleres Management sammeln und erstellen
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beim Bearbeiten von Import- und Exportaufträgen mitwirken
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mittels Telefongesprächen Kundenkontakte pflegen, ggf. auch Verhandlungen führen oder bei Geschäftsgesprächen einfache Dolmetscheraufgaben übernehmen
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Zollverfahren vorbereiten und abwickeln
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Rechnungen in fremder Sprache ausstellen
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sonstige kaufmännische Tätigkeiten in Bezug auf Import oder Export durchführen
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Kundendiensttätigkeiten, beispielsweise Auskünfte erteilen, beraten, Beschwerden und Mängelrügen entgegennehmen
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Mahnbescheide in fremder Sprache erstellen
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bei Veranstaltungen mitwirken, beispielsweise Firmenpräsentationen auf Messeständen
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Sekretariatsaufgaben wahrnehmen
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Termine koordinieren, Geschäftsreisen arrangieren
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Post bearbeiten
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Ablagen, Dateien/Karteien und Statistiken organisieren und führen
Verdienst/Einkommen
Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): € 3.325 bis € 3.654
Quelle:
Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales
Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.
Verdienst/Einkommen
Das Einkommen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen hängt von der Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung und Verantwortlichkeit ab, aber auch von den jeweiligen Anforderungen des Berufs, von Branche, Region und Betrieb. Die Höhe richtet sich in tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Nicht tarifgebundene Betriebe können ihre Mitarbeiter/innen in Anlehnung an entsprechende Tarifverträge entlohnen.
Weitere Informationen über Einkommensmöglichkeiten:
Tätigkeitsbezeichnungen
Auch übliche Berufsbezeichnung/Synonym
Berufsbezeichnung in englischer Sprache
Berufsbezeichnung in französischer Sprache
Arbeitsorte
Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und Wirtschaftsassistentinnen im Bereich Fremdsprachen arbeiten in erster Linie
Darüber hinaus arbeiten sie ggf. auch
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in Besprechungsräumen
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auf Messen
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im Homeoffice bzw. mobil
Arbeitssituation
Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen im Bereich Fremdsprachen bearbeiten vor allem fremdsprachige Unterlagen mithilfe des Computers und branchenspezifischer Software. Sie sind in erster Linie in Büroräumen am Bildschirm tätig.
In ihrem Arbeitsalltag benötigen Wirtschaftsassistenten und -assistentinnen Flexibilität, Kommunikationsfähigkeit und interkulturelle Kompetenz, wenn sie Kunden beraten und dabei angemessen auf den Sprach- und Kulturkreis der Geschäftspartner eingehen müssen. Bei der Korrespondenz sowie im direkten Kontakt mit Kunden oder Geschäftspartnern sind Sorgfalt sowie ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen erforderlich. Kaufmännisches Denken ist wichtig, um Import- und Exportaufträge gewinnorientiert zu bearbeiten.
Arbeitsbedingungen im Einzelnen
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Bildschirmarbeit (z.B. fremdsprachige Korrespondenz erledigen)
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Arbeit in Büroräumen
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häufig wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen (sich rasch auf die Inhalte der Korrespondenz mit unterschiedlichen Geschäftspartnern einstellen)
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Kundenkontakt (z.B. ausländische Gäste auf Messen betreuen)
Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel
Unterlagen, z.B.: (fremdsprachige) Korrespondenz, Protokolle, Berichte, Terminkalender, Lieferscheine, Frachtbriefe, Rechnungen, Präsentationsunterlagen, Wörterbücher, Umrechnungstabellen für fremde Währungen, Gewichte und Maße, Import- und Exportbestimmungen
Büroausstattung und Software, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon, Kopfhörer, Diktiergeräte, Content-Management-Systeme, Videokonferenztools
Arbeitsbereiche/Branchen
Kaufmännische Assistenten und Assistentinnen bzw. Wirtschaftsassistenten und Wirtschaftsassistentinnen im Bereich Fremdsprachen finden Beschäftigung in export- oder importorientierten Handels-, Produktions- oder Dienstleistungsunternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche oder bei internationalen Organisationen und Interessensvertretungen.
Branchen im Einzelnen
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Bau, Architektur
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Elektrotechnik, Elektronik
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Fahrzeugbau, -instandhaltung
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Finanzdienstleistungen, Immobilien
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Gesundheit, Soziales
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Handel
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Holz, Möbel
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Hotel, Gaststätten, Tourismus
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IT, DV, Computer
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Kunst, Kultur, Sport, Freizeit
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Management, Beratung, Recht, Steuern
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Medien, Informationsdienste
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Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik
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Transport, Verkehr
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Verbände, Organisationen, Interessenvertretungen
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Öffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, Verteidigung