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Eine Abmahnung kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Sie ist die Vorstufe zu einer Kündigung. Wenn ein Arbeitgeber ein konkretes Fehlverhalten des Arbeitnehmers im Wiederholungsfall zum Anlass einer Kündigung nehmen will, spricht er eine Abmahnung aus. Sie soll dem Arbeitnehmer eine letzte Gelegenheit geben, sein Verhalten zu ändern. Im Wiederholungsfall zur Kündigung führen kann zum Beispiel unentschuldigtes Fehlen, Unpünktlichkeit, Alkoholmissbrauch, Missachtung der Weisungen von Vorgesetzten oder Qualitätsmängel bei der Arbeit.
Abmahnungen müssen keine bestimmte Form haben. Wichtig ist allein der Inhalt der Abmahnung. Das Fehlverhalten muss nur detailliert und konkret geschildert sein. Der Arbeitnehmer muss erkennen können, was genau ihm vorgeworfen wird. Unwirksam ist daher eine Abmahnung wegen nicht näher beschriebenen „ungebührlichen Verhaltens“. Auch die allgemeine Androhung von Konsequenzen ist nicht ausreichend. Es muss deutlich werden, dass das Arbeitsverhältnis gefährdet ist oder eine Kündigung droht. Bevor der Arbeitgeber (oder ein von ihm Bevollmächtigter) die Abmahnung ausspricht, muss er den Betriebsrat nicht anhören. Ehe aber eine Kündigung ausgesprochen wird, muss der Arbeitgeber muss den Betriebsrat über die vorangegangene Abmahnung informieren.

Bevor der Arbeitgeber die Abmahnung endgültig der Personalakte beifügt, muss er den Beschäftigten informieren. Bei dieser Anhörung kann der Arbeitnehmer seine Sicht der Dinge darstellen. Diese Erklärung sollte – wenn es nicht gelingt, die Abmahnung abzuwenden – schriftlich festgehalten und als Gegendarstellung zur Personalakte gereicht werden. So kann bei einem möglichen späteren Kündigungsprozess ein Richter feststellen, ob die Abmahnung gerechtfertigt war.

In bestimmten Fällen kann der Arbeitnehmer verlangen, dass die Abmahnung wieder aus der Personalakte genommen wird, etwa:

• wenn er für eine Handlung abgemahnt wurde, die er gar nicht begangen hat,
• wenn der Gleichbehandlungsgrundsatz missachtet wurde (ein Arbeitnehmer wird abgemahnt, ein anderer aber nicht),
• wenn die Abmahnung sich auf mehrere Pflichtverletzungen bezieht, die aber nicht alle begangen wurden,
• wenn die Formulierungen ehrverletzend sind.